Цифровой мир все глубже проникает во все отрасли и сферы деятельности: энергетика, промышленность, финансовый сектор, образование, производство, продажи, логистика - цифровизация повсюду. Компании, которые сталкиваются с новыми вызовами цифровой трансформации и воспринимают перемены как возможность, будут держать руку на пульсе и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе. Чтобы выделиться на фоне конкурентов и успешно внедрять новые бизнес-модели, необходимо оптимизировать существующие бизнес-процессы и автоматизировать их там, где это необходимо. Элементарная основа для этого: Управление бизнес-процессами (сокращенно BPM). В данной статье мы расскажем, как вы можете использовать управление бизнес-процессами, чтобы вывести компанию из аналогового рабочего мира к полной цифровизации.

BPM включает проектирование, выполнение, управление и оптимизацию бизнес-процессов, которые формируют ядро вашей компании. Процессы должны быть выстроены оптимально, чтобы вы могли достичь поставленных корпоративных целей. Цифровой взгляд на операции позволяет постоянно пересматривать и совершенствовать структуры и процессы, выявлять новые потенциальные возможности бизнеса и наилучшим образом удовлетворять потребности клиентов. Таким образом, бизнес-процессы формируют основу цифровой трансформации и вносят значительный вклад в достижение корпоративных целей и успешное внедрение технологий.

Мы определили следующие 7 шагов, которые помогут осуществить переход к цифровизации:

Определите уровень цифровой зрелости Зафиксируйте статус процессного ландшафта “как есть” Оцифруйте процессы и документы Интегрируйте цифровую бизнес-модель в существующую ИТ-среду Проведите специальное обучение для сотрудников Автоматизируйте рабочие процессы Усовершенствуйте реальные бизнес-процессы с помощью Process Mining

7 шагов к цели

ШАГ 1: ОПРЕДЕЛИТЕ УРОВЕНЬ ЦИФРОВОЙ ЗРЕЛОСТИ

Многие организации имеют лишь ограниченное понимание сквозных бизнес-процессов, а если и имеют, то этими знаниями внутри организации обладают лишь отдельные сотрудники. Однако это важно для компаний, которые хотят успешно конкурировать на рынке. Определить преимущество можно с помощью моделей оценки существующих возможностей и выявления потенциальных точек для улучшения.

Модели зрелости помогают организациям структурировано оценивать свои текущие возможности для внедрения изменений и улучшений. Такие прототипы  используются для определения технологического уровня целых компаний или отдельных подразделений. Более высокая цифровая зрелость сопровождается широким применением автоматизации и определяет корреляцию между уровнем цифровизации и гибкостью. 

Чтобы иметь возможность принимать качественные решения в контексте цифровой трансформации, все текущие бизнес-процессы должны быть определены и описаны. В рамках оценки цифровой зрелости следует, в частности, изучить аспекты стратегии, клиентов, продуктов/услуг, организации, технологии процессов. Поскольку BPM формирует основу для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, основное внимание необходимо уделить анализу процессов. Рекомендуется использовать модель зрелости BPM, с помощью которой можно определить уровень зрелости процессов и сформировать рекомендации для дальнейших действий. 

Зрелый процесс полностью описан и определен, измерим, контролируем и имеет возможности для постоянного совершенствования. Чтобы оценить уровень зрелости процесса и понять, как его можно оптимизировать с помощью качественных показателей и обратной связи, эксперты используют подробные анкеты. Это  персональные вопросы, которые уточняются во время интервью с высшим руководством, владельцами процессов или разработчиками моделей процессов.

При анализе процессов вопросы следует задавать по основным областям реализации: технологии, данные, качество и организация. Ниже представлены критерии, которые необходимо уточнить по каждому процессу, чтобы сделать обоснованные выводы об уровне зрелости.

Критерии анализа процессов

Технологии 

Вся входящая информация для процесса полностью оцифрована. Вся исходящая информация для процесса полностью оцифрована. Программное решение используется для полного моделирования и анализа бизнес-процесса. Бизнес-процесс полностью автоматизирован с помощью программного решения.

Качество:

Процесс полностью документирован с использованием стандартов (например, BPMN, EPC или UML). Процесс полностью описан с использованием стандартов. Статус рабочего процесса в режиме реального времени могут отследить все участники.  Стабильность технологических потоков обеспечивается даже при пиковых нагрузках. В процесс включены обязательный этап контроля и регулярный аудит для обеспечения соответствия нормативным требованиям (внутренним). Процесс полностью удовлетворяет нормативным требованиям (внешним) по защите данных и информационной безопасности.

Данные:

Данные о процессе собираются полностью автоматически. Данные процесса полностью архивируются в цифровом виде. Предоставление данных для внутренних целей является полностью цифровым. Визуальное представление данных структурировано и удобно для пользователя. Данные могут быть полностью доступны через интерфейс для внешнего использования другими приложениями. Данные всегда являются основой для улучшения бизнес-процесса.

Организация:

В компании существует четко определенная стратегия цифровизации. Стратегия цифровизации полностью реализована в процессах. Для успешной разработки процесса в компании развиваются цифровые компетенции (внутренние или внешние). Сотрудники, вовлеченные в процесс, обладают квалификацией, необходимой для успешного выполнения процесса. В организации приняты эффективные меры для содействия принятию цифровых процессов. Те, кто вовлечен в процесс, полностью приветствуют цифровизацию рассматриваемого процесса.

ШАГ 2: ЗАФИКСИРУЙТЕ ПРОЦЕССЫ “КАК ЕСТЬ” (“AS IS”)

После того как исходная ситуация и статусы бизнес-процессов “как есть” были оценены с помощью модели зрелости BPM, следующим шагом является более тщательное изучение процессов. Триггеров для цифровизации может быть много: конкретная проблема внутри организации, улучшение клиентского опыта, повышение производительности или увеличение прибыли. В любом случае, внедрение цифровых технологий в организации всегда начинается с карты процессов - процессного ландшафта.

Карта процессов наглядно показывает весь процесс от начала до конца в виде понятных графических символов: подробно демонстрирует связи и следствия, отображает события, ведущие к конечному результату. 

В отличие от функционального подхода процессный ландшафт позволяет визуализировать устройство и течение процесса, регистрировать отделы, а также вовлеченных сотрудников и легче выявлять возможные узкие места или неисправности. Есть и другие преимущества для всех заинтересованных сторон:

1. Управление

Повышение прозрачности и улучшение коммуникации между всеми заинтересованными сторонами. Реализация целенаправленного внедрения улучшений процессов для адаптации процессов к изменениям рынка, новым целям и т.д. Отказ от „изолированного мышления“ в пользу общего обзора процесса.

2. Руководители

Четкое определение и разграничение обязанностей. Совершенствование оперативного управления по всей компании.

3. Сотрудники

Четкое определение обязанностей и подотчетности. Лучшее понимание технологических потоков. Активное участие в проектировании и оптимизации процессов, что повышает качество процессов и, следовательно, соответствие требованиям.

4. Внешние заинтересованные стороны

Более высокая удовлетворенность клиентов за счет повышения клиентоориентированности. Улучшенное качество обслуживания. Ускоренная оперативность реагирования на непредвиденные события.

ШАГ 3: ОЦИФРОВКА ПРОЦЕССОВ И ДОКУМЕНТОВ

Чтобы процессы стали основой для будущей цифровой трансформации в компании, они должны соответствовать ряду требований:

1. Цифровой формат

Ваши процессы должны быть отображены в цифровом виде, а не только на бумаге. Таким образом, вы избежите потери информации.

2. Популярные нотации

В последние годы были разработаны различные нотации моделирования, которые следуют международно признанным правилам. Наиболее часто используемыми обозначениями являются BPMN 2.0, VAD, Archimate и EPC. Их использование облегчает общее понимание объектов, представленных в процессе, для всех участников процесса.

3. Программное обеспечение с возможностью работы с документацией

Современные решения BPM могут не только моделировать процессы, но и позволяют связать их с документацией. 

Каждая компания сталкивается с большим количеством документов и знает, как трудно управлять их количеством и разнообразием. Поэтому многие организации используют системы управления документооборотом. Однако следствием этого является то, что документы централизованы, но отделены от связанных бизнес-процессов. Правильное программное обеспечение, например, как SILA Union, позволяет системно и структурно описать всю документацию компании, создать иерархические справочники по утвержденным документам, а сами документы связать в системе с бизнес-процессами.

ШАГ 4: ИНТЕГРАЦИЯ ЦИФРОВОЙ БИЗНЕС-МОДЕЛИ В СУЩЕСТВУЮЩУЮ ИТ-СРЕДУ

Большинство компаний не внедряет цифровизацию с нуля. Обычно организации уже используются инструменты, такие как ERP, CRM или системы управления документами (СЭД) на ежедневной основе. Эти системы были реализованы для решения конкретных проблем определенных отделов, и их внедрение обычно не распространяется на всю организацию. 

Поэтому желательно выбрать инструмент, который учитывает потребности каждого и тем самым отказаться от непрактичных изолированных решений. Внедрение правильного программного обеспечения BPM позволяет интегрировать существующие ИТ-системы и совместить их в едином инструменте. Это снижает сложность программных решений, затраты на техническое обслуживание и повышает гибкость всей компании. Комплексное решение для управления процессами позволяет удовлетворить интересы всех отделов и объединить ИТ-среду в долгосрочной перспективе.

ШАГ 5: ПРОВЕДИТЕ ОБУЧЕНИЕ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Конечно, внедрение правильного программного обеспечения имеет решающее значение для цифровой трансформации. Как только инструмент выбран, следующая задача состоит в том, чтобы вовлечь всех сотрудников и добиться базового понимания того, как работать с этим программным обеспечением. Желательно провести специальные тренинги для сотрудников, чтобы ознакомить их с этим инструментом. 

Идеально выбрать решение BPM, которое не только предоставляет программное обеспечение, но и предлагает консультационные услуги. Целенаправленное обучение будет способствовать цифровой трансформации компании в целом и в то же время создаст оптимальную основу для успешной реализации проектов в среде BPM.

ШАГ 6: ИНТЕГРАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА И АВТОМАТИЗАЦИЯ

Как только процесс моделирования завершен, переходим к следующему шагу: автоматизация процессов. Обратите внимание на следующие рекомендации:

1. Оптимизация процесса перед автоматизацией

Чаще всего автоматизация процессов преподносится как решение всех проблем. Предполагается, что это позволит достичь краткосрочной рентабельности инвестиций, снижения затрат, перераспределения ресурсов и повышения удовлетворенности клиентов. И это происходит при определенном условии: процессы должны быть заранее оптимизированы. Решение BPM должно включать в себя возможность моделирования и оптимизации процессов. Эффективность процесса и узкие места должны быть определены до того, как он будет автоматизирован.

На базе оценки процессов при оптимизации вы можете создавать полезные чек-листы, которые можно использовать в долгосрочной перспективе для контроля качества.

2. Не все процессы должны или могут быть автоматизированы

Не все процессы могут быть автоматизированы - понимание этого определяет успех или неудачу цифровизации.

Необходимо различать сложные процессы, которые могут быть полностью автоматизированы с помощью программирования, и простые технологические потоки, которые могут быть оцифрованы без кода. Здесь используются так называемые приложения no-code, которые позволяют сотрудникам создавать свои собственные цифровые рабочие процессы без привлечения программистов.

Типичные сценарии для применения автоматизации:

Планирование мероприятий Процесс непрерывного совершенствования Процессы утверждения и выпуска Процесс закупок  Выставление счетов Обработка заказов Управление логистикой

ШАГ 7: ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ С ПОМОЩЬЮ PROCESS MINING

Еще одна ключевая передовая технология, оказавшая сильное влияние на рынок BPM в последние годы, – Process Mining. 

Process Mining зарекомендовал себя как метод оптимизации процессов, основанный на реальных данных, а не на предположениях, как это было раньше. Он выполняет анализ процессов в компании в режиме реального времени, показывает текущие процессы и сравнивает их с моделируемыми идеальными процессами. Это позволяет легко обнаруживать узкие места, избыточность, и немедленно вносить изменения и улучшения. Оптимизация, на определение и внедрение которой раньше уходили месяцы, теперь может быть реализована в кратчайшие сроки.

Также технология Process Mining обладает следующими преимуществами: проверка соответствия требованиям и мониторинг мер по их соблюдению, внедрение средств контроля и создание симуляций. Полностью интегрированный инструмент анализа процессов должен охватывать все это, чтобы успешно управлять оптимизацией процессов в компании.

Process Mining наиболее часто используется в областях:

Управление изменениями Управление ИТ-сервисами  Управление аудитом Человеческие ресурсы Управление логистикой Управление данными  Сервис и техническое обслуживание Бухгалтерский учет Управление продуктом  Обслуживание клиентов Закупки

Заключение

Цифровое управление бизнес-процессами и внедрение непрерывного совершенствования создает важную основу для организационного развития компании. В долгосрочной перспективе использование процессного управления означает, что вы сможете эффективнее управлять растущей сложностью процессов в компании и при необходимости оптимальнее вносить корректировки. Комплексное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, используемое в компании, станет идеальным инструментом для централизованного внедрения цифровой трансформации с помощью процессно-ориентированных методов управления. 

Платформа для цифровизации бизнеса SILA Union не только включает в себя возможность моделирования процессов, но и анализ и совершенствование бизнес-процессов. SILA Union - это комплекс решений для поддержки проектов по цифровизации, оптимизации бизнеса, управления изменениями в компании. Благодаря широкому функционалу SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах.

Для того,  чтобы цифровая трансформация процессов была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующие изменений, и подобрать правильное решение, рассчитать эффективность каждого варианта. В SILA Union для целей проведения анализа моделей и данных доступны различные инструменты: имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, построение графов и другое. С помощью генерации документов есть возможность автоматизировать генерацию всех ключевых документов компании – регламенты, положения, должностные инструкции и любых других отчётов и документов. 

Каждая компания обладает своими уникальными процессами. SILA Union поможет вам начать цифровизацию бизнеса с учетом ваших потребностей - отправьте запрос на почту sales@silaunion.ru и получите бесплатную консультацию.