Наиболее важным принципом непрерывного совершенствования бизнес-процессов является определение того, как выполняется работа. Этого можно добиться с помощью качественного картирования и моделирования процессов.

Каждый бизнес-процесс состоит из множества подпроцессов и задач, иногда повторяющихся и цикличных. От того, насколько эффективно они выполняются, зависит рост и развитие компании и ее конкурентоспособность на рынке. 

Качественное описание бизнес-процессов и правильная декомпозиция будут определять, достигнут ли процессы целей организации. Если бизнес-процессы декомпозированы неправильно или вообще не декомпозированы, это значит, что компания работает хаотично. В этой статье мы расскажем, почему так важно декомпозировать бизнес-процессы и что это такое. 

Что такое декомпозиция процесса?

Декомпозиция процесса - это практика документирования всех подпроцессов и задач, составляющих бизнес-процесс более высокого уровня. Например, возьмем такой несложный процесс, как обработка счет-фактуры.

Обработка счет-фактуры состоит из нескольких подпроцессов и задач, включающих множество участников, действий участников, передачи обслуживания, системные взаимодействия и т.д.

В этом случае обработка счет-фактуры может быть декомпозирована на четыре подпроцесса:

Получение счет-фактуры; Извлечение данных из этого счет-фактуры; Получение одобрения на оплату; Обработка платежа.

Чем сложнее процесс, тем больше уровней и подпроцессов он будет содержать.

Декомпозиция бизнес-процесса на подпроцессы и операции

Бизнес-процесс может быть декомпозирован на следующие элементы – подпроцессы и операции.

Все процессы верхнего уровня можно разбить на подпроцессы - второго, третьего и т.д. уровня. Это позволит легче контролировать процесс и управлять им. Количество уровней процесса обычно не ограничивается какими-то рамками.  Процессы второго и ниже уровня так же имеют характеристики, как и процессы верхнего уровня – начало и конец, сроки, показатели эффективности, ответственные и пр. 

Подпроцессы делятся на операции – простые и понятные действия в процессе, которые разбивать далее уже бессмысленно. Если процесс не имеет подпроцессов, то представляет собой набор простых к исполнению операций. Уровень детализации будет зависеть от компетенции исполнителей – если исполнителю операция ясна и понятна, то не стоит тратить время на подробную декомпозицию, если же это новичок – есть смысл подготовки подробной инструкции.

Почему важна декомпозиция процесса?

Декомпозиция бизнес-процесса на детализированные уровни важна по нескольким причинам:

1. Улучшение процесса принятия решений и анализа бизнес-процессов

С точки зрения непрерывного совершенствования декомпозиция процессов важна, поскольку она обеспечивает детальное понимание процесса, необходимое для принятия обоснованных решений, и выбор правильной стратегии оптимизации процессов. 

Прежде чем принять решение о том, как наилучшим образом улучшить процессы, вам необходимо проанализировать свои бизнес-процессы и определить, где есть узкие места (подробно об этом мы писали в этой статье), где они подвержены ошибкам и где могут быть потери. Вы не сможете сделать это, не имея четкой и точной картины того, как выглядит этот процесс и все его подпроцессы.

2. Обоснованная автоматизация 

Автоматизация - еще одна из ключевых стратегий совершенствования процессов, которую организация может применить для улучшения бизнес-процессов с точки зрения повышения эффективности и снижения затрат.

При декомпозиции вы разделяете процессы верхнего уровня на более мелкие составляющие - подпроцессы и операции, ровно на столько, на сколько это необходимо для целей процесса. Вы сможете оценить, на каких участках используется ручной труд, какие операции повторяются, и таким образом понять, где необходимо внедрить автоматизацию.

3. Качественное моделирование процессов и прогнозная аналитика

Чтобы количественно оценить бизнес-процессы, необходимо разложить их на более мелкие, детализированные элементы и установить контрольные показатели и метрики эффективности каждому этапу процесса. Вы сможете понять, какие процессы нуждаются в модификации, осуществить моделирование процессов с учетом необходимых изменений и просчитать эффективность планируемых улучшений.   

Характеристики, которые необходимо включить в описание бизнес-процессов для достижения целей моделирования и прогнозной аналитики:

Ресурсы – количество сотрудников, выполняющих процесс, или заинтересованных сторон, ответственных за выполнение процесса; Входные данные – поля, формы, текст или любые другие переменные, которые запускают процесс; Выходные данные – то, что производит процесс; Время выполнения – общее время, необходимое для завершения процесса или этапа обработки, включая задержки и время выполнения заказа; Время обработки – время, необходимое сотруднику для завершения процесса или определенного этапа процесса без учета времени выполнения заказа и задержек; Точки принятия решения – количество точек на протяжении всего процесса, в которые необходимо принять решение.

Декомпозиция процессов в SILA Union

SILA Union, программное обеспечение для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, позволяет структурировать деятельность компании в виде графических блок-схем, таблиц, документов и пр. В SILA Union пользователям доступно как построение архитектуры бизнес-процессов – процессов верхнего уровня (об этом мы подробно писали здесь), так и дальнейшая декомпозиция на подпроцессы с детальным описанием каждой операции.  

Все процессы в компании становятся прозрачными и понятными. Описанные модели процессов и подпроцессов позволяют ответить на вопросы, необходимые для улучшения деятельности: «Какие узкие места у процесса?», «Какие шаги процесса задерживают выпуск продукции?», «Нет ли задвоения функций и процессов?», «Какие функции можно автоматизировать или роботизировать?».

Таким образом, декомпозиция процессов в SILA Union позволит вам детализировать процессы для повышения качества управления и достижения заданных целей.

Для получения подробных ответов на вопросы, как декомпозировать процессы и как оценивать процессы для последующей оптимизации, пишите на sales@silaunion.ru