Хорошо реализованная методология управления бизнес-процессами может сильно повлиять на работу вашей организации. Положительный эффект от внедрения BPM может выражаться в повышении прибыли и производительности, а также общего уровня удовлетворенности клиентов и сотрудников. Преимущества очевидны, однако, чтобы их получить, нужно убедиться, что в вашей компании соблюдается последовательность шагов внедрения системы по управлению бизнес-процессами.

В этой статье мы подготовили чек-лист, в котором представили порядок действий по внедрению BPM. Следуя инструкции, вы можете быть уверены, что на используемом программном обеспечении для управления архитектурой предприятия процессы вашей компании работают с полной отдачей.

Кому и для чего полезен чек-лист по внедрению BPM

Основная задача экспертов по процессам - внедрение системы управления бизнес-процессами (BPM). Чтобы проект не затянулся и руководство не начало беспокоиться, специалисты по внедрению должны предложить оптимальный вариант реализации по срокам и качеству, удовлетворяющий все заинтересованные стороны.

Эффективное внедрение BPM требует вдумчивого подхода и усилий. Попытка ускорить процесс приведет к низкому уровню качества проекта, неэффективности и общему хаосу. Поспешное внедрение процессного управления может привести к задержке проектов, нарушению работы существующих информационных систем и трате ресурсов вашей компании.

Чек-лист внедрения управления бизнес-процессами

Ниже представлен контрольный список внедрения системы управления корпоративными процессами, состоящий из 10 пунктов:

1. Разумно выбирайте платформу BPM

Прежде чем приступить к проектированию процессов, убедитесь, что вы выбрали подходящее под запросы вашей компании программное обеспечение для управления бизнес-процессами. На рынке представлено большое количество платформ BPM и инструментов автоматизации, которые заявляют функции от автоматической совместной работы до исправления нарушенных процессов. Убедитесь, что выбранный инструмент обладает всеми наиболее важными функциями BPM.

Ранее мы уже размещали большой материал, посвященный обзору ключевых функций ПО для эффективного управления бизнес-процессами. Вы можете ознакомиться с ним здесь. 

Также учитывайте специализацию: некоторые инструменты BPM предназначены для предоставления возможностей разработки приложений, в то время как другие созданы для отображения и отслеживания процессов. Ищите решение, которым смогут пользоваться все члены команды, включая нетехнических пользователей. Выбор программного обеспечения с удобным интерфейсом может избавить вас от необходимости привлекать дорогостоящих консультантов для устранения проблем интеграции и эксплуатации.

2. Выберите процесс для тестирования

Даже если у вас есть объективная необходимость оптимизировать объемный процесс, наносящий наибольший ущерб и содержащий ошибки, начните с малого. Выберите процесс, которым намного легче управлять и существенно ниже риски.

Пока ваши команды не освоят инструмент BPM, воздержитесь от его внедрения в критически важных процессах. Сначала протестируйте его на небольших процессах, таких как заказы на покупку, возмещение расходов на проезд или других легко управляемых процессах. Как только владельцы процессов уверенно освоят инструмент BPM и смогут лучше контролировать процессы, постепенно расширяйте и включайте более крупные проекты.

3. Определите владельца процесса

При интеграции нового программного обеспечения в ИТ-систему вашего предприятия оно вскоре может стать предметом споров для всех команд, если не будет  ответственного за процесс внедрения BPM.

Для внедрения BPM важно, чтобы был определен владелец процесса, отвечающий за эту операцию. Этот сотрудник несет ответственность за бесперебойное функционирование и организацию процесса и данных. Наладьте прямую коммуникацию с владельцем процесса и обсудите текущее управление процессом и ожидаемые результаты.

4. Установите контрольные показатели

Если у вас нет корпоративных целей, связанных с внедрением BPM, это будет бессмысленным занятием и пустой тратой ресурсов. Прежде чем запускать какой-либо рабочий процесс, имейте в виду, ради чего выполняется эта операция и какой результат должен получиться на выходе. Некоторые процессы предназначены для сокращения времени и расходов, другие - настраиваются для лучшего отслеживания или избавления от ручных операций.

Определите наиболее важную цель в процессе и не пытайтесь достичь нескольких целей одновременно. Привяжите процесс к конкретной цели, которую вы планируете достичь, и к ожидаемым срокам.

Переосмыслите свои процессы - изучите данные, например, из электронных писем, телефонных звонков, чатов с клиентами. Четко определите оптимальное время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи в нормальных условиях, и используйте эту информацию для постановки разумных целей.

5. Создайте карту рабочего процесса

Один из ключевых моментов при внедрении системы управления бизнес-процессами – графическое отображение того, как будет работать процесс. Можно схематично изобразить шаги процесса на листе бумаги, а затем перенести в специальный инструмент для проектирования бизнес-процессов. 

Пообщайтесь с коллегами, наиболее близкими к процессу, и спросите, как решались задачи ранее. Важно понимать историю процесса и любые серьезные изменения в процессе, а не основывать свои решения на предположениях.

На этом этапе уже можно определить избыточные элементы процесса и понять, что можно улучшить. Снижайте сложность процесса, чтобы избежать недопонимания участниками процесса и ошибок. Чем проще и понятнее процесс, тем выше шансы на успех BPM.

Также советуем вам изучить материал “Карта бизнес-процессов: полное руководство”, в котором мы подробно рассказали про карты бизнес-процессов, как их построить и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций компании.

6. Вовлеките все заинтересованные стороны

Система BPM управляется двумя группами: технические специалисты, которые знают, как использовать платформу BPM, и владельцы процесса, которые знают, как должен работать процесс.

Чтобы стимулировать сотрудничество в системе BPM, вовлеките в процесс все заинтересованные стороны на ранних этапах. Встретьтесь с каждым участником процесса и выясните, какие данные им нужны. Получите обратную связь от конечных пользователей, чтобы понять болевые точки.

7. Протестируйте процесс 

Лучший способ оценить влияние внедренной системы на ваш процесс, не вмешиваясь в текущие процессы, - это запустить его пилотное тестирование. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы наладить функции программного решения BPM с минимальными рисками.

Тестирование инструмента BPM поможет выяснить его фактическую производительность, пропускную способность для обработки рабочих нагрузок процессов, гибкость и выходные данные. После успешного тестирования более крупные проекты, требующие детального контроля, могут быть смоделированы с учетом этих данных.

8. Учитывайте необходимость интеграции

С быстрым распространением облачных вычислений и программного обеспечения как услуги (SaaS) предприятиям сегодня требуется программное обеспечение BPM, легко встраиваемое в существующую ИТ-архитектуру компании. Программный продукт BPM должен иметь возможности полной интеграции с другими информационными системами компании. Проблемы с интеграцией могут стать наиболее болезненным вопросом при проектировании и реализации бизнес-процессов и препятствовать достижению целей.

Выберите решение BPM с гибкими возможностями интеграции, чтобы повысить ценность текущих процессов и обеспечить бесперебойный обмен данными между системами.

Какие именно возможности дает интеграция системы BPM и как реализована интеграция в ПО SILA Union - рассказали в статье.

9. Обучайте пользователей

Успех внедрения BPM в огромной степени зависит от того, как сотрудники на этапе реализации взаимодействуют с системой. Процессный подход требует, чтобы каждый участник нес ответственность за выполняемый процесс, и лучший способ достичь этой цели - обучить свой персонал.

Вы можете, например, провести семинар, посвященный изучению основ платформы BPM, обоснованию ее внедрения и ожидаемым результатам.

10. Измерьте и отрегулируйте

Чтобы понять, действительно ли управление бизнес-процессами влияет на результаты работы компании, оцените рентабельность инвестиций в программное решение BPM. Используйте ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы измерить результаты и внести корректировки.

Если вы видите, что оптимальные цели не достигнуты, проведите реинжиниринг BPM, чтобы определить ожидаемые цели. Требуется некоторое время, чтобы инструмент BPM эволюционировал и хорошо вписался в корпоративные процессы. До тех пор вам следует переосмыслить систему и повторить процедуру, чтобы извлечь из нее максимальную пользу.

Вывод

Внедрение BPM может быть заведомо долгим и сложным процессом, в котором задействовано слишком много людей и ресурсов. Однако, если вы начинаете свой путь в мир процессного управления с выбора правильной платформы BPM - реализация проекта окажется несложным и будет иметь успех.

С системой управления бизнес-процессами SILA Union вы можете быть уверены в операционной эффективности и производительности. Вы можете использовать функционал из коробки или адаптировать его под свои задачи. 

По  результатам опроса пользователей SILA Union, 75% отметили улучшение качества взаимодействия подразделений, 57% - сокращение временных затрат на процесс, 47% - повышение качества управления, 38% - сокращение издержек на выполнение процессов, 29% - повышение качества исполнения процессов.

Чтобы получить такие результаты при внедрении системы для управления процессами, напишите нам на sales@silaunion.ru, и наши эксперты подскажут вам, с чего начать.