![Инструкция: как построить бизнес-процессы?](/sites/default/files/styles/crop_full/public/article/2022/%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%9C%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%B6%D0%BD%D0%B0%D1%8F%20%D0%BE%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%8C%201.jpg?itok=tmyu90p6) *Эта инструкция поможет вам разобраться с бизнес-процессами и ускорит работу по их идентификации и моделированию. Вы поймете ценность бизнес-процессов для бизнеса, как их построить, на какие вопросы ответить в ходе проектирования и почему нужно выбирать специализированное ПО для описания и оптимизации процессов. Мы покажем на практике основные преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов.* ### **Что такое бизнес-процесс?** Бизнес-процесс - это ряд задач или набор действий, выполняемых определенным образом группой заинтересованных сторон для достижения организационных целей. Эффективное выполнение бизнес-процессов напрямую способствует успеху и росту бизнеса в целом. Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику. Это фундаментальный строительный элемент для таких связанных областей, как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. д. ### **Важность бизнес-процессов** Потребность выделения и описания бизнес-процессов вполне очевидна - процессы обеспечивают безопасность любого бизнеса и помогают улучшать деятельность за счет оптимального использования ресурсов. Ключевые причины иметь четко определенные бизнес-процессы: - Определить наиболее важные задачи для бизнеса - Повысить эффективность процессов - Оптимизировать взаимодействие между сотрудниками/ролями/отделами - Обеспечить подотчетность и оптимальное использование ресурсов - Обеспечить порядок и предотвратить хаос в рутинных операциях - Стандартизировать процедуры для выполнения задач, которые действительно важны для вашего бизнеса ### **8 шагов построения бизнес-процессов** **Шаг 1: Определите свои цели** Определите, чего вы хотите достичь с помощью своего процесса. Это поможет вам взглянуть на различные решения и выявить важные недостатки для устранения (и, таким образом, стать требованиями). Ключевые вопросы здесь: - Какие проблемы мы решим? - Какие возможности мы будем использовать? - Каковы наши цели? - Являются ли выявленные цели реалистичными и достижимыми? - Как мы будем измерять успех? **Шаг 2: Планируйте** Установив свои цели, создайте план с подробным описанием того, как вы их достигнете. Вопросы, которые вы должны задать себе на этом этапе: - Каковы необходимые шаги? - Сколько времени это займет? - Достаточно ли бюджета для проекта? - Какие виды деятельности нужно постоянно контролировать, а какие периодически? - Может ли план измениться во время проекта из-за новых идей или рисков, которые не были включены в первоначальный план, но уже не могут быть исключены? - Могут ли ресурсы стать недоступными? **Шаг 3: Опишите задачи на основе целей компании** На этом этапе вы должны создать конкретные задачи, которые помогут вам достичь конечных целей вашего процесса. Вы можете сделать это, ответив на эти вопросы: - Какие мероприятия необходимы для достижения каждой цели? - Какие ресурсы (например, люди, оборудование) необходимы для каждого вида деятельности? - Нужно ли нам связывать какие-либо задачи друг с другом? - Связаны ли какие-либо действия друг с другом? **Шаг 4. Назначьте задачи отделам или отдельным лицам** Теперь, когда у вас есть хороший обзор всех задач, связанных с вашим проектом, пришло время назначить их конкретным отделам или отдельным лицам. Вы должны спросить себя: - Кто будет отвечать за каждую задачу? - Есть ли зависимости между задачами? - Сколько работы содержится в каждой задаче? - Все ли сотрудники в курсе поставленных перед ними задачами? - Есть ли какие-либо риски, связанные с задачами? **Шаг 5: Протестируйте процесс** Этот этап ценен для выявления и устранения узких мест, источников задержки или ненадежности. Моделирование бизнес-процессов может быть полезным для демонстрации того, где может накапливаться рабочая нагрузка, и выявления потенциальных точек сбоя. Вы должны спросить себя: - Работает ли наш процесс? - Есть ли у нас все необходимые ресурсы, чтобы начать? - Есть ли у нас план, если что-то пойдет не так во время тестирования? - Сколько тестов мы должны провести и какие входные данные мы будем использовать для каждого теста? - Соответствуют ли результаты наших тестов нашим ожиданиям (например, с точки зрения сроков, используемых ресурсов)? - Как мы можем улучшить результаты? **Шаг 6: Запускайте процесс** Начните запуск процесса в рабочем режиме. Взаимодействуйте, объясняйте, обучайте все заинтересованные стороны. Вы должны спросить себя: - Изменились ли наши цели? - Есть ли какие-либо улучшения, необходимые для этого процесса сейчас, когда он был введен в действие? - Что может пойти не так? - Каковы риски и как мы можем их смягчить? - Как мы узнаем, что процесс успешен? **Шаг 7: Отслеживайте результаты** Проверьте, соответствуют ли ваши бизнес-процессы заявленным требованиям, выявите закономерности в его реализации. Задокументируйте историю процесса. Вы должны спросить себя: - Какой процент наших целей мы достигли? - Какие области нам нужно улучшить? - Какие этапы процесса вызывают проблемы? - Возникли ли какие-либо непредвиденные проблемы? - Как мы можем еще больше улучшить наш процесс? **Шаг 8: Обновите и повторите** Если процесс способен достичь поставленные перед ним цели, воспроизведите его для будущих процессов. Вы должны спросить себя: - Как изменилась наша бизнес-среда? - Как изменения в бизнес-среде влияют на наш бизнес? - Чем отличается последний раз, когда мы отслеживали этот процесс? - Как наши новые цели могут быть достигнуты с помощью измененного бизнес-процесса? - Можем ли мы улучшить наш существующий процесс для достижения новых целей? - Нужно ли добавлять новые шаги или действия, которых не существовало при составлении первоначального плана? - Материализовались ли какие-либо новые риски? Как они были смягчены? - Каков общий показатель успеха пересмотренного процесса? - Как мы можем убедиться, что показатель успеха остается высоким? ### **4 атрибута идеального бизнес-процесса** 1\. Конечный. Хороший бизнес-процесс имеет четко определенную отправную и конечную точку. Он также имеет конечное количество шагов. 2\. Повторяемый. Хороший бизнес-процесс может быть запущен неограниченное количество раз. 3\. Создает ценность. В конечном итоге он направлен на создание ценности. Если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, он не должен существовать. 4\. Гибкость. Процесс должен быть гибким и подстраиваться под определенные меняющиеся условия. ### **Преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов** Решения для управления бизнес-процессами (BPM) - это программные инструменты, специально разработанные для выполнения основных операций по управлению бизнес-процессами: моделирование, реализация, оценка и улучшение бизнес-процессов для обеспечения оптимальной эффективности и производительности. Система для моделирования бизнес-процессов SILA Union позволяет описывать бизнес-процессы от верхнего до детального уровня, используя любые популярные нотации в графическом или текстовом виде. Процессы моделируются в формате «КАК ЕСТЬ», а после их анализа встроенными инструментами выполняется оптимизация процессов, создаются модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». Эффективность процессов при описании в профессиональной среде моделирования увеличивается на 56%. Внедрение системы SILA Union обеспечит компании множество бизнес-преимуществ, таких как: 1. Безграничные возможности по построению бизнес-процессов: десятки готовых нотаций, а также возможность создавать свои типы моделей, объектов, связей, атрибутов - полное управление методологией в вашей компании. 2. Надежность и безопасность - гибкое управление доступом к данным делает хранение информации безопасным. 3. Совместный доступ к данным. Все бизнес-процессы описываются на единой для организации платформе с доступом к этим данным для всех сотрудников организации. Все данные становятся связанными, и изменение одних объектов организации влияет на другие. 4. Снижение рисков. SILA Union помогает выявлять, предотвращать и устранять ошибки и узкие места в процессах, тем самым минимизируя риски. 5. Оптимизация деятельности. Мониторинг процессов в SILA Union позволяет выявлять и устранять дублирующиеся задачи, грамотно распределять ресурсы - человеческие усилия инвестируются только в соответствующие задачи. 6. Минимизация затрат за счет обеспечения прозрачности и наглядности процессов. 7. Взаимодействие сотрудников - все знают о своих обязанностях, а также о сроках и узких местах. 8. Возможность анализа процессов - рассчитываются реальная стоимость процессов, уровень загрузки персонала, узкие места и возможности для автоматизации. 9. Повышение производительности - увеличивается скорость обработки операций за счет минимизации ошибок, дублирования процессов, автоматизации и сокращения ручных операций. 10. Соответствие отраслевым нормам и стандартам. **Заключение** В инструкции мы рассмотрели вопросы построения бизнес-процессов: почему это важно для бизнеса, этапы проектирования процессов, атрибуты правильного процесса. Рассказали, почему важно определять процессы в профессиональной среде моделирования SILA Union. Надеемся, информация была для вас полезной, и она поможет вашей компании. Если вы хотели бы узнать больше о SILA Union и о том, как мы можем улучшить ваши процессы, пишите на почту - наши специалисты вас проконсультируют.