![Оптимизация процессов компании: основные понятия и примеры в системе SILA Union ](/sites/default/files/styles/crop_full/public/article/2023/%D0%A1%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D0%BA%20%D1%8D%D0%BA%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B0%202023-05-15%20%D0%B2%2012.28.47.png?itok=f2izgAON) 

Каждая организация стремится к бизнес-процессам, функционирующим с максимальной отдачей в любое время и при любых обстоятельствах.

Эффективность процессов оказывает непосредственное влияние на производительность труда сотрудников и организации в целом. Самый простой и быстрый способ добиться операционного совершенства - оптимизация бизнес-процессов.

***В этой статье мы разберем понятие и важность оптимизации бизнес-процессов, определим этапы. Также рассмотрим практические примеры оптимизации процессов в системе управления бизнес-процессами SILA Union.***

### Оптимизация бизнес-процессов: разбираемся с понятием

Оптимизация бизнес-процессов – это практика непрерывного улучшения существующих операций с целью повышения их эффективности, которая, в свою очередь, приводит к более продуктивному использованию существующих ресурсов. Для оптимизации бизнес-процессов применяются определенные инструменты, направленные на увеличение прибыли предприятия, устранения рисков и сокращения расходов путем улучшения всей деятельности компании.

Оптимизация бизнеса должна охватывать все процессы в организации, а не отдельные его части. Когда предприятия оптимизируют основные процессы в рамках всей организации, они могут получить значительное конкурентное преимущество, улучшить обслуживание клиентов и повысить эффективность операций.

#### Примеры оптимизации бизнес-процессов

Давайте рассмотрим оптимизацию бизнес-процессах на двух простых примерах.

**Клиенты: Процесс оформления заказа**

В процессе переговоров с текущим клиентом менеджер отдела продаж консультирует по продуктам, высылает актуальный прайс, презентации и прочие материалы. Затем формирует счет, отправляет клиенту по почте, бухгалтерия контролирует оплату, отдел логистики осуществляет отгрузку продукции.

Оптимизация: Создание личного кабинета, в котором будут представлены все продукты компании с актуальными условиями и ценами, материалами, текущими скидками, позволит клиенту самостоятельно оформлять заказ, создавать и оплачивать счета в личном кабинете, отслеживать продвижение заказа.

**Отдел кадров: оборудование рабочих мест новых сотрудников**

При трудоустройстве нового сотрудника HR-отдел отправляет запрос на новое оборудование в ИТ-отдел. Так как HR работает с большим количеством новых сотрудников и создает запросы вручную – запросы накапливаются и исполняются с задержками.

Оптимизация: Чтобы автоматизировать процесс, добавлена специальная форма в task-менеджер компании с уведомлением о новых сотрудниках всех заинтересованных служб. В результате в ИТ-отдел автоматически падает заявка с данными о сотруднике, дате выхода, требуемом оборудовании. ИТ-отдел обрабатывает заявку, берет в работу и закрывает ее.

### Когда необходима оптимизация бизнес-процессов

Все ли процессы нуждаются в оптимизации? Как понять, какие процессы являются первостепенными для оптимизации? Вот несколько способов распознать процессы, требующие оптимизации:

**Плохие или неработающие каналы обмена информацией** – отсутствие бесперебойной связи между сотрудниками при выполнении процесса приводит к хаосу и лишним вопросам. Команда должна оперативно обмениваться информацией друг с другом по четким каналам коммуникации для эффективной реализации процесса. Например, отдел разработок внедрил новую фичу в продукт, но отдел маркетинга и продажи об этом не осведомлены.

**Избыточные шаги в процессе** – эффективные бизнес-процессы должны быть простыми, без лишних или дублирующихся шагов.

**Повторяющиеся проблемы** – ваши сотрудники и клиенты жалуются на конкретную проблему, и эта проблема повторяется. В этом случае процесс явно содержит ошибки, которые необходимо немедленно исправить.

**Отсутствие контроля за процессом** - у процесса нет владельца, не описаны ключевые точки контроля и показатели эффективности. Также в реальности процесс может исполняться совсем не так, как он задокументирован. Например, у отдела продаж прописаны скрипты продаж, однако менеджеры по ним не работают.

**Увеличение штаба** - компания и численность сотрудников растет, однако это никак не влияет на результаты бизнеса, и прибыль снижается.

**Трудности с наймом персонала** – подбор персонала может быть утомительным без оптимизации процессов найма и адаптации. Оптимизированные процессы управления персоналом позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, документооборот и беспрепятственную совместную работу.

### Почему важно оптимизировать процессы

Оптимизация бизнес-процессов важна, поскольку повышает их эффективность за счет:

- Устранения узких мест или избыточности, влияющих на выходные данные процесса.
- Улучшения сотрудничества и связей между основными, стратегическими и управленческими процессами.
- Рационализации деятельности с целью повышения эффективности процессов и производительности труда, а также увеличения экономии времени, ресурсов и финансовых средств.
- Снижения рисков за счет избежания ошибок и переделок.

Оптимизация помогает компании определить, как наилучшим образом использовать существующие ресурсы, снизить затраты, стандартизировать рабочие процессы, добиваться стабильных результатов, не отставать от конкурентов и повышать производительность и качество выпускаемой продукции. Все это в конечном итоге приводит к повышению эффективности бизнес-операций.

### Инструкция по оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов требует системного подхода. Ниже описаны основные действия, которые необходимо последовательно выполнить, для того чтобы исправить ошибки в процессах.

#### Шаг 1: Определите и проанализируйте процесс, который необходимо оптимизировать

Начните с определения того, какой процесс необходимо оптимизировать и почему. Обычно такие процессы имеют определенные проблемы, например:

- Низкое качество услуг
- Проблемы с передачей полномочий
- Увеличение времени завершения процесса
- Необходимость вносить корректировки
- Ошибки, вызванные ручной обработкой данных или вводом данных вручную
- Любые проблемы с сотрудничеством или коммуникацией

После того как вы определили существующие процессы, которые необходимо оптимизировать, - опишите ожидаемые результаты.

Важно: Целью оптимизации бизнес-процессов является повышение эффективности существующих процессов. Вы должны понимать, чего не хватает в вашем процессе и какие изменения позволят ему работать лучше, вместо того, чтобы кардинально перепроектировать процесс.

#### Шаг 2: Установите ключевые показатели эффективности

Чтобы понять, приводят ли выявленные вами оптимизации к желаемым результатам, важно установить ключевые показатели эффективности. Это помогает отслеживать оптимизацию, оценивать, повысили ли они эффективность вашего процесса, и создавать основанные на этих данных рекомендации для любых дополнительных улучшений.

#### Шаг 3: Переработка процессов и существующих ресурсов

На этом этапе начинается настоящая работа. Теперь, когда проблемы / пробелы и оптимизации выявлены, пришло время их внедрять. Например:

**Производительность:**

– Упрощение процедур утверждения или запросов для ускорения получения результатов;

– Оцифровывать ручные задачи или действия;

– Извлекать данные о процессах для обоснования стратегических решений, влияющих на производительность.

**Коммуникация и совместная работа:**

– Автоматизировать обновления и уведомления между заинтересованными сторонами и владельцами процессов;

– Стандартизировать задачи, которым не хватает структуры и наглядности.

**Узкие места:**

– Устранить избыточность, которая засоряет рабочие процессы.

Перепроектируйте процессы, чтобы включить улучшения. Измените последовательность шагов, автоматизируйте задачи или устраните избыточность.

#### Шаг 4: Мониторинг и измерение оптимизированных процессов

После того, как оптимизация произведена, пришло время отслеживать и измерять ее на основе ключевых показателей эффективности, установленных на шаге 2. Если коммуникация и совместная работа улучшаются, узкие места уменьшаются, а производительность увеличивается, значит, оптимизация сработала. Но если проблемы не решены, необходимо снова провести работу над оптимизацией.

#### Шаг 5: Повторите по мере необходимости

По мере развития бизнес-процессов некоторые шаги могут стать неэффективными или перестать нести смысл. Оптимизация - это постоянные меры по улучшению процесса, поэтому процессы нужно пересматривать регулярно и удалять неэффективные / устаревшие шаги.

### Советы для оптимизации 

Вот несколько советов по планированию оптимизации процесса:

- Документируйте текущее состояние процессов, чтобы понять, достигаются ли цели процесса;
- Согласуйте понимание командой стратегий оптимизации и основных бизнес-целей;
- Заставьте команду понять ограничения процесса;
- Проектные команды должны понимать сильные и слабые стороны выполняемого в настоящее время процесса;
- Приемлемые стратегии оптимизации для каждого процесса должны быть доведены до сведения команды;
- Оптимизация бизнес-процессов должна осуществляться хорошо спланированным образом, чтобы были достигнуты ожидаемые результаты;
- Оптимизация процессов должна улучшать существующие процессы в пределах ваших возможностей.

### Оптимизация бизнес-процессов с SILA Union 

Программное обеспечение SILA Union поддерживает управление бизнес-процессами на всех шагах: после моделирования бизнес-процессов компании переходят к оптимизации, разработке и реализации мероприятий по их совершенствованию.

На базе SILA Union компании могут оцифровывать свои ручные процессы, автоматизировать задачи и стандартизировать свои процессы для повышения эффективности и снижения затрат. Интуитивно понятный интерфейс SILA Union и простое моделирование процессов позволяют пользователям легко создавать рабочие процессы без специальных знаний кодирования.

Давайте разберем варианты оптимизации на примере реального процесса в системе SILA Union.

![рис. 1. Процессно-событийная цепочка, построенная на базе ПО SILA Union](/sites/default/files/inline-images/%D0%A1%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D0%BA%20%D1%8D%D0%BA%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B0%202023-05-19%20%D0%B2%2018.49.56.png)Дано: процесс «Комплектация отгрузок (процессно-событийная цепочка)» (рис. 1). Требуется провести анализ на узкие места: проверяем на перегруженность функций в рассматриваемом процессе, то есть ищем операции, которые тормозят выполнение процесса.

В ПО SILA Union встроен модуль имитационного моделирования. Проведем запуск имитационного моделирования для анализа.

![рис. 2. Данные по результатам имитационного моделирования, проведенного на ПО SILA Union](/sites/default/files/inline-images/%D0%A1%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D0%BA%20%D1%8D%D0%BA%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B0%202023-05-19%20%D0%B2%2018.51.33.png)Результаты, выведенные в таблице (рис. 2), показывают, что функция «04. Произвести резервирование МТР для комплектации и отгрузки» долго простаивает перед следующим проходом, среднее время ожидания составляет свыше 1600 секунд. Повысим лимит параллельного выполнения, чтобы одновременно функция могла выполняться 3 раза.

![рис. 3. Коррекция показателей лимита параллельного выполнения, на ПО SILA Union](/sites/default/files/inline-images/%D0%A1%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D0%BA%20%D1%8D%D0%BA%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B0%202023-05-19%20%D0%B2%2018.52.44.png)Переходим в свойства функции, которая является узким местом, и увеличим лимит параллельного выполнения с 1 до 3 (рис. 3).

Повторно запустим имитационное моделирование, но теперь с измененным лимитом параллельного выполнения функции.

![рис. 4. Данные по результатам коррекции, на базе ПО SILA Union](/sites/default/files/inline-images/%D0%A1%D0%BD%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D0%BA%20%D1%8D%D0%BA%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B0%202023-05-19%20%D0%B2%2018.54.01.png)Как видно по результатам (рис. 4), среднее время ожидания функции «04. Произвести резервирование МТР для комплектации и отгрузки» снизилось с более чем 1600 секунд до 27. Что является показателем того, что мы произвести оптимизацию процесса, устранив узкое место.

### Вывод

Оптимизация процессов является обязательным условием для компаний, планирующих успешно конкурировать на рынке и развивать свой бизнес. Неспособность улучшать бизнес-процессы приводит к стагнации роста бизнеса. Наиболее эффективный способ повысить производительность бизнес-процессов - оптимизировать их и автоматизировать для улучшения бизнес-результатов.

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения успешной оптимизации бизнес-процессов. Чтобы начать управлять своими процессами - просто напишите нам на <a>sales@silaunion.ru</a>.