Анализ и оптимизация организации

01.12.2021

Программное обеспечение SILA Union поддерживает управление бизнес-процессами на всех шагах, после проектирования в системе цифрового двойника организации, компании переходят к оптимизации, разработке и реализации мероприятий по его совершенствованию.

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения анализа и оценки бизнес-процессов: функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование процессов, SWOT-анализ, семантическая проверка, анализ дублирования и т.д. SILA Union позволяет проводить анализ бизнес-процессов для следующих целей:

олра

  • Расчет стоимости процесса
  • Поиск слабых мест в БП
  • Анализ временных простоев исполнения БП
  • Анализ распределения ресурсов/кадров по процессу
  • Анализ оптимального графика смен для персонала
  • Анализ затрат на технологические ресурсы
  • Выбор более гибкой и эффективной орг. структуры
  • Поиск путей оптимизации бизнес-процессов

Для успешной оптимизации и цифровой трансформации процессов, компания должна быть на достаточном уровне зрелости процессного управления. Необходимые шаги, которые Компания должна пройти, для запуска оптимизации процессов:

1. Заручиться поддержкой высшего руководства. Нововведения зачастую вызывают отторжение у сотрудников, и чтобы оптимизация действительно принесла результат, необходима поддержка и влияние руководства.

2. Определить процессы для оптимизации. Критерии выбора процессов зависят от глобальных целей организации, от ресурсоемкости процессов, от уровня их текущей цифровизации, от влияния процессов на основную деятельность, от степени поддержки владельцами процессов и др. SILA Union существенно облегчает процесс выбора, структурирует работу команды, так как содержит карту процессов верхнего уровня и общую информацию о каждом процессе: владельцы, связь процесса с целями компании, влияние на конечный продукт, эксперты.

3. Выделить команду, отвечающую за оптимизацию. Выделить команду, отвечающую за оптимизацию. Проектами оптимизации процессов может заниматься постоянная (например, отдел «процессный офис») или временная команда (состоящая из владельца процесса, экспертов и бизнес-аналитиков). Если процессное управление внедрено в компании на постоянной основе и оптимизацией процессов занимаются регулярно (что, безусловно, верное решение), то наиболее оптимальным решением является выделение постоянного отдела управления бизнес-процессами и цифрой трансформации, а проекты оптимизации осуществлять отделом совместно с владельцами и экспертами процесса.

4. Определить цели оптимизации. Для того, чтобы оптимизация привела к нужным результатам, необходимо понимание целей оптимизации и измеримых показателей эффективности. Примеры целей: «Сокращение времени согласования», «Сокращение простоев и связанных издержек», «Минимизации рисков и ошибок», «Сокращение трудозатрат за счет автоматизации процесса». Наравне с другими атрибутами процесса, SILA Union позволяет привязать цели, показатели и задачи к проекту, предоставляя всем участникам команды единую постановку задач по оптимизации.

5. Описать процесс на верхнем уровне. Моделирование бизнес-процесса на верхнем уровне позволяет структурировать из каких подпроцессов состоит процесс, описать их взаимосвязь и окружение процесса. SILA Union поддерживает все популярные нотации для моделирования процессов верхнего уровня – VAD, FAD, PSD, IDEF, SIPOC и др.

6. Разработать паспорт процесса. В паспорте фиксируются границы, риски, цель оптимизации, целевой показатель, проблемы, команды. SILA Union позволяет полностью автоматизировать генерацию паспорта процесса, существенно сокращая издержки на актуализацию документов.

7. Описать процесс на детальном уровне. Детальный уровень проектирования процессов позволяет отобразить процесс максимально подробно, в графическом виде описывается каждый шаг – автоматизированные операции и ручные действия. Для разработки детальных моделей проводится интервью с экспертами процессов, в системе SILA Union формируется представление «Как есть» (процесс на текущий момент, до внедрения изменений). SILA Union поддерживает все популярные нотации для проектирования процессов детального уровня– EPC, BPMN 2.0, Archimate, UML и др. PC, BPMN 2.0, Archimate, UML и др.

8. Сбор проблематики. В процессе моделирования процессов «Как есть» и сбора информации от экспертов и участников процесса, определяются также существующие проблемы процесса, риски, потенциальные причины проблем и возможности для улучшения процесса. Данная информация также структурно заносится в SILA Union для последующего анализа и обсуждения рабочими группами устранения проблем.

9. Анализ процесса. После определения проблематики, рабочая группа предлагает решения минимизации рисков, устранения проблем и повышения эффективности процесса. Для оценки потенциальных результатов от планируемых изменений, в SILA Union проводится расчет показателей процесса до и после изменений. На основе данных проведенного анализа, принимается решение по составу внедряемых изменений процесса.

10. Проектирование и планирование трансформации процесса. На основе моделей процессов «Как есть» в SILA Union проектируются модели «Как должно быть» с запланированными изменениями. Формируется план внедрения и определяются проекты, необходимые для внедрения изменений в бизнес-процесс. Если принято решение по цифровой трансформации процесса, то в SILA Union осуществляется также проектирование необходимых ИТ-решений и вносятся изменения в ИТ-архитектуру.

11. Запуск и контроль проектов оптимизации. Согласно выработанным архитектурным решениям, функциональным требованиям и планом внедрения из SILA Union, проект реализуется проектной командой. На всех этапах проекта, данные в системе SILA Union являются основным  путеводителем оптимизации и цифровой трансформации процессов.

12. Фиксирование изменений и актуализация процессной документации. После изменения бизнес-процессов, корректируются модели и данные в системе SILA Union. При изменении процессов также необходимо скорректировать большой объем документации (положения, регламенты, инструкции и пр.). SILA Union позволяет полностью автоматизировать генерацию всей нормативной документации по процессам и обновлять полный пакет документов в несколько кликов мыши.