![Процессы и проекты: в чем разница?](/sites/default/files/styles/crop_full/public/article/2023/%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82_%D0%B8%D0%BB%D0%B8_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D1%81_%D0%9C%D0%BE%D0%BD%D1%82%D0%B0%D0%B6%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%BE%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%8C_1.jpg?itok=lRt8APiN) 

Проекты и процессы часто сравниваются в контексте выбора лучшего способа выполнения задач и достижения поставленных целей. Как проекты, так и процессы важны для ведения и совершенствования бизнеса. Однако, в зависимости от конечного результата, которого вы пытаетесь достичь, один из данных способов управления может подойти больше, чем другой.

***В этой статье мы объясним разницу между процессным и проектным подходом и покажем некоторые из доступных решений для улучшения управления бизнесом.***

Например, компания хочет внедрить новое кросс-функциональное программное обеспечение, которое будет более безопасным и повысит общую производительность. Цель - добиться стопроцентного внедрения менее чем за четыре месяца. В этом случае логичнее использовать проектный подход, ведь результатом будет являться уникальный продукт, а сами работы по разработке и внедрению будут единовременными и ограничены временем и бюджетом.

В другом случае супервайзер отмечает, что торговые представители не успевают заниматься привлечением новых клиентов. Однако до этого момента у супервайзера было мало данных, чтобы определить, вызвано ли это нехваткой персонала или отсутствием правильного подхода к планированию рабочего графика. В этом случае улучшение процесса, с помощью которого торговые представители распределят свое время и будут планировать задачи, дало бы лучшие результаты, чем реализация проекта.

### Что такое проект?

Проект - это набор задач, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели.

Проект обычно имеет три ключевых аспекта:

- Фиксированное время;
- Определенная область применения;
- Ограниченные ресурсы.

При реализации проекта цель состоит в том, чтобы внести изменения, обычно радикальные, и внедрить указанные изменения в повседневные процессы компании.

Проект должен быть реализован в определенные сроки и в рамках определенного бюджета. Проект - это совместная работа по разработке уникального продукта, услуги или цели. Это попытка создать что-то нестандартное, чего нельзя достичь в рамках операционной деятельности.

Управление проектами - это область планирования и организации деятельности, которая имеет ограниченные сроки завершения и конкретные цели. Руководитель проекта отвечает за вовлечение команды и распределение задач, мониторинг ресурсов и координацию их использования для достижения определенных целей.

### Что такое процесс?

Процесс - это ранее установленная процедура, которая разделена на этапы и повторяется для достижения заданных целей. Процесс определяется циклами. Подобно проекту, процесс также имеет начало, середину и конец, однако этот цикл повторяется, и длительность процесса определяется длительностью его операций.

Процессы присутствуют во многих коммерческих операциях, выполняемых каждый день. Примером может служить найм нового сотрудника, оплата счетов-фактур, закупка материалов и пр. Эти действия повторяющиеся и не приводят к созданию какого-то уникального продукта или услуги для компании.

Управление процессами – это деятельность, направленная на улучшение деятельности организации и повышение эффективности за счет оптимизации рабочих процессов. Системный подход к управлению процессами позволяет стандартизировать процессы, сделать их более гибкими, а также находить возможности для автоматизации.

### Проект или процессы: преимущества каждого подхода

Чтобы понять ценность каждого типа управления, давайте рассмотрим преимущества проектного подхода.

#### Преимущества проекта

- Определение точного бюджета;
- Улучшение командной работы и сотрудничества;
- Определение ожидаемых результатов;
- Определение точной даты запуска;
- Разработка четкого план-графика реализации проекта;
- Результат в виде уникального продукта или услуги для развития компании.

#### Преимущества процесса

- Структурированная модель деятельности компании;
- Контроль результатов и оптимизация времени исполнения;
- Прозрачность деятельности сотрудников и компании;
- Лучшая управляемость;
- Определение узких мест и проблемных операций.

### Как улучшить управление проектами

Существует несколько методов для улучшения управление проектами в компании:

**1. Используйте программное обеспечение для управления проектами**

Использование программного обеспечения для управления проектами позволит улучшить координацию и отслеживать ход выполнения проекта в режиме реального времени. А также улучшить обмен информацией между командами, что, в свою очередь, облегчит командную работу и обеспечит большую организованность и производительность.

**2. Проводите периодические встречи**

Проведение регулярных встреч способствует обмену идеями, которые могут внести существенный вклад в проект, а также позволит всем членам команды сосредоточиться на своих сферах ответственности.

**3. Используйте эффективные коммуникативные навыки**

Развитие коммуникативных навыков необходимо любому руководителю и менеджеру проектов. Грамотная коммуникация может помочь избежать различных проблем в общении и недопонимания, а также помочь с делегированием задач.

**4. Консолидация и стандартизация отчетности**

Регулярные отчеты помогут координировать ход реализации проекта и позволят предотвратить незапланированное увеличение бюджета, срывы сроков и ошибки.

### Как улучшить управление процессами

Когда бизнес растет, его процессы усложняются, и между подразделениями происходит интенсивный обмен данными. Ожидания клиентов становятся более разнообразными, а взаимодействие с компанией - более частым. В результате необходимо принять определенные меры, чтобы улучшать и совершенствовать процессы в компании.

В первую очередь, администрировать и оптимизировать рабочие процессы, чтобы повысить общую эффективность и производительность организации, необходимо в специальном программном обеспечении для управления бизнес-процессами (BPMS).

Функционал BPMS, например, в **SILA Union**, позволит реализовать практику процессного управления в компании, а также автоматизировать и улучшить процессы:

**1. Разработка карт процессов**

Визуальное документирование процесса облегчает его понимание и дает полную картину того, как работает процесс.

Как разработать карты процессов и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций в SILA Union, мы рассказали в этой [статье](https://silaunion.ru/articles/karta-biznes-processov-polnoe-rukovodstvo).

**2. Анализ**

Чтобы выявить проблемы в процессе, поговорите с вовлеченными сотрудниками о любых ограничениях и сложностях, с которыми они сталкиваются, и предложениях по их устранению. Точно так же важно установить первопричину проблемы и должным образом устранить ее.

В SILA Union доступны различные инструменты анализа бизнес-процессов, о которых мы рассказали [здесь](https://silaunion.ru/articles/analiz-biznes-processov-etapy-i-instrumenty).

**3. Редизайн**

Как только проблемы будут выявлены, необходимо найти соответствующие решения. Здесь решающее значение имеет качество обслуживания клиентов и удовлетворение их ожиданий, поэтому никакие изменения не должны влиять на них негативно. Также важно учитывать любые дополнительные ресурсы, которые могут понадобиться для реализации изменений.

Все про оптимизацию бизнес-процессов с практическими примерами в SILA Union вы можете узнать в этой [статье](https://silaunion.ru/articles/optimizaciya-processov-kompanii-osnovnye-ponyatiya-i-primery-v-sisteme-sila-union).

**4. Внедрение**

Первым шагом в реализации является обеспечение того, чтобы команда была осведомлена о проблемах, решениях и изменениях, которые необходимо внести в процесс. Таким образом, корректировки могут быть внесены успешно и с участием каждого участника процесса.

**5. Мониторинг**

При внедрении изменений в процесс могут возникнуть непредвиденные ошибки. В результате вы должны отслеживать изменения, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. В случае непредсказуемого результата следует повторить предыдущие шаги.

Как правильно осуществлять мониторинг процессов, чтобы измерять их производительность и вовремя обнаруживать проблемные места и возможности для оптимизации, мы рассказали в этом [руководстве](https://silaunion.ru/articles/monitoring-biznes-processov).

### Заключение 

Управление как проектами, так и процессами может помочь вам повысить эффективность управления. Кроме того, любой проект может превратиться в процесс. Например, если проект интеграции сотрудников, который проводился только один раз, становится ежемесячным мероприятием - запускается процесс. Теперь вы сможете разработать автоматизированный процесс с помощью опыта, полученного в ходе проекта.

Таким образом, любой уникальный проект может стать повторяющимся процессом. И любой проект состоит из процессов, так как реализация проекта будет осуществляться по одному и тому же циклу, состоящему из определенных процессов – планирования, исполнения, контроля и пр.

Итого, процессный и проектный подход не исключают друг друга, а дополняют, однако их эффективность зависит от грамотного использования в тех или иных ситуациях и целей компании.