Ключевые функции ПО для эффективного управления бизнес-процессами

Предприятия по всему миру ведут деятельность, применяя процессный подход. Этот метод лежит в основе всех успешных бизнес-стратегий. Оптимизированные процессы приводят к экономически эффективным бизнес-операциям и позволяют производить качественные товары и услуги. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами уже давно помогает предприятиям контролировать процессы на всех этапах и управлять ими. Но не все системы BPM одинаковы, и вы должны тщательно изучить все варианты, чтобы выбранное вами решение было максимально полезно именно вам и вашему бизнесу. В этой статье мы собрали перечень важнейших функций, которые необходимы вашей системе BPM для наиболее полного решения задач по управлению бизнес-процессами и достижения бизнес-целей.

Подробнее про системы управления бизнес-процессами (BPMS)

BPMS - это интегрированные программные решения, которые позволяют организации контролировать процессы на всех этапах и управлять ими. BPMS позволяет проектировать, внедрять, контролировать и совершенствовать процессы в единой для организации среде, которая видна и понятна всем вовлеченным пользователям.

BPMS позволяет пользователям:

Моделировать данные в графическом, текстовом, табличном виде Автоматизировать процессы Анализировать данные, создавать отчеты Генерировать документы Мониторить результаты процесса

Система управления бизнес-процессами позволяет компаниям оптимально использовать рабочие процессы, правила и данные для достижения лучших бизнес-результатов. 

Преимущества BPM-решений

Правильное решение BPM может устранить узкие места в процессах и оптимизировать операции. Преимущества BPM-решения заключаются в следующем:

Обеспечивает быструю автоматизацию процесса Обеспечивает гибкость и устойчивость компании Обеспечивает бесперебойную коммуникацию между процессами и проектами Обеспечивает больший контроль и видимость для владельцев процессов Способствует эффективному управлению за счет автоматизации рутинных, повторяющихся действий Обеспечивает большую наглядность и позволяет принимать решения на основе данных Ускоряет сроки создания ценности для любого бизнес-процесса

Решение для управления бизнес-процессами  - это комплексное решение, которое позволяет компаниям повышать производительность своих процессов и дифференцировать свои продукты и услуги. Внедрение решения BPM помогает предприятиям привести свои продукты и услуги в соответствие с запросами рынка и клиентов.

Почему важно выбрать правильное решение для управления бизнес-процессами?

Бизнес-процессы должны постоянно развиваться и адаптироваться, чтобы идти в ногу с тенденциями рынка и требованиями клиентов. Управление процессами обеспечит развитие различных аспектов вашего бизнеса, и вы определенно можете ускорить рост своей компании в целом, используя методы BPM и специальное программное обеспечение для управления бизнес-процессами.

С точки зрения архитектуры программного обеспечения суть BPM-решений заключается в том, насколько эффективно оно позволяет бизнес-менеджерам и аналитикам описывать и изменять бизнес-процессы. Выбирать идеальную платформу BPM для ваших задач необходимо в зависимости от того, какие важные функции наиболее необходимы для вашего бизнеса. 

Каждая платформа BPM имеет свои преимущества, однако есть несколько опций , которые необходимы для получения максимальной отдачи от выбранной вами платформы. Далее мы расскажем вам о наиболее важных функциях систем BPM, которые могут помочь вам оптимизировать ваши бизнес-процессы и повысить производительность.

Обязательные функции системы BPM

Вот несколько основных функций системы BPM, которые могут помочь вам определить подходящее ПО для управления бизнес-процессами:

1. Простое моделирование процессов и форм

Решение BPM должно иметь интуитивно понятное графическое моделирование процессов, которое предприятия могут использовать для быстрого развертывания своих собственных форм и процессов без каких-либо технических знаний.

2. Моделирование архитектуры предприятия

Моделирование архитектуры предприятия позволяет использовать вашу систему BPM для моделирования сквозных процессов цепочки создания стоимости, даже если они выходят за рамки проектов, задач и отделов. С помощью моделирования архитектуры предприятия у вас есть представление об операциях “с высоты птичьего полета”, чтобы вы могли спланировать оптимальную архитектуру для работы.

3. Управление проектами и процессами

Интеграция управления процессами и проектами обеспечивает комплексный управленческий контроль над проектами и операциями. Решение BPM должно быть способно интегрировать управление проектами и процессами. Когда управление процессами и проектами интегрировано, у вас есть более мощное решение BPM, чем при использовании отдельных платформ управления проектами и процессами. Обмен данных и ресурсов между проектами и процессами позволит  вашей команде легче управлять сквозными сценариями, такими как разработка нового продукта.

4. Эффективный сбор данных

В эпоху больших данных ваше BPM-решение должно быть способно эффективно собирать, управлять и анализировать бизнес-данные любого типа или формы. 

5. Комплексное управление данными и документами

Поскольку предприятия работают каждый день, они генерируют огромное количество документов и данных, которыми необходимо должным образом управлять. Ваш инструмент BPM должен обладать возможностями управления документами и данными, чтобы гарантировать создание всеобъемлющего общесистемного хранилища. Если этот репозиторий находится на другом инструменте, весь процесс становится трудоемким. 

Управление данными и документами - это проблемы, с которыми сталкиваются многие предприятия, но когда их система BPM имеет возможности такого управления, становится легко решить эти проблемы и создать работающее общесистемное хранилище.

6. Варианты локального и облачного развертывания

Поставщик ПО для управления бизнес-процессами должен предоставить выбор развертывания решения: локально на серверах заказчика или в облаке. Ни для кого не секрет, почему так много компаний выбирают облачное развертывание для своих BPM-решений. Первоначальные затраты могут быть ниже, реализация в более быстрые сроки. Однако некоторым организациям требуется локальное развертывание из соображений безопасности. В идеале ваше решение BPM должно предлагать и локальное, и облачное развертывание и возможность перехода от одного к другому.

7. Поддержка BPMN 2.0

BPMN 2.0 - это обозначение, которое широко считается стандартом по умолчанию для BPM и инструментов документооборота. Если ваше решение BPM поддерживает BPMN 2.0, вы сможете импортировать диаграммы BPMN из других инструментов BPM, и вам не придется начинать все с нуля. Вы можете запустить их в работу в своем решении BPM с минимальными сбоями.

8. Эффективное моделирование процесса low-code/no-code

До внедрения платформы no-code настройка бизнес-процессов всегда была сложной задачей и требовала привлечения веб-разработчиков. Благодаря платформам без кода бизнес-пользователи теперь имеют возможность самостоятельно развертывать формы и процессы. Интуитивно понятный интерфейс, визуальные элементы и простая отчетность позволяют им быстро моделировать процессы, не привлекая ИТ-команду.

9. Гибкое управление процессами

Гибкость повышает качество программного обеспечения с точки зрения адаптивности и вариативности. Созданный вами бизнес-процесс может потребовать доработок в зависимости от меняющейся рабочей среды. И любая проблема, возникшая из-за этого, требует немедленного решения. Ваша система для управления бизнес-процессами должна позволять вам:

Исправлять данные на ходу, т.е. изменять поля форм или редактировать ошибки Изменять решения, например, с принятых на отклоненные или наоборот Просмотреть, повторно открыть или перенести процесс.

Гибкое программное обеспечение для управления бизнес-процессами поможет вам устранить неполадки и избежать лишних задач.

10. Эффективные инструменты отчетности

Инструменты создания отчетов могут помочь вам создавать отчеты и графики о важных данных без необходимости экспортировать их во внешнее приложение. Встроенный инструмент отчетности может помочь вам отслеживать ключевые показатели эффективности и создавать точные пользовательские диаграммы, которые помогут вам оценить эффективность процессов и сотрудников. Вы также можете отслеживать процессы, которые отстают, и затраты, связанные с задержками и просроченными процессами. Мониторинг деловой активности идеально подходит для предоставления вам данных в режиме реального времени, которые могут помочь вам получить важную информацию из ваших данных. Это часть основных функций платформы BPM, поскольку она может значительно сократить ручную работу сотрудников.

11. Кастомизация

Это обязательная функция для любой организации. Индивидуальное решение для вашего бизнеса - это то, что поможет вам масштабироваться в постоянно меняющихся условиях внешней среды. Ваш инструмент BPM должен позволять вам настраивать функционал системы - интерфейс, отчеты, анализ и пр. под свои задачи.

12. Интеграция с другими информационными системами

Система BPM должна быть интегрирована со всеми системами вашей компании, чтобы обеспечить более высокую производительность работы компании. Например, платформа BPM с эффективной интеграцией CRM поможет вам преодолеть разрыв между данными и аналитикой и приведет к правильно выстроенным процессам, которые обеспечат удовлетворенность клиентов. Встроенные инструменты интеграции позволят вам загружать информацию из внешних источников, а также предоставлять данные для других систем с помощью полнофункциональной API. 

13. Эффективные меры безопасности

С помощью инструмента BPM ваши сотрудники смогут совместно работать над различными процессами. Данные, созданные с помощью этих процессов, могут быть конфиденциальными и должны быть защищены от любых злонамеренных попыток взлома или несанкционированного извлечения данных. Безопасность этих данных может быть обеспечена только в том случае, если в инструменте BPM предусмотрены необходимые меры безопасности. Также должны быть приняты меры безопасности для защиты от попыток несанкционированного доступа к данным сотрудников.

14. Управление доступом на основе ролей

Предприятия изо дня в день имеют дело с конфиденциальными данными. Становится крайне важно разрабатывать процессы таким образом, чтобы обеспечить доступ к конфиденциальной информации на основе ролей пользователей.

Разграничение прав доступа к моделям и данным и ограничение просмотра определенной информации позволяет вам легко защитить важную информацию.

15. Функция администратора

Функции администратора являются ключом к устранению любых препятствий, которые могут возникнуть при выполнении любого процесса. В новейших системах BPM подобные проблемы решаются без привлечения эксперта. Любой администратор в вашей фирме будет иметь доступ к инструменту и сможет устранять ошибки, переназначать задачи, удалять или перемещать объекты и обновлять формы по мере необходимости.

16. Подотчетность

Ваш инструмент BPM должен иметь функцию, которая автоматически отслеживает все действия. Кроме того, в нем должна быть функция резервного копирования, которая позволит вам вернуться назад и проверить прошлые результаты.

17. Тестовое моделирование

Для достижения определенных целей вашей организации разрабатывается множество рабочих процессов. И для компании крайне важно анализировать процессы и выбирать лучший вариант. С помощью возможностей тестового моделирования в BPM вы можете гарантировать, что вашим решением станет только лучшая альтернатива.

18. Конкурентное ценообразование

Выбирая платформу для управления бизнес-процессами, учитывайте масштабируемость компании и количество текущих пользователей. Но также необходимо убедиться, что по мере увеличения числа пользователей поставщики платформы и возможности платформы позволяют вам добавлять больше сотрудников, временных пользователей или клиентов без значительных дополнительных затрат.

19. Соответствие критериям импортозамещения

В текущих условиях внешнего санкционного давления и ухода иностранных вендоров с рынка РФ следует выбирать ПО для управления бизнес-процессами из  реестра российских программ и полностью соответствующее критериям импортозамещения. Для функционирования системы не должно требоваться системное или прикладное ПО, не включенное в реестр. Также платформа для управления бизнес-процессами должна быть адаптирована для российских операционных систем - Linux, Astra Linux.

SILA Union для эффективного управления процессами

Правильные программные решения для управления бизнес-процессами могут повысить эффективность, расширить возможности сотрудников и помочь компаниям успешно конкурировать на рынке, удовлетворяя меняющиеся запросы потребителей. Тем не менее, не все решения BPM одинаковы, и вам следует выбирать многофункциональные решения BPM, которые просты в использовании, безопасны и достаточно гибки для решения целого ряда бизнес-потребностей.

На рынке доступны десятки систем для управления процессами. Выбор правильного решения BPM для удовлетворения ваших уникальных бизнес-требований имеет важное значение для успеха. SILA Union - одно из ведущих на российском рынке программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, корпоративной архитектуры, обладает широким функционалом и соответствует всем вышеперечисленными характеристикам современного BPM-решения. 

SILA Union предоставляет безграничные возможности по проектированию, анализу и обработке ваших данных: 

Система имеет современный интерфейс, гибкие возможности расширения функционала, настраиваемую методологию, богатый функционал импорта/ экспорта данных, полнофункциональный API, поддержку государственных стандартов безопасности данных. SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах - проектирование, поддержка автоматизации, контроллинг процессов, анализ и оптимизация в единой информационной среде, объединяя суммарный опыт и знания ваших сотрудников. SILA Union предоставляет инструменты по обработке данных – анализ, построение отчетов, генерация нормативной документации и любая другая автоматизированная обработка в соответствии с вашими запросами.  SILA Union может быть развернута на серверах Заказчиков, либо в виде облачного сервиса (SAAS модель). SILA Union работает на Windows, Astra Linux, Linux, Синергия, MAC OS. Трехуровневая клиент-серверная архитектура. Пользователи подключаются с помощью WEB-клиента или desktop-клиента к единому рабочему пространству. SILA Union соответствует требованиям и рекомендациям по защите конфиденциальной информации.

Напишите нам на sales@silaunion.ru, чтобы мы могли обсудить, как вашей компании достичь лучших бизнес-результатов  с помощью внедрения системы для управления бизнес-процессами.