Уровни зрелости бизнес-процесса

В последнее время процессное управление охватывает все большее количество компаний, и эффективность данного подхода к управлению не подвергается сомнениям. Однако многие компании, внедряя процессное управление и запуская системы для управления бизнес-процессами, не понимают, что делать дальше. Они предполагают, что на этом работа, связанная с процессами, будет выполнена.

Зрелые компании знают, что основное внимание должно быть сосредоточено на оценке того, работает ли процесс и дает ли желаемые результаты. И для того, чтобы управление процессами способствовало достижению поставленных целей, процессы необходимо оптимизировать и непрерывно совершенствовать. Понимание уровня зрелости процесса дает компаниям направление для улучшения процесса, а также для принятия эффективных решений. 

В этой статье мы расскажем, как оценка процесса с точки зрения уровней зрелости позволяет понять, как работает бизнес-процесс и каких результатов достигает. 

Что такое зрелость бизнес-процесса и процессного управления

Зрелость процессов - это отличный показатель того, насколько хорошо идентифицированы, структурированы и контролируемы бизнес-процессы компании. Чем более зрелый процесс, тем выше производительность. 

Компания с высоким уровнем зрелости процессов всеобъемлюще документирует свои процессы, сотрудники точно и последовательно следуют установленным регламентам и процедурам, развита и поощряется культура непрерывного совершенствования.

Зрелость процесса может относиться либо к зрелости отдельного процесса, либо ко всем процессам в отделе или компании. В любом случае, этот показатель является критически важным для оценки работоспособности бизнес-процессов. 

Когда процессы компании хорошо идентифицированы и спроектированы, то компания обладает высокой степенью зрелости процессов. Это способствует повышению качества продукции, удовлетворенности клиентов, снижению затрат и эффективному использованию ресурсов.

Процесс считается зрелым, когда он обладает следующими характеристиками:

• Определен. Границы процесса четко обозначены. Входные данные последовательно приводят к ожидаемым выходным данным.
• Эффективен. Ценность, создаваемая процессом, выше, чем затраты на реализацию.
• Документирован. Процесс четко детализирован. Сотрудники знают, где найти всю необходимую информацию.
• Автоматизирован. Рутинные и повторяющиеся задачи автоматизированы. 
• Результативен. Процесс неизменно приводит к ожидаемым результатам.

Если мы говорим про оценку зрелости процессного управления компании в целом, зрелое процессное управление в компании соответствуют следующим критериям:

• Стандартизация процессов. В компании описаны бизнес-процессы и то, как они должны выполняться. 
• Измеряемость процессов: Компания использует ключевые показатели эффективности для измерения результатов процесса.
• Регулярный мониторинг процессов и анализ. Компания отслеживает состояние процессов, оценивает их эффективность и результативность.
• Непрерывное совершенствование: Компания непрерывно внедряет улучшения в процессы, все сотрудники вовлечены в постоянный поиск возможностей трансформации процессов.

Какие уровни зрелости бывают

Стремясь обеспечить последовательность, управление и контроль процессов, многие компании используют модели зрелости — структуру уровней развития процессного управления. Модели зрелости - это дорожные карты, которые показывают следующие шаги, которые необходимо предпринять для создания надежной системы управления процессами и повышения ее эффективности. 

В моделях зрелости существует пять основных уровней: начальный, повторяемый, определенный, количественно управляемый и оптимизированный. Каждый уровень модели объясняется ниже:

УРОВЕНЬ ЗРЕЛОСТИ 1 - НАЧАЛЬНЫЙ

Этот уровень характеризуется разрозненными или хаотичными процессами. Успех часто зависит от компетентности и мотивации отдельных сотрудников организации, а не от использования стандартизированных процессов. На этом уровне продукты выпускаются и услуги предоставляются, но их производство часто превышает бюджет и выходит за рамки установленных сроков. Часто компании не могут оценить результаты и повторить успех, процессы не контролируются.

Как перейти к следующей стадии?

Идентифицировать и описать текущие бизнес-процессы компании, ознакомить с ними сотрудников. Разработать должностные инструкции с указанием выполняемых задач, используемых ресурсов; начать обучение персонала и максимально вовлечь в происходящие нововведения.

УРОВЕНЬ ЗРЕЛОСТИ 2 - ПОВТОРЯЕМЫЙ

На этом уровне процессы идентифицируются, выполняются и контролируются. Стандарты, описания процессов и процедуры могут отличаться, однако установленная методология управления процессами помогает гарантировать выполнение процессов в соответствии с регламентами. Процессы пересматриваются по мере необходимости, а также проверяются и контролируются в соответствии с требованиями, стандартами и целями. Как правило, процессы не распространяются за пределы отдела или бизнес-юнита, поддержка руководства незначительна или вообще отсутствует.

Как перейти к следующей стадии?

Продолжать документировать процессы, декомпозировать процессы верхнего уровня на подпроцессы, выявить основные и вспомогательные процессы, соблюдать регламенты. Обновлять и контролировать соблюдение сотрудниками инструкций выполнения процессов.

УРОВЕНЬ ЗРЕЛОСТИ 3 - ОПРЕДЕЛЕННЫЙ

На этом уровне в компании процессы описаны более подробно и более строго, чем на уровне зрелости 2. Этап 3 определяет стандарты для процессов на уровне всего предприятия, хотя и допускается ручное управление в соответствии с указами руководства. Процессы доступны и прозрачны для всех сотрудников. Определены владельцы процессов. Результат процессов качественно предсказуем, но, как правило, не измеряется.

Как перейти к следующей стадии?

Внедрять мониторинг процессов и показатели эффективности для количественной оценки процессов. 

УРОВЕНЬ ЗРЕЛОСТИ 4 - КОЛИЧЕСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ

Этап 4 измеряет состояние процесса, процессы контролируются и измеряются с помощью ключевых показателей эффективности. КПЭ разрабатываются на базе целей организации, потребностей заказчиков и конечных пользователей. Проводится анализ показателей для определения слабых мест в процессах и снижения потенциальных рисков. Процессы становятся более прогнозируемыми, появляется понимание возможностей для увеличения их производительности.

Как перейти к следующей стадии?

Уделить внимание КПЭ - проанализировать и доработать показатели, рассмотреть подходы к их оценке. Внедрять системы автоматизации, пересмотреть текущие процессы.

УРОВЕНЬ ЗРЕЛОСТИ 5 - ОПТИМИЗАЦИЯ

На этом уровне зрелости процессы постоянно совершенствуются на основе количественных показателей мониторинга и анализа. Основное внимание уделяется постоянному повышению производительности за счет как постепенных, так и инновационных технологических усовершенствований. Улучшения оцениваются количественно в соответствии с целями организации. Организация быстро реагирует на изменения и возможности, сотрудники активно участвуют в непрерывном совершенствовании.

На что обратить внимание на этой стадии?

Для обеспечения бесперебойного функционирования процессов постоянно анализировать тенденции рынка, внедрять инновации, привлекать сотрудников в поиск возможностей для улучшения, сохранять гибкость.

Зачем нужна информация об уровне зрелости процессов?

В России в настоящее время все большее количество компаний интересуются процессным управлением и внедряют соответствующие инструменты, однако пока мало компаний осведомлены о необходимости оценки зрелости своих процессов. При этом, эти компании стараются описывать текущие процессы и по возможности их улучшать, но без формальных процедур. 

Модель зрелости процессов - это полезный инструмент, который помогает компаниям понимать процессы, управлять ими и контролировать. Используя этот инструмент, компании могут получить множество преимуществ, включая экономию затрат, более активное вовлечение сотрудников в оптимизацию процессов, повышение качества товаров и услуг, увеличение производительности. 

В конечном итоге, уровень зрелости процессов отображает, насколько хорошо сотрудники понимают, что и как им делать, и помогает руководству принимать верные управленческие решения.

SILA Union, программное обеспечение для управления бизнес-процессами, помогает отслеживать уровень зрелости процессов и повышать его. С помощью платформы SILA Union вы сможете анализировать информацию о процессах и стандартизировать, оптимизировать и автоматизировать процессы, документы и информацию - все это является ключевыми элементами повышения зрелости процесса.

Система SILA Union имеет все необходимые возможности для работы с бизнес-процессами и быстрого масштабирования улучшений - разработка показателей эффективности, анализ данных, совместный доступ к моделям процессов, хранение информации о процессах в едином репозитории, автоматическая генерация документов и многое другое.  

Если вы хотите качественно управлять своими процессами, пишите нам на sales@silaunion.ru, и наши эксперты расскажут вам, как повышать зрелость процессов для достижения бизнес-целей с помощью SILA Union.