Руководство по эффективному документированию бизнес-процессов

Хорошо документированные бизнес-процессы позволяют организациям обеспечить бесперебойную работу, сокращать временные затраты, упростить сложные процессы и многое другое. Процесс документирования - важная часть разработки и управления бизнес-процессами. В конечном счете, набор документации по бизнес-процессам предприятия поможет устранить хаос и обеспечит основу для более эффективного и последовательного управления. В этой статье мы рассмотрим важность документирования бизнес-процессов, ключевые шаги разработки документации по процессу, и как эти задачи реализованы в программном обеспечении для моделирования бизнес-процессов и корпоративной архитектуры SILA Union.

Что такое документирование бизнес-процессов?

Документация по процессу относится к подробным пошаговым инструкциям о том, как именно выполнить процесс. Это тип документации, охватывающий сбор и запись всей информации о конкретном бизнес-процессе, включая точные шаги, инструменты и процедуры, необходимые для достижения желаемого результата процесса. 

Понимание построения базовых бизнес-процессов и подготовка документации по ним чрезвычайно важны для разработки. Обзор документации по процессу позволяет  определить наилучший способ реализации бизнес-процесса.

По мере роста вашей организации сложность становится неизбежной. У вас будет больше сотрудников, больше шагов, больше задач и больше процессо.  Создание и ведение точной технологической документации является одним из наиболее эффективных методов поддержания эффективности внутренних процессов и их работы по назначению. 

Примеры документации по процессу:

• Визуальные карты процессов
• Блок-схемы
• Краткие справочные руководства
• Официальные документы
• Документы по адаптации
• Метрики
• Документация API 
• и многое другое.

Цель документирования процесса 

Документация по процессу позволяет отслеживать, понимать и анализировать текущие процессы, чтобы вы могли воспроизводить и улучшать их в будущем. Документация дает возможность узнать о каждом процессе и о том, как он выполняется, а также получать обратную связь для улучшения. 

Документация по процессу помогает:

• Улучшить и оптимизировать различные процессы
• Анализировать и выявлять недостатки
• Улучшить качество процесса 
• Экономить время и усилия разработки
• Повысить прозрачность создания бизнес-процесса

В конечном счете, документация по процессу может повысить эффективность и производительность бизнес-процесса как сейчас, так и в будущем. Надлежащая, адекватная документация требует усилий и ресурсов. Тем не менее, вклад в документирование бизнес-процессов определяет их качество, обеспечивает согласованность в процессах и действиях сотрудников, помогает достичь желаемого результата процесса, и соответственно, большей отдачи для бизнеса. Документация по процессу - это первое, на что вы можете ссылаться, когда вам нужно принять важное решение. Изучив документацию по процессу, вы получите всю необходимую информацию по процессу и определите наилучший способ его работы. 

Кто участвует в этом процессе?

Документация по процессу может использоваться и создаваться широким кругом людей как внутри, так и за пределами конкретных видов деятельности и организаций.

1. Команда проекта: Команда проекта или процесса отвечает за документацию. Эта команда должна подходить к созданию документации совместно, как команда. Тем не менее, разумно назначить ответственным кого-то, кто не участвует в повседневной деятельности, поскольку он будет в лучшем независимом положении для записи информации и будет более объективным.
2. Заинтересованные стороны: Любой сотрудник вашей компании, участвующий в конкретном проекте или процессе, также должен быть заинтересован в документации по процессу, независимо от того, насколько мала его роль или, наоборот, насколько высок его пост.
3. Внешние заинтересованные стороны: Обмен информацией с внешними сторонами может быть непростым делом, но важно получать информацию от внешних заинтересованных сторон. Они могут предоставить объективные мнения и свежие идеи.
4. Материалы и ресурсы: Разумно учесть материалы и ресурсы - необходимо выделить необходимые ресурсы для поддержки документации.

Чтобы быть ценными и эффективными, бизнес-процессы должны быть тщательно разработаны, структурированы и задокументированы. Фиксируя как можно больше деталей о бизнес-процессе, вы можете достичь желаемых результатов.

Зачем нужно документировать бизнес-процессы? 

Хотя для сознательного документирования каждого из ваших бизнес-процессов требуется некоторое время и усилия, выгоды от этого намного перевешивают первоначальные неудобства. Вот как документация по процессам помогает вашему бизнесу:

• Оптимизация бизнес–процессов - выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных бизнес-процессов.
• Автоматизация бизнес–процессов - документация по бизнес-процессам помогает находить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.
• Корпоративная база знаний как актив предприятия - это особенно важно, когда сотрудники входят в организацию или покидают ее.
• Операционная согласованность – когда все следуют одному и тому же процессу, вы создаете согласованность действий и поддерживаете свой стандарт.
• Повышение эффективности – четкие инструкции сокращают количество решений, устраняют путаницу и позволяют сотрудникам тратить меньше времени на выполнение задач.
• Сокращение количества ошибок.
• Обеспечение соответствия – облегчает запоминание необходимости соблюдения политик и нормативных актов.
• Проще отдавать на аутсорсинг (аутсорсинг бизнес–процессов) - при работе с подрядчиками обработка документов помогает им быстро адаптироваться к вашему способу работы, даже если они удаленные.

Как эффективно документировать бизнес-процессы в 2023 году?

Постарайтесь вовлечь всех, кто является частью бизнес-процесса, и выполните следующие действия:

Шаг 1: Определите область применения бизнес-процесса

Решите, какой бизнес-процесс вы собираетесь документировать, и определите его цель и объем. Определите, каким должен быть желаемый результат бизнес-процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов бизнес-процесса.

Шаг 2: Определите этапы бизнес-процесса

Соберите всю информацию об этапах бизнес-процесса от начала до конца и определите, какое бизнес-событие запускает бизнес-процесс.

Шаг 3: Опишите, кто вовлечен в бизнес-процесс

Определите каждого сотрудника, который будет отвечать за задачи процесса. Определите их роли.

Шаг 4: Отметьте бизнес-исключения из обычного потока бизнес-процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите исключения потока бизнес-процессов, и какие шаги бизнес-процесса будут предприняты для управления бизнес-исключениями.

Шаг 5: Проанализируйте и протестируйте бизнес-процесс

Соберите всех участников и проанализируйте бизнес-процесс. После этого протестируйте бизнес-процесс и посмотрите, нужно ли что-то улучшать.

Некоторые специалисты считают документацию процесса слишком административной функцией, требующей тщательного планирования без особых усилий. Однако многие бизнес-процессы могут выиграть от оптимизации, что приведет к лучшему пониманию каждого шага и действия. В результате заинтересованные стороны могут быстро устранить дублирующие действия, чтобы обеспечить лучшее время цикла. 

Как SILA Union может помочь задокументировать ваш процесс 

SILA Union - это программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, корпоративной архитектуры и проектирования цифровой трансформации. В единой информационной среде вы можете создавать, анализировать и совершенствовать бизнес-процессы, в том числе разрабатывать по ним необходимую документацию. В SILA Union вы можете задокументировать любой процесс: описать его, обозначить границы, результаты процесса, входные и выходные данные, ответственных, разработать блок-схему. 

Документируя бизнес-процессы в SILA Union, вы придете к лучшему пониманию каждого шага и действия, сможете определить конкретные области для улучшения, устранения узких мест и дублирующихся операций, повышения согласованности действий сотрудников и сохранения организационных знаний. 

Напишите нашим специалистам на sales@silaunion.ru и узнайте, как SILA Union может помочь вам с документацией по процессам.