СМК (система менеджмента качества) представляет собой комплексный набор политик, процедур, документов и методов, который компания внедряет и использует для обеспечения соответствия своих бизнес-процессов, продуктов и услуг требованиям конечных заказчиков и законодательства. Иными словами, СМК – совокупность процессов организации, целью которых является последовательное повышение качества по всей цепочке создания стоимости продукции и услуг, предоставляемых клиентам и другим заинтересованным лицам.

Необходимость разработки, внедрения и последующей сертификации СМК уже не вызывает сомнений, и в этой статье мы рассмотрим, зачем используется процессный подход в проектировании СМК и какие возможности имеет SILA Union.

Зачем выстраивать СМК? 

Системе менеджмента качества уделяется все больше внимания в последнее время, поскольку она перестает быть просто дополнением к общей системе управления, а становится ключевой политикой планирования изменений, обеспечения соответствия требований заказчиков, повышения качества продукции и переходу к цифровой трансформации.  

Предпосылки внедрения СМК: с чего начинается СМК?

Существует несколько основных причин, по которым организации принимают решение о внедрении системы менеджмента качества (СМК):

1. Трудности в управлении широко диверсифицированных компаний, разнообразие продуктового портфеля, различные ресурсные возможности и др. СМК позволяет использовать комплексный подход к управлению, направленный на решение конкретных задач и достижение максимальной эффективности процессов и качества продукции.  

2. Создание основы для постоянного улучшения. СМК способствует формированию культуры непрерывного улучшения процессов и результатов работы организации.

3. Повышение эффективности бизнес-процессов. СМК помогает оптимизировать процессы в организации, уменьшая издержки, сокращая время выполнения задач и повышая общую эффективность работы.

4. Использование различных подходов к управлению и их недостаточная адаптивность к быстро меняющимся условиям внешней среды. СМК позволяет эффективно использовать все имеющиеся ресурсы, объединить текущие методологии управления, чтобы достигать запланированных результатов и оперативно реагировать на появление новых технологий, требований к цифровизации, запросы рынка и т. д.

5. Улучшение качества продукции или услуг. Одной из основных целей внедрения СМК является повышение качества продукции или услуг, что способствует удовлетворенности клиентов и улучшению репутации компании.

6. Соответствие стандартам и требованиям. Внедрение СМК позволяет организации соответствовать международным стандартам качества, таким как ISO 9001, что может быть важным для конкурентоспособности на рынке.

7. Управление рисками. СМК помогает идентифицировать риски и управлять ими.

Эти причины в разной степени могут быть актуальны для различных организаций в зависимости от их целей, отрасли, размера и других факторов.

Как процессный подход помогает выстроить СМК?

Ключевое требование стандарта ISO 9001:2001 – выявление необходимых для СМК процессов (как управленческих, так и обеспечивающих ресурсы и производство продуктов и услуг) и их исполнение, включая: 

 - определение последовательности и взаимосвязей между процессами;

 - определение показателей эффективности и достижение необходимых критериев качества процессов;

 - обеспечение процессов ресурсами и информацией для их выполнения;

 - мониторинг, измерение и анализ процессов;

 - непрерывное совершенствование процессов.

Таким образом, главное условие для реализации проектов внедрения СМК в компании – использование процессного подхода к управлению: идентификация процессов, выстраивание их взаимосвязей и исполнение. Чтобы организация эффективно функционировала и повышала удовлетворенность конечных потребителей, она должна определять и управлять как отдельными процессами, так и всей системой процессов.

Только процессный подход сможет обеспечить комплексное описание всех процессов компании и их всеобъемлющий менеджмент. Это позволит совершенствовать процессы организации, повышая качество конечной продукции и, следовательно, конкурентоспособность бизнеса. Исполнение требований и стандартов о проектировании СМК в виде взаимосвязанных процессов позволит обеспечить прозрачность деятельности компании, осуществлять необходимые измерения и подтверждать стабильность качества продукции и услуг. 

Построение СМК на базе платформы SILA Union

Каждая компания самостоятельно определяет способы, с помощью которых она будет внедрять СМК – это может быть ручная разработка регламентирующих документов, графическое описание процессов в MS Visio и др. инструментах. Однако большой объем информации не позволяет в полной мере обеспечить предсказуемый результат работ, поддерживать документацию в актуальном состоянии и автоматизировать процесс внесения изменения.

Для представления организации как объекта управления со взаимосвязанными процессами и осуществления полного цикла управления требованиями к продукции в единой цифровой среде используется платформа SILA Union. В SILA Union проектируется бизнес-архитектура компании, на базе которой разрабатывается и  подготавливается к сертификации система управления в соответствии с требованиями стандартов ISO. 

 - Архитектура СМК в SILA Union закрывает все требования международного стандарта ISO к СМК: 

 - Подготовка и понимание требований и соответствие им;

 - Рассмотрение бизнес-процессов с точки зрения добавленной ценности;

 - Оценка результатов выполнения процессов, их эффективности;

 - Постоянное измерение процессов и их непрерывное улучшение на основе данных мониторинга.

SILA Union позволяет реализовать описание и моделирование большого массива данных в области целей и стратегий, процессов, продуктов, сотрудников, показателей эффективности, рисков и пр. в единой цифровой среде. Деятельность компании становится прозрачной и понятной всем сотрудникам, появляются возможности для корректного анализа, поиска узких мест, внедрения улучшений и разработки эффективных управленческих решений.

Возможности SILA Union для проектирования СМК

На текущий момент SILA Union имеет наиболее продвинутые возможности для разработки, внедрения и подготовки к сертификации системы управления в соответствии с требованиями ISO.

В единой цифровой среде пользователи могут:

1. Разработать необходимые элементы управления организацией – миссию, стратегии, цели, принципы, политики и процедуры управления, орг. структуру с указанием ответственных и их полномочий, различные регламенты и положения.

2. Идентифицировать и описать бизнес-процессы в любой приемлемой форме (карты бизнес-процессов, блок-схемы и т.д.). SILA Union – единое хранилище моделей, объектов и атрибутов бизнес- и ИТ-архитектуры. Пользователи могут:

Проектировать последовательность и взаимодействие процессов;

Определить необходимые ресурсы для их выполнения, ответственных и пр.

3. Разработать цели в области качества. SILA Union позволяет проектировать дерево целей и показателей, сопровождая стратегическое управление.

4. Разработать документацию СМК. Возможности автоматической генерации необходимой документации: регламенты, положения, должностные инструкции, руководства и т.д.

Нормативная документация генерируется в SILA Union в виде файлов (WORD, EXCEL, PDF, HTML) и/или в виде Wiki-страниц с доступом онлайн.

5. Определять ключевые показатели эффективности процессов. Разработка показателей, выделение ответственных, связь с бизнес-процессами и сбор фактических значений.

6. Анализировать процессы, находить узкие места и вносить изменения. Широкие возможности для анализа – анализ несоответствий, причин возникновений, их последствий. Расчет показателей, анализ динамики.

7. Идентифицировать риски и мероприятия по их устранению. Выстраивать связи бизнес-процессов с рисками, моделировать контрольные процедуры.

8. Управлять изменениями. Сопровождение проектов по трансформации, оптимизация и совершенствование процессов, проектирование ИТ-решений.

Очень важно, что сотрудники являются полноценными участниками проекта внедрения СМК – все сотрудники имеют доступ к документам и необходимым данным, могут комментировать модели и предлагать улучшения.

Заключение

Внедрение СМК предполагает использование процессного подхода и описание процессов компании и связей процессов. Это позволяет составить полную картину того, как функционирует организация, и как повысить качество процессов для дальнейшего повышения качества продукции и услуг. 

SILA Union позволяет всеобъемлюще описать бизнес-процессы организации во взаимосвязи с миссией, целями и стратегии компании, продуктами, орг. структурой и ролями, критериями эффективности и рисками. В результате появляются возможности для дальнейшего анализа и выявления “узких мест”, внесения улучшений в процесс и повышения его качества. Применение SILA Union для разработки, внедрения и поддержки СМК повышает общую эффективность и конкурентоспособность компании, предвосхищает требования заказчиков и конечных клиентов.