Как обнаружить и устранить узкое место в бизнес-процессе

Любая организация стремится к бесперебойным и производительным бизнес-процессам для достижения своих целей. Однако, для того чтобы процессы были оптимизированы, способствовали повышению общей эффективности и прибыльности бизнеса, важно выявлять и устранять узкие места. Узкие места относятся к этапу или шагу процесса, который ограничивает поток из-за своей пропускной способности, вызывая задержки и снижение производительности.

В этой статье мы ответим: "Что такое узкое место в бизнес-процессе?" и объясним, как устранить его, чтобы повысить эффективность, уменьшить дорогостоящие ошибки и обеспечить согласованность бизнес-процессов.

Что такое узкое место в бизнес-процессе?

Узкое место - это точка перегрузки в процессе, которая создает отставание. Предшествующие и последующие бизнес-процессы могут быть максимально эффективными, однако узкое место будет ограничивать производительность из-за своей пропускной способности и влиять на общую результативность, затраты и отношения с клиентами и поставщиками.

Узкие места возникают, когда объем работы или запросов превышает пропускную способность процесса, и выполнение операции задерживается или полностью прекращается. Узкое место не позволяет процессу продвигаться вперед и достигать результатов.

Примеры:

Процессы согласования

Этими узкими местами обычно являются информация, документы, люди, время и коммуникация. Например, если утверждающий не рассматривает запросы на согласование своевременно, они могут накапливаться и влиять на общий результат процесса.

Процессы производства и цепочки поставок

Несмотря на то, что такие процессы, как поиск оборудования, сырья и поставщиков имеют решающее значение для производства, какие-либо задержки и ограничения могут создать узкие места.

Причины узких мест

Может быть много причин для узких мест, как временных, так и систематических. Но наиболее распространенными причинами возникновения узких мест являются:

• Перегрузка исполнителей и оборудования;
• Недостаток ресурсов - материальных, технических, человеческих, временных;
• Ручная обработка данных;
• Устаревшие рабочие процессы;
• Устаревшее программное обеспечение и ИТ-системы;
• Недостаток компетенций исполнителей;
• Отсутствие полномочий исполнителей;
• Технологические ограничения.

Важно выяснить причины возникновения узкого места, чтобы в дальнейшем преодолеть ограничения и оптимизировать процесс, хоть это и потребует дополнительной работы.

Зачем выявлять узкие места в процессах?

Обнаружение и устранение узких мест в бизнес-процессах может предотвратить ухудшение операционных и финансовых проблем. Вы сможете сосредоточиться на способах развития бизнеса и улучшения операционной деятельности.

Поиск и устранение узких мест позволит вам:

1. Иметь лучшие отношения с поставщиками и клиентами. 
2. Уменьшить дорогостоящие ошибки.
3. Повысить эффективность с помощью автоматизации.
4. Предотвратить выгорание и текучесть кадров.
5. Соблюдать сроки и увеличить производительность.

Далее мы рассмотрим эффективные стратегии выявления узких мест в процессе и представим способы их устранения. 

Как обнаружить узкое место в процессе?

Идентификация узких мест в бизнес-процессе - это первый шаг к обеспечению бесперебойно работающих и оптимизированных процессов. Вот основные способы:

Моделирование процесса

Чтобы выявить узкие места, важно иметь четкое понимание всего процесса. Картирование бизнес-процессов поможет вам отобразить в виде блок-схемы, как работает процесс от начала до конца. Вы получите представление не только о том, как выполняется процесс, но и как взаимодействует с другими элементами и как его можно улучшить.

Изучить цели, методы и шаги моделирования бизнес-процессов для определения потенциальной области возникновения узких мест, вы можете по этой ссылке.

Сбор данных и анализ процесса

Сбор данных и метрик имеет решающее значение для выявления узких мест. Количественные данные дают представление о времени, потраченном на каждом шаге, задействованных ресурсах и объеме выполненной работы. Анализируя эти данные, вы сможете точно определить этапы, которые задерживают процесс или потребляют чрезмерные ресурсы. Эти области будут указывать на потенциальные узкие места. 

О том, как правильно анализировать процессы, чтобы обнаруживать узкие места, читайте в этой статье.

Определение ограниченности ресурсов

Узкие места могут возникнуть из-за ограниченных ресурсов, таких как оборудование, персонал или технологии. Оцените доступность и емкость ресурсов на каждом этапе процесса. Если определенные этапы постоянно перегружены или испытывают нехватку, возникнет узкое место. Оцените, требуются ли дополнительные ресурсы для устранения ограничения.

Взаимодействие с сотрудниками

Сотрудники обладают ценным пониманием текущей деятельности и могут предоставить информацию о потенциальных узких местах. Обсуждайте с сотрудниками, участвующими на различных этапах процесса, их понимание процессов и возможных проблем. Они могут выделить конкретные области, которые вызывают задержки или нуждаются в улучшении.

Используйте показатели эффективности

Установите ключевые показатели эффективности (KPI) для каждого этапа процесса. Эти показатели должны быть количественно оценимы и напрямую связаны с эффективностью и производительностью процесса. Регулярно отслеживая заданные KPI, вы можете определить области, которые систематически ниже желаемых уровней производительности. Эти области будут указывать на потенциальные узкие места.

Как правильно использовать KPI для оценки результативности процесса и поиска узких мест, читайте здесь. 

Внедрите непрерывный мониторинг

Узкие места могут возникать или развиваться постепенно из-за изменений в поведении потребителей и запросов рынка, ресурсах или других факторов. Поэтому крайне важно постоянно контролировать процесс и регулярно отслеживать данные и метрики. Внедряя методы постоянного мониторинга, вы можете быстро выявить возникающие узкие места и вовремя на них реагировать.

Как осуществлять постоянный мониторинг бизнес-процессов для поиска и исправления проблем, мы писали в этом материале.

Проведите анализ первопричин

После того, как вы определили узкое место, проведите анализ первопричин, чтобы понять основные факторы, способствующие возникновению проблемы. Этот анализ может включать в себя изучение документации процесса, опрос сотрудников и анализ данных. Выявляя первопричину, вы можете реализовать целевые решения для эффективного устранения узкого места.

Используйте программное обеспечение для моделирования процессов

Программное обеспечение для моделирования процессов – важнейший инструмент для визуализации и анализа процессов. Эти инструменты позволяют создавать понятные блок-схемы и моделировать различные сценарии. Вводя соответствующие данные, вы можете определить потенциальные узкие места и оценить влияние изменений процесса перед их внедрением.

Как устранить узкие места с помощью SILA Union

Узкие места могут нарушить работу многих направлений бизнеса, поэтому крайне важно выяснить, какие процессы снижают производительность и прибыль. Убедитесь, что у вас есть полное представление обо всех бизнес-процессах вашей компании, и работайте в направлении постоянного операционного совершенствования.

Создавая визуальные модели для всех ваших бизнес-процессов в программном обеспечении для моделирования, анализа и оптимизации процессов SILA Union, вы сможете прогнозировать и выявлять потенциальные ограничения и узкие места до того, как они возникнут.

SILA Union позволяет в едином информационном пространстве осуществлять комплексную работу над процессами с доступом всех сотрудников и в соответствии с вашими потребностями:

• Определить и проанализировать процесс, который необходимо оптимизировать;
• Установить ключевые показатели эффективности;
• Перепроектировать и автоматизировать процессы, устранить узкие места, избыточность и пр.; 
• Осуществлять регулярный мониторинг и измерение процессов для отслеживания эффективности процессов.

В SILA Union доступны различные инструменты анализа процесса на детальном уровне – вы сможете рассчитывать реальную стоимость процессов, уровень загрузки персонала, находить узкие места и возможности для автоматизации, проводить имитационное моделирование по процессам с целью оценки эффекта от планируемых изменений до их внедрения. 

SILA Union позволит внедрить потенциальные решения для устранения выявленных узких мест и оценить их воздействие. Вы сможете протестировать эти решения в контролируемой среде, прежде чем внедрять их в более широком масштабе.

Устранение узких мест является обязательным условием для компаний, планирующих успешно конкурировать на рынке и достигать своих целей. Проблемные, избыточные процессы приводят к стагнации роста бизнеса. Наиболее эффективный способ повысить производительность бизнес-процессов - оптимизировать их и автоматизировать для улучшения бизнес-результатов. 

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для поиска и обнаружения узких мест и дальнейшей оптимизации бизнес-процессов. Чтобы начать управлять своими процессами - просто напишите нам на sales@silaunion.ru.