С учетом появления новых технологий, инструментов и подходов, бизнес-процессы тоже со временем меняются и адаптируются к поставленным целям. Руководство компании чаще делает выбор в пользу улучшения существующих процессов, а не создания абсолютно новых. Изучение данных инициатив позволит понять, с какой целью организации инвестируют в улучшение своих рабочих процессов. Например, внедряя SILA Union, ведущее программное обеспечение для комплексного проектирования, анализа и оптимизации деятельности. Система позволяет планировать переход от текущего состояния к желаемому, анализировать и оценивать эффективность потенциальных изменений, отслеживать влияние трансформации на экосистему, на подразделения, на компанию в целом.

В данной статье мы дадим определение оптимизации бизнес-процессов и рассмотрим шесть основных методов, которыми вы можете воспользоваться.

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это ряд последовательных действий для улучшения функционирования организации в целом с целью достижения намеченных целей. Данный подход позволяет оценить насколько эффективны применяемые организацией процедуры и служат ли они главной цели. Оптимизация бизнес-процессов позволяет компаниям найти слабое звено внутри рабочего процесса и предложить способы наиболее эффективного использования времени и ресурсов. Такой подход помогает обосновать необходимость использования тех или иных процессов и оценить насколько эффективно они применяются.

Почему важно оптимизировать бизнес-процессы?

 Оптимизация бизнес-процессов позволяет:

Максимизировать эффективность текущих процессов. Внедряя способы улучшения текущих процессов, вы можете повысить общую эффективность. Например, вы можете заметить пробелы в процессах и определить, как лучше всего их заполнить, чтобы избежать задержек. Повысить удовлетворенность клиента. При помощи более эффективных процессов вы можете сократить сроки выхода на рынок, повысить продажи и применять лучшие маркетинговые стратегии, что в целом влияет на качество предоставляемых товаров и услуг. Повысить моральных дух сотрудников. Основным преимуществом применения более эффективных процессов является то, что сотрудники получают необходимый набор инструментов и ресурсов для выполнения своих задач. Это безусловно повышает общий настрой и продуктивность внутри команды. Сэкономить время и деньги. Оптимизация бизнес-процессов позволяет существенно сократить временные и материальные затраты, четко определив, что необходимо каждому процессу для выполнения поставленных задач. Создавать новые эффективные процессы. Проанализировав какие изменения необходимо внести в текущие процессы, вы можете создавать и внедрять новые рабочие процессы с учетом полученных знаний.

Какие бизнес-процессы можно оптимизировать?

Ниже приведены два основных вида бизнес-процессов, которые можно улучшить:

Формальные процессы - виды процессов с подробной документацией, которую сотрудники должны соблюдать. Для того чтобы убедиться, что сотрудники выполняют свою работу должным образом, здесь необходимо зафиксировать конкретные шаги, которым должен следовать каждый сотрудник. Неформальные процессы - индивидуальные методы работы той или иной компании. Они могут различаться от сотрудника к сотруднику и понадобятся уникальные критерии для оценки перед улучшения принципов работы.  

Методы оптимизации бизнес-процессов

Рассмотрим основные методы оптимизации бизнес-процессов:

1. Шесть Сигм (Six Sigma) – концепция построения наиболее эффективного управления бизнесом в целом. Данный метод включает анализ текущих процессов с целью выявления тех, которые нуждаются в улучшении. Основная цель данного метода – повышение удовлетворенности клиента, предотвращение продолжительных циклов и дефектов продукции.

Один из подходов в методологии Шести Сигм -  метод DMAIC, согласно которому решение каждой задачи совершенствования процесса или устранения проблем должно пройти через следующие этапы: определение (define), измерение (measure), анализ (analyze), совершенствование (improve) и контроль (control). DMAIC позволит улучшить процессы, сэкономив время и деньги. Для отслеживания результата подхода вам поможет устав проекта или карта процесса.

2. Бережливое производство (Lean tools) – метод постоянного сокращения производственных издержек. Данный подход помогает выявить такие проблемы как перепроизводство, время ожидания, транспортировка, инвентаризация и дефекты производства.

Примером Бережливого Производства может послужить система 5S, которая способна обеспечить безопасность, сократить затраты и повысить эффективность текущих процессов. Вы можете применять методику 5S, сравнивая изображения рабочих мест до и после внедрения новых процессов, заполняя контрольные списки деятельности команды и формы оценки, и разрабатывая принципы поддержания работы офиса.

3. Канбан (Kanban)– это инструмент управления рабочими процессами с использованием доски для визуализации каждого шага в процессе. Каждой задаче соответствует карточка, которая размещается в конкретной категории рабочего процесса. Например, вы можете создать категории для запланированных задач, текущих задач, ожидающих одобрения и завершенных задач. Благодаря данному визуальному инструменту, вы сможете определить возможные задержки в каких-либо процессах или обнаружить пробелы.

4. Метод Кайзен (Kaizen) предполагает улучшение каждого процесса в организации. Отделы управления часто используют данный метод для улучшения бизнес-процессов, повышения производительности труда и реализаций безопасных и эффективных бизнес-функций. Метод Кайзен подразумевает постоянное совершенствование бизнес-процессов там, где это необходимо. Кайзен - концепция вовлечения всех сотрудников организации для внедрения изменений.

При использовании этого метода необходимо составлять отчеты о ситуациях на рабочих местах, которые требуют улучшений, проводить опросы об удовлетворенности персонала и составлять стратегические планы по повышению производительности команды.

5. Теория Ограничений (Theory of Constraints) может показать, какие процессы требуют пересмотра, руководствуясь конкретным перечнем шагов для оценки каждого процесса в организации. Подход теории основан на выявлении ограничений, путем создания единого стандарта для улучшения всех процессов. Процесс внедрения Теории ограничений включает: выявление ограничений, поиск решений, решение проблемы, повтор при необходимости.

6. Тотальное управление качеством (Total quality management, TQM). Стратегия выявляет процессы, требующие оптимизации, уделяя особое внимание уровню удовлетворенности клиентов. Наиболее эффективно применяется для улучшения тех процессов, которые помогают достигать целей продаж и поддерживать клиентов с запросами.

Ключевым элементом Тотального управления качеством является взаимодействие, так как именно сотрудники решают, какие процессы требуют оптимизации. Таким образом, создается общее понимание стандартов качества и процедур взаимодействия сотрудников и клиентов. Помимо прочего, данный метод поощряет совместную работу над поиском креативных решений для достижения общих целей.

Достичь лучшей оптимизации бизнес-процессов помогает SILA Union, универсальная российская система, с помощью которой решаются задачи повышения эффективности структур, их конкурентоспособности и производительности. Система имеет современный интерфейс, гибкие возможности расширения функционала, настраиваемую методологию, богатый функционал импорта/экспорта данных, полнофункциональный API, поддержку государственных стандартов безопасности данных. Поддерживает 200+ типов моделей для описания любых аспектов бизнеса, все популярные нотации и фреймворки, а также возможность кастомизации методологии.

Экономический эффект от оптимизации деятельности на ПО SILA Union:

- На 90% увеличивается прозрачность бизнеса

- На 60% в среднем возрастает эффективность процессов

- Более 7 часов в неделю экономят продуктовые команды

- На 80% сокращаются затраты на актуализацию нормативной документации

- На 40% сокращается вероятность рисков

- Организационная структура становится оптимальнее на 35%

- На 25% сокращаются издержки на содержание ИТ-архитектуры

 

Оптимизировать деятельность своей компании сегодня, за подробной консультацией пишите на sales@silaunion.ru