Бизнес-процессы - это строительные блоки любого бизнеса. Независимо от того, занимается компания производством продуктов или оказанием услуг, бизнес-процессы определяют эффективность всей деятельности предприятия. Для достижения бесперебойных и упорядоченных бизнес-процессов необходимо регулярно проводить мониторинг и оптимизацию.

В этой статье мы детально рассмотрим мониторинг бизнес-процессов, как он устроен, в чем его преимущества и проблемы, дадим советы при внедрении. Также в этом материале мы расскажем про роль ключевых показателей эффективности для результативного мониторинга бизнес-процессов.

Что такое мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов - это непрерывный анализ и обзор того, как работают процессы для измерения производительности, поиска проблем и определения возможностей для улучшения. Регулярно отслеживая процесс, вы можете выявить неэффективность и быстро обнаружить проблемы до того, как они вызовут сбои в бизнесе. Мониторинг бизнес-процессов обычно осуществляется с помощью программного обеспечения для управления бизнес-процессами SILA Union. 

Как работает мониторинг процесса?

Мониторинг бизнес-процессов использует данные, полученные в ходе деятельности процесса, наряду с заранее определенными ключевыми показателями эффективности (KPI) процесса. Типичный проект будет включать в себя определение процесса, установку показателей производительности, сбор и анализ данных, обзор результатов, внедрение изменений и постоянный мониторинг.

4 шага для мониторинга бизнес-процесса:

Определите процесс и ключевые показатели эффективности. Выявите процесс, который будет контролироваться, а также входные данные, результаты и связанные с этим шаги. Затем установите метрики для измерения его производительности, такие как время цикла, частота ошибок, пропускная способность и другие ключевые показатели эффективности. Мониторинг и анализ. Наблюдайте за процессом сбора и анализа данных о производительности с помощью инструментов, включая программное обеспечение для интеллектуального анализа процессов и ручное наблюдение. Найдите и исправьте проблемы. Основываясь на идеях, полученных в результате анализа данных, примите корректирующие меры для решения проблем. Это может включать в себя редизайн процессов, обучение или автоматизация процессов. Постоянное совершенствование. Постоянно отслеживайте процесс с течением времени, чтобы убедиться, что он работает исправно, и выявляйте любые новые области для изменения и роста.

Преимущества и примеры мониторинга бизнес-процессов

Управление бизнес-процессами включает в себя координацию людей, систем и данных в рабочих процессах. И мониторинг процессов находится в центре всего этого. Внося небольшие и итеративные изменения в процессы, вы улучшите операции, сократите расходы, повысите качество обслуживания клиентов и простимулируете внедрение инноваций.

Повышение эффективности

Выявление узких мест и неэффективности процессов помогает оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность. Например, финансовое учреждение может контролировать процесс утверждения кредита для выявления и устранения задержек, сокращения времени обработки и повышения удовлетворенности клиентов.

Улучшенное качество продукции или услуг

Устранение ошибок и неэффективных операций может улучшить качество процессов, а следовательно, продуктов и услуг для клиентов. Например, страховая компания может контролировать обработку своих претензий для выявления и исправления ошибок. Мониторинг обеспечит меньшее количество отклоненных претензий, повышение удовлетворенности и лояльности клиентов, а также снижение затрат на доработку и жалобы клиентов.

Лучшее управление рисками

Упреждающее выявление потенциальных рисков и уязвимостей снижает вероятность сбоев в работе компании. Например, госучреждения могут контролировать процесс закупок для обеспечения соблюдения правил и снижения риска мошенничества.

Повышенная гибкость

Постоянный мониторинг бизнес-процессов позволяет быстрее реагировать на меняющиеся условия рынка и потребности клиентов. Например, медико-биологические компании могут контролировать процесс разработки лекарств для выявления потенциальных задержек и изменений в правилах и нормативных требованиях, что приведет к повышению конкурентоспособности и более быстрому выходу на рынок новых продуктов.

Экономия средств

Оптимизация процессов может снизить затраты, связанные с ошибками, неэффективностью и доработкой. Например, розничный продавец может использовать мониторинг процессов для оптимизации своей цепочки поставок и снижения затрат, связанных с управлением запасами и логистикой, что приведет к значительной экономии средств за счет сокращения отходов и повышения производительности.

Мониторинг процессов и ключевые показатели эффективности (KPI)

Организациям, придерживающихся процессного подхода управления, на основе мониторинга процессов необходимо оценивать их результативность. Определение правильных метрик оценки процессов обеспечивает постоянное операционное совершенствование и принятие правильных решений.

У каждого процесса есть цель, вытекающая из общих целей организации, и управление процессами направлено на их достижение. Важно, чтобы они были согласованы со стратегией компании и требованиями/ожиданиями клиентов. Цели процесса должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными во времени.

Мониторинг процессов осуществляется на основе ключевых показателей эффективности (KPI). Эффективность процесса указывает на степень реализации запланированных мероприятий и достижения намеченных результатов. Например, для процесса выпуска товаров мерой эффективности может быть отношение количества брака к общему количеству товаров. Эффективность процессов управления измеряется в соответствии с целями, которых организация намерена достичь в результате принятых решений.

Общими ключевыми показателями эффективности процессов являются:

Качество – соответствие требованиям и ожиданиям внутренних и внешних заказчиков.

Рентабельность определяется отношением полученной прибыли к вложенным средствам.

Производительность определяется отношением количества произведенной продукции к количеству ресурсов, затраченных для производства продукта или услуги.

Удовлетворенность сотрудников – оценка сотрудниками условий труда и состояния рабочего места, справедливого вознаграждение за труд, руководства организацией, профессионального роста и карьеры и т.д.

Инновация – способность организации создавать новые, более эффективные и функциональные продукты или услуги.

Как определить показатели для процесса?

При определении показателей эффективности процесса необходимо учитывать следующих 2 момента:

Атрибуты процесс. Эти атрибуты представляют собой ориентиры для улучшения процесса; Цели процесса. Цели, которые согласуются с общими целями организации.

Различными типами индикаторов являются: 

ключевые показатели результативности (KRI), которые измеряют степень достижения запланированных результатов / целей;  ключевые показатели эффективности (KPI), которые измеряют степень достижения целей или оптимальности процесса – результативность и эффективность; показатели эффективности (PI), которые измеряют конкретную область процесса.

Достаточно ли просто установить показатели процесса?

Основной целью мониторинга бизнес-процессов является обеспечение прозрачности процесса на основе ключевых показателей эффективности. Показатели процесса позволяют организациям:

Получать обратную связь о предпринятых действиях; Принимать решения, основанные на фактах; Сохранять объективность в принятии решений; Привлечь ответственных лиц для достижения результатов.

Показатели эффективности процесса позволяют сформировать требования к процессу. Ответственные за процесс на основе этих показателей должны принимать обоснованные решения и улучшать процесс для достижения поставленных целей. Мониторинг процессов без дальнейшей оптимизации приведет к необоснованным тратам ресурсов и времени.

Проблемы мониторинга бизнес-процессов

Внедрение мониторинга бизнес-процессов может быть сопряжено с определенными трудностями. Вот некоторые распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться организации:

Ограниченное качество и недоступность данных: Неадекватные или некачественные данные могут препятствовать эффективности усилий по мониторингу. Неточные или неполные данные могут привести к неверному пониманию и ненадежным показателям производительности. Сопротивление изменениям: Сотрудники и заинтересованные стороны могут сопротивляться внедрению новых процессов и технологий мониторинга. Чтобы преодолеть сопротивление изменениям, потребуется эффективная коммуникация – обучение и подчеркивание преимуществ мониторинга для отдельных лиц и организации в целом. Сложность процессов и рост компании: Организации со сложными бизнес-процессами и ростом масштаба деятельности могут столкнуться с трудностями при внедрении систем мониторинга, которые будут собирать все соответствующие данные и предоставлять значимую информацию. Инструмент для мониторинга должен быть масштабируемым при расширении отделов или бизнес-единиц. Отсутствие изменений на основании мониторинга: Мониторинг не должен ограничиваться выявлением проблем, он также должен охватывать стимулирование непрерывного совершенствования. Поддержание культуры совершенствования и эффективное внедрение изменений, основанных на результатах мониторинга, могут оказаться непростой задачей.

Решая эти проблемы с помощью соответствующих стратегий и передовых практик, организации могут преодолевать препятствия и использовать мониторинг бизнес-процессов в полной мере.

Советы по успешному мониторингу бизнес-процессов 

Поставьте перед собой четкую конечную цель 

Прежде чем приступить к мониторингу бизнес-процессов, убедитесь, что вам ясно, чего вы хотите достичь. Возможно, вы управляете интернет-магазином и хотите избежать нехватки определенного товара в разгар сезона.

Цель “Поддержка групп дистрибуции в новогодний период” - расплывчатая и недостаточно точная. Необходимо поставить более конкретную цель, например, “Автоматизация процесса заказа iPhone 14 в новогодний период”, чтобы обеспечить бесперебойную работу процесса.

Сравните процессы с ключевыми показателями эффективности

Установка KPI (ключевых показателей эффективности) поможет понять, какие цели достигаются, и выявить любые проблемы в процессе. 

Ключевые показатели эффективности, установленные на этапе внедрения, могут быть использованы сотрудниками для разработки личных целей. Установление как долгосрочных, так и краткосрочных ключевых показателей эффективности помогает сотрудникам отслеживать прогресс, получать информацию и вносить улучшения. Помните, что важно использовать количественные и качественные ключевые показатели эффективности для получения сбалансированной информации. 

Извлекайте максимум пользы из своих инструментов мониторинга  

Хороший инструмент управления бизнес-процессами, в котором вы осуществляете мониторинг процессов, поможет вам проанализировать их и выявить скрытые возможности, предотвратить узкие места. Эффективный мониторинг процессов требует использования отличной системы мониторинга и тщательного наблюдения, планирования и отчетности со стороны участников процесса. 

Выводы

Бизнес-процессы - это основа любой организации. Для поддержания работоспособности процессов требуется система мониторинга процессов на основе ключевых показателей эффективности и результатов. Так вы сможете выявлять и устранять потенциальные узкие места, обнаруживать участки с ручной работой, обеспечите бесперебойную работу ваших процессов. Осуществляя постоянный систематический мониторинг, вы будете уверены, что процесс идет в соответствии с графиком, а результаты соответствуют общей организационной цели.

Процессы могут быть стандартизированы и оптимизированы в системе управления бизнес-процессами SILA Union. В единой информационной среде SILA Union пользователи могут моделировать процессы, использовать встроенные инструменты анализа для дальнейшей оптимизации процесса. После того, как оптимизация произведена, пользователи системы могут отслеживать и измерять ее на основе ключевых показателей эффективности. В результате улучшаются коммуникация и совместная работа, сокращаются  узкие места, увеличивается производительность.

Чтобы изучить все возможности и богатый функционал SILA Union, свяжитесь с нами для консультации – напишите на sales@silaunion.ru.