![Анализ бизнес-процессов: этапы и инструменты](/sites/default/files/styles/crop_full/public/article/2023/%D0%A1%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D0%BA%20%D1%8D%D0%BA%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B0%202023-04-28%20%D0%B2%2015.45.59.png?itok=JQO8PzQ8) Регулярно оценивать свои процессы и думать о том, как их улучшить - жизненно важные задачи для каждой компании. Появляются новые технологии, которые делают бизнес-процесс "как есть" недостаточно производительным , или же процесс начинает расходовать слишком много ресурсов. Детально взглянуть на процесс и увидеть пути для оптимизации поможет анализ бизнес-процессов. Анализ бизнес-процессов предоставляет информацию, необходимую для повышения гибкости, эффективности и прозрачности бизнеса. ***В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, этапы и почему нужно анализировать процессы в специальном программном обеспечении со встроенными инструментами анализа SILA Union.*** ### Что такое анализ бизнес-процессов? Анализ бизнес-процессов – это набор методов и процедур для получения информации о текущем состоянии процесса, выявления его сильных и слабых сторон, неэффективности и узких мест. Анализ процессов помогает определить, как работает бизнес-процесс, достигает ли конечной цели, что нужно улучшить и каким образом внести необходимые изменения. В конечном итоге основная цель анализа процессов - повысить эффективность и результативность процесса. Анализ процесса включает в себя: - Оценку времени, стоимости, качества и возможностей процесса; - Проектирование статических или динамических визуальных моделей процесса; - Сбор данных от начала до конца процесса; - Анализ цепочки создания стоимости, сквозные модели процессов и функциональную декомпозицию. Чтобы разобраться в анализе бизнес-процессов, давайте еще раз уточним, что именно представляют собой бизнес-процессы. **Что такое бизнес-процесс?** Бизнес-процесс можно описать как порядок действий, связанных с предоставлением услуги или продукта клиенту. То есть процессы - это последовательность действий или задач, выполнение которых приводит к достижению бизнес-целей. Обычно выделяют 3 типа бизнес-процессов: - Основные процессы - процессы закупки материалов и производства продукции, продвижения и продажи товаров, доставка и пр.; - Поддерживающие процессы - процессы учета, юридического сопровождения, ИТ-обслуживания и пр.; - Процессы управления - процессы, связанные со стратегическим планированием, мониторингом, анализом и контролем, разработкой целей и пр. Четко определенные процессы дают наилучшие результаты. Для того чтобы повысить ценность бизнес-процессов, важно понимать, как они устроены. Оптимизация и совершенствование процессов с дальнейшей автоматизацией будут возможны только после качественного моделирования и анализа бизнес-процессов. ### Зачем анализировать бизнес-процессы Анализируя текущие процессы "как есть", вы можете решить какие-либо из этих проблем и принять правильные решения: - Регулярные задержки или увеличение числа жалоб со стороны клиентов - требуется оптимизация и автоматизация процесса; - Не определены заинтересованные стороны процесса ( вы не знаете, кто именно несет ответственность за процесс) - поможет описание процесса с закреплением ролей; - Неправильное распределение задач между сотрудниками: какие-то сотрудники перегружены, в то время как другие бездействуют - требуется расчет необходимого количества персонала; - Снижение производительности - требуется автоматизация, замена или оптимизация процесса; - Слабое лидерство: в компании низкая мотивация - отслеживать эффективность процессов. Как мы уже обозначили выше, анализ бизнес-процессов компании даст лучшее представление о том, как выполняются процессы и как они в конечном итоге могут быть улучшены. Основные возможности анализа бизнес-процессов: - Исследование вашего бизнеса на детальном уровне; - Достоверный и эффективный анализ данных о процессах; - Обнаружение узких мест, которые замедляют определенные процессы; - Определение помех и неэффективности со стороны пользователей; - Обучение новых сотрудников управлению процессами; - Расчет реальной стоимости процесса; - Расчет уровня загрузки персонала; - Выявление рисков и вероятности их реализации. ### Этапы анализа бизнес-процессов Анализ бизнес-процессов осуществляется на основе моделей процессов – графического отображения процессов с целью лучшего представления того, как они работают и как они организованы. С помощью модели рабочего процесса вы сможете проанализировать возможности и препятствия для его наилучшего выполнения. Анализ бизнес-процессов включает в себя подготовительные и последующие действия: **Шаг 1 – Определение процесса** Выберите процесс, который вы будете анализировать. Как правило, это критически важные процессы, которые оказывают непосредственное влияние на конечный продукт, взаимоотношение с клиентами, доходы, расходы и на бизнес в целом. Вы также можете анализировать процессы, в эффективности которых не уверены. Доступно множество методов отображения процессов,в любом случае процесс должен содержать информацию о входных данных, действий по выполнению процесса, выходных данных. **Шаг 2 – Сбор информации о процессе** Для анализа выберите процесс в состоянии “как есть” и определите владельцев, ответственных за процесс, влияние на конечный результат и связь с целями компании. Четко укажите границы процесса. Главная цель на этом этапе - изучить все источники информации о процессе, будь то обзор документации, собеседование с вовлеченными людьми или автоматический сбор данных Process Mining. **Шаг 3 – Анализ процесса и возможностей для улучшения** Обладая достаточной информацией о процессе, вы должны определить существующие проблемы, потенциальные причины проблем и риски. На основе всех полученных данных вы также должны иметь быть четкое представление о том, что можно улучшить. Для правильного анализа бизнес-процессов необходимо зафиксировать не менее нескольких десятков возможностей для улучшения. Итак, анализируя процессы, необходимо ответить на вопросы: - Какие наиболее важные элементы процесса? На что они влияют? Достаточно ли улучшить только эти элементы? - Существуют ли какие-либо систематические задержки или проблемы в процессе? Есть ли причина, по которой это происходит? Как можно исправить эти проблемы? Насколько сильно они влияют на производство конечного продукта? - Требует ли конкретный элемент процесса слишком много ресурсов? Есть ли способ это изменить? Анализ также включает в себя оценку стоимости бизнес-процесса, времени выполнения задач и отходов, образующихся при выполнении технологических процессов. **Шаг 4 – Принятие эффективных мер** На основе модели процесса “как есть” проектируется модель процесса “как должно быть” с учетом всех выявленных проблем, рисков и предложений для улучшения. В бизнес-процесс необходимо внести все запланированные изменения, которые в конечном итоге должны привести к повышению эффективности процесса. **Шаг 5 – Запуск и контроль процесса** Нет смысла запускать анализ процесса, если вы не планируете внедрять измененный процесс. Для улучшения процесса также крайне важен контроль процесса - получение обратной связи от участников процесса, подготовка корректирующих действий, расчет показателей эффективности. **Шаг 6 – Мониторинг процесса** После того, как выполнен анализ бизнес-процесса, запущен оптимизированный процесс, следует регулярно осуществлять мониторинг состояния процесса. Необходимо систематически отслеживать показатели производительности процесса, чтобы вовремя вносить необходимые корректировки. ### Инструменты анализа бизнес-процессов Компании, которые документируют, анализируют и оптимизируют процессы, повышают производительность, улучшают качество продукции или услуг, для того чтобы быть более эффективными и конкурентоспособными, используют специальные системы управления бизнес-процессами с поддержкой инструментов анализа бизнес-процессов. Первым шагом в улучшении бизнес-процессов является их оцифровка и визуализация с помощью моделирования бизнес-процессов. Но после того, как процесс будет запущен, вы должны иметь возможность изучить его и определить, нуждается ли он в оптимизации. Данные задачи не решить без использования специального ПО. Системы управления бизнес-процессами позволяют аналитикам понимать свои процессы, рабочие потоки, события и данные, используя проверенные методы моделирования. В результате пользователи системы получают более глубокое представление о том, как протекает их рабочий процесс и могут управлять им. **Важность программного обеспечения для анализа бизнес-процессов** Итак, целью анализа бизнес-процессов является повышение эффективности процессов и производительности компании в целом. Для того чтобы оптимизация была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующих изменений, и подобрать правильное решение – рассчитать эффективность каждого варианта с помощью инструментов анализа данных. Далее – комплексно спроектировать внедрение изменений, в том числе, автоматизацию. Только решения BPM со встроенными инструментами анализа бизнес-процессов имеют следующие возможности: - Полная информация о процессе в одном месте - Инструменты анализа и аналитики - Автоматизация - Возможность интеграций - Совместная работа **Полная информация о процессе в одном месте** Использование специального программного обеспечения позволит систематизировать и формализовать информацию о процессах в едином месте, упрощая работу всех участников процесса и исключая ненужные операции. Например, система управления бизнес-процессами SILA Union предоставляет широкие возможности и инструменты по обработке и анализу данных, которые были спроектированы в системе. Используя встроенные инструменты анализа, вы сможете ответить на типичные вопросы: - Кто из сотрудников участвует и кто несет ответственность за процесс? - Какие данные нужны сотруднику для выполнения функции? - Какие информационные системы применяются для решения задачи? SILA Union поддерживает отчеты по: - Ответственным за бизнес-процессы; - Количеству АРМ и их владельцах, а также информационным системам, используемым в деятельности; - Данным и документам, требующиеся в ходе исполнения бизнес-процессов; - Регламентам бизнес-процессов и должностным инструкциям сотрудников - и многим другим. **Инструменты анализа и аналитики** В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения анализа и оценки бизнес-процессов: функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование процессов, SWOT-анализ, семантическая проверка, анализ дублирования и т.д. SILA Union позволяет проводить анализ бизнес-процессов для следующих целей: - Расчет стоимости процесса; - Анализ временных простоев при исполнении бизнес-процесса; - Анализ оптимального графика смен для персонала; - Выбор более гибкой и эффективной орг. структуры; - Поиск узких мест в бизнес-процессе; - Анализ распределения ресурсов/кадров по процессу; - Анализ затрат на технологические ресурсы; - Поиск путей оптимизации бизнес-процессов. **Автоматизация** Ручные процедуры с участием нескольких сотрудников могут усложнить процессы и привести к возникновению ошибок. Сложно проконтролировать и оценить эффективность процессов, выполняемых вручную. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами исключает ручные операции, систематизирует и автоматизирует рабочие процессы, что предотвращает человеческие ошибки и позволяет измерить и проанализировать результаты деятельности. Когда компания тратит меньше времени на решение технических проблем и выполнение рутинных задач, она может сосредоточить свои силы на внедрении инноваций и развитие, повышение ценности продукта и совершенствование бизнес-процессов. Также высвобождаются ресурсы для разработки и внедрения новых продуктов и повышения удовлетворенности клиентов. SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах: от моделирования до анализа и оценки процессов с последующей автоматизацией. Также в системе доступны отчеты по автоматизированным и «ручным» участкам деятельности. **Возможность интеграций** Функциональные системы управления бизнес-процессами имеют широкие возможности для интеграций. Например, SILA Union легко интегрируется с любой системой с помощью открытой API. Благодаря инструментам интеграции вы можете загружать информацию из любых внешних источников во всех популярных форматах, а также предоставлять данные для других систем. **Совместная работа** Когда команды работают обособленно, есть вероятность дублирования функций и повторения ошибок в важных процессах. Бизнесу необходимо решение, которое объединяет межфункциональные усилия, улучшает командную работу и сокращает количество человеческих ошибок. С помощью инструмента управления процессами сотрудники могут легко проектировать и визуально представлять ход процессов, чтобы все участники процесса могли видеть и отслеживать изменения. Заинтересованные стороны могут получить доступ к необходимым функциям, создавать модели и совместно участвовать в анализе и оптимизации процессов. В SILA Union все этапы - проектирование, анализ и оптимизация с последующей автоматизацией осуществляются в единой информационной среде с доступом к этим данным всех сотрудников организации. Совместная работа обеспечивает коллаборацию пользователей и объединяет суммарный опыт и знания сотрудников. ### Заключение Анализируя бизнес-процессы, вы можете обеспечить необходимую оптимизацию процессов - обнаружить узкие места и проблемы, устранить недостатки, повысить прозрачность и выявить возможности экономии бюджета. Анализ и оптимизация бизнес-процессов - это постоянная задача, которая актуализируется по мере развития вашего бизнеса. Вы должны быть уверены, что процессы соответствуют бизнес-целям, правильно отражают потребности компании и помогают достигать поставленных задач. С SILA Union - системой для моделирования и анализа бизнес-процессов, вы получите подробное представление о том, как в текущий момент работает ваша организация, и обеспечите непрерывный цикл оптимизации деятельности бизнеса. Напишите нам на sales@silaunion.ru и узнайте все возможности анализа бизнес-процессов на SILA Union - наши специалисты вас проконсультируют.