Заказчик

СП РФ – постоянно действующий высший орган внешнего государственного аудита (контроля), деятельность которого регламентируется ФЗ от 05.04.2013 № 41-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации», и является подотчетным Федеральному Собранию Российской Федерации.

СП РФ содействует прозрачности и эффективности расходования бюджетных средств и государственных ресурсов в целом, способствует большей подотчетности органов власти и повышению ориентации их деятельности на реализацию интересов общества.

Описание проекта

Моделирование процессов в системе SILA Union и создание единого окна работы с процессами Счетной платы РФ.

Сроки проекта: старт – июнь 2022 г., запуск – декабрь 2022 г.

География: Счетная палата РФ

Проблематика:

• Разрозненная информация о процессах организации
• Отсутствие прозрачности в проектах оптимизации процессов
• Неинформированность сотрудников о происходящих изменениях 
• Необходимость моделирования процессов

Цели и задачи проекта 

• Собрать и систематизировать информацию о всех процессах организации в едином информационном пространстве
• Предоставить доступ к информационному пространству всем сотрудникам Счетной палаты РФ (далее – СП РФ)
• Предоставить возможность сотрудникам давать обратную связь о процессах
• Предоставить возможность инициировать оптимизацию процессов 
• Предоставить возможность подачи заявки на участие в проекте оптимизации процесса

Реализация проекта

До создания процессного портала инструменты процессного управления внедрялись постепенно и в разных информационных системах. С момента начала цифровой трансформации сотрудники СП РФ научились анализировать процессы, создавать модели процессов, оптимизировать процессы, определять проблемы и формировать предложения по улучшению процессов, подготавливать проекты изменений во внутренние нормативные документы, соответствующие процессному подходу.

Процессный портал позволил объединить все элементы системы процессного управления СП РФ в единый продукт:

Полное моделирование процессов и групп процессов было осуществлено в программном обеспечении SILA Union.

SILA Union – система для создания моделей процессов и групп процессов. В системе указываются порядок действий, атрибуты и используемые в процессах материалы. Посредством гиперссылок на модели процессный портал позволяет по клику открыть необходимую модель процесса в ИСУП SILA.

Внедрение Процессного портала обеспечивает прозрачность работы над изменениями процессов СП РФ, что в свою очередь повышает вовлеченность сотрудников в оптимизацию деятельности СП: они находятся в едином информационном поле всех текущих проектов по оптимизации процессов, могут делиться идеями, которые будут рассмотрены, могут подать заявку на участие в проекте по оптимизации или указать на существующую проблему в процессе в привязке к конкретному шагу процесса или ко всему процессу.

Также Процессный портал позволит ускорить темпы цифровой трансформации за счет наличия прямой коммуникации между владельцем процесса, сотрудниками СП РФ, методологами процессного управления.

Согласно каталогу процессов СП РФ «Повышение операционной эффективности» – является важнейшей группой процессов развития, включающей в себя такие процессы как:

• Ведение каталога процессов Счетной палаты, базы моделей процессов Счетной палаты, подготовка паспортов процессов

• Оптимизация процесса Счетной палаты
• Организация и проведение исследования уровня удовлетворенности качеством внутренних сервисов в Счетной палате
• Сбор и внедрение инициатив из Палаты идей

Процессный портал после запуска затронул все процессы повышения операционной эффективности СП РФ. 

Примеры использования Процессного портала в данных процессах представлены ниже в картах клиентского пути. 

Описание работ

Процесс разработки процессного портала происходил с использованием продуктового подхода. 

1. Анализ рынка, поиск готового решения для создания процессного портала.
2. Сначала были сформированы продуктовые гипотезы будущего продукта. Несколько примеров гипотез:

Если собрать всю информацию о процессах и аналитику в едином портале, владельцы процессов, руководители аппарата СП РФ и департаментов будут принимать более обоснованные управленческие решения.

Если собрать информацию о каждом процессе Счетной палаты в единый портал, сотрудники будут в 2 раза быстрее находить нужную для работы информацию.

3. После этого была проведена серия глубинных интервью с потенциальными пользователями, а также онлайн-анкетирование для всех сотрудников СП РФ.
4. На основании полученной информации составлен бэклог продукта и разработан кликабельный прототип будущего процессного портала.
5. Проведено тестирование прототипа с потенциальными пользователями, и внесены корректировки на основании полученной информации.
6. Разработан MVP продукта, который был протестирован с технической точки зрения и с точки зрения пользовательского опыта.
7. Разработана рабочая версия процессного портала и наполнена контентом.
8. Скриншоты процессного портала:

Запуск Процессного портала с открытым доступом всем сотрудникам СП РФ на внутреннем портале СП РФ.

Внедрена базовая система аналитики посещаемости страниц:

9. Разработаны новые макеты для усовершенствования Процессного портала.

Результаты 

Процессный портал – совершенно новый для госорганов продукт. Существующие на рынке продукты имеют узкую специализацию. 

Например, есть решения для управления проектами оптимизации или для описания архитектуры процессов и основной информации по ней. В госорганах можно встретить решения, которые привязывают функции к нормативной документации. Продукт Счетной палаты РФ инновационен за счет системной оценки всех аспектов процессного управления СП РФ.

Для работы продукта реализована возможность обмена информаций в автоматическом режиме со следующими системами:

• Управление проектами и поручениям СП РФ
• Система управления процессами 
• Электронная почта
• Консультант Плюс
• Модуль «Палата идей»
• Microsoft AD

Продукт формирует уникальную для государственного органа культуру прозрачности и сотрудничества между ответственными за процессы и рядовыми сотрудниками. Каждый сотрудник имеет возможность комментировать процессы, их результаты, подключаться к командам оптимизации и создавать ценность для процессов СП РФ.

Продукт имеет гибкие возможности по изменению структуры и архитектуры на основании обратной связи от сотрудников через систему шаблонов и настраиваемых макросов, что позволять непрерывно развивать продукт.

Реализован 3-х уровневый поиск, что позволяет сотруднику знать все о процессе в режиме онлайн:

1. Поиск по совпадению в названиях процессов/продуктов или по владельцу процессов.
2. Поиск через ассоциативный ряд – через теги.
3. Поиск по любому слову, выражению, во всех карточках процессов и файлах, прикрепленных к ним.

В продукт вшит уникальный опыт процессного офиса Счетной палаты по оптимизации процессов: встроено автоматическое формирование типовых шагов реализации проекта по оптимизации процесса. Процессный портал был запущен на внутреннем портале в декабре 2022 года.

Итоги проекта:

• За это время были заполнены карточки 204 процессов СП РФ 
• Используется 45 лицензий для моделирования процессов
• Прошли обучение 50 сотрудников СП РФ
• Доступ к просмотру имеют все сотрудники СП РФ
• Создано более 100 моделей процессов и групп процессов в системе SILA Union
• Запущено 2 проекта по оптимизации процесса  
• Запущен конкурс по сбору инициатив сотрудников
• Подготовлено 20 паспортов процессов, 5 паспортов на согласовании
• Инициативы в реализации: 26
• Посещаемость около 100 сотрудников
• Рабочие группы (2 группы по 10 человек)

Повысилась управляемость процессами в СП РФ – любой руководитель может посмотреть подробную структуру всех процессов, их схемы, взаимосвязи и другую информацию, чтобы принимать важные стратегические решения.