Анализ бизнес-процессов: этапы и инструменты

Регулярно оценивать свои процессы и думать о том, как их улучшить  - жизненно важные задачи для каждой компании. Появляются новые технологии, которые делают бизнес-процесс "как есть" недостаточно производительным , или же процесс  начинает расходовать слишком много ресурсов. Детально взглянуть на процесс и увидеть пути для оптимизации поможет анализ бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов предоставляет информацию, необходимую для повышения гибкости, эффективности и прозрачности бизнеса. В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, этапы и почему нужно анализировать процессы в специальном программном обеспечении со встроенными инструментами анализа SILA Union.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов – это набор методов и процедур для получения информации о текущем состоянии процесса, выявления его сильных и слабых сторон, неэффективности и узких мест. Анализ процессов помогает определить, как работает бизнес-процесс, достигает ли конечной цели, что нужно улучшить и каким образом внести необходимые изменения. В конечном итоге основная цель анализа процессов - повысить эффективность и результативность процесса.

Анализ процесса включает в себя:

  • Оценку времени, стоимости, качества и возможностей процесса;
  • Проектирование статических или динамических визуальных моделей процесса;
  • Сбор данных от начала до конца процесса;
  • Анализ цепочки создания стоимости, сквозные модели процессов и функциональную декомпозицию.

Чтобы разобраться в анализе бизнес-процессов, давайте еще раз уточним, что именно представляют собой бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс можно описать как порядок действий, связанных с предоставлением услуги или продукта клиенту. То есть процессы - это последовательность действий или задач, выполнение которых приводит к достижению бизнес-целей. Обычно выделяют 3 типа бизнес-процессов:

  • Основные процессы - процессы закупки материалов и производства продукции, продвижения и продажи товаров, доставка и пр.;
  • Поддерживающие процессы - процессы учета, юридического сопровождения, ИТ-обслуживания и пр.;
  • Процессы управления - процессы, связанные со стратегическим планированием, мониторингом, анализом и контролем, разработкой целей и пр.

Четко определенные процессы дают наилучшие результаты. Для того чтобы повысить ценность бизнес-процессов, важно понимать, как они устроены. Оптимизация и совершенствование процессов с дальнейшей автоматизацией будут возможны только после качественного моделирования и анализа бизнес-процессов.

Зачем анализировать бизнес-процессы

Анализируя текущие процессы "как есть", вы можете решить какие-либо из этих проблем и принять правильные решения: 

  • Регулярные задержки или увеличение числа жалоб со стороны клиентов - требуется оптимизация и автоматизация процесса;
  • Не определены заинтересованные стороны процесса ( вы не знаете, кто именно несет ответственность за процесс) - поможет описание процесса с закреплением ролей;
  • Неправильное распределение задач между сотрудниками:  какие-то сотрудники перегружены, в то время как другие бездействуют - требуется расчет необходимого количества персонала;
  • Снижение производительности - требуется автоматизация,  замена или оптимизация процесса;
  • Слабое лидерство: в компании низкая мотивация -  отслеживать эффективность процессов. 

Как мы уже обозначили выше, анализ бизнес-процессов компании даст лучшее представление о том, как выполняются процессы и как они в конечном итоге могут быть улучшены. Основные возможности анализа бизнес-процессов:

  • Исследование вашего бизнеса на детальном уровне;
  • Достоверный и эффективный анализ данных о процессах;
  • Обнаружение узких мест, которые замедляют определенные процессы;
  • Определение помех и неэффективности со стороны пользователей;
  • Обучение новых сотрудников управлению процессами;
  • Расчет реальной стоимости процесса;
  • Расчет уровня загрузки персонала;
  • Выявление рисков и вероятности их реализации.

Этапы анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов осуществляется на основе моделей процессов – графического отображения процессов с целью лучшего представления того, как они работают и как они организованы. С помощью модели рабочего процесса вы сможете проанализировать возможности и препятствия для его наилучшего выполнения.

Анализ бизнес-процессов включает в себя подготовительные и последующие действия:

Шаг 1 – Определение процесса

Выберите процесс, который вы будете анализировать. Как правило, это критически важные процессы, которые оказывают непосредственное влияние на конечный продукт, взаимоотношение с клиентами, доходы, расходы и на бизнес в целом. Вы также можете анализировать процессы, в эффективности которых не уверены.

Доступно множество методов отображения процессов,в любом случае процесс должен содержать информацию о входных данных, действий по выполнению процесса, выходных данных. 

Шаг 2 – Сбор информации о процессе

Для анализа выберите процесс в состоянии “как есть” и определите владельцев, ответственных за процесс, влияние на конечный результат и связь с целями компании. Четко укажите границы процесса. 

Главная цель на этом этапе - изучить все источники информации о процессе, будь то обзор документации, собеседование с вовлеченными людьми или автоматический сбор данных Process Mining.

Шаг 3 – Анализ процесса и возможностей для улучшения

Обладая достаточной информацией о процессе, вы должны определить существующие проблемы, потенциальные причины проблем и риски. На основе всех полученных данных вы также должны иметь быть четкое представление о том, что можно улучшить. Для правильного анализа бизнес-процессов необходимо зафиксировать не менее нескольких десятков возможностей для улучшения. 

Итак, анализируя процессы, необходимо ответить на вопросы: 

  • Какие наиболее важные элементы процесса? На что они влияют? Достаточно ли улучшить только эти элементы?
  • Существуют ли какие-либо систематические задержки или проблемы в процессе? Есть ли причина, по которой это происходит? Как можно исправить  эти проблемы? Насколько сильно они влияют на производство конечного продукта?
  • Требует ли конкретный элемент процесса слишком много ресурсов? Есть ли способ это изменить?

Анализ также включает в себя оценку стоимости бизнес-процесса, времени выполнения задач и отходов, образующихся при выполнении технологических процессов.

Шаг 4 – Принятие эффективных мер

На основе модели процесса “как есть” проектируется модель процесса “как должно быть” с учетом всех выявленных проблем, рисков и предложений для улучшения. В бизнес-процесс необходимо внести все запланированные изменения, которые в конечном итоге должны привести к повышению эффективности процесса.

Шаг 5 – Запуск и контроль процесса

Нет смысла запускать анализ процесса, если вы не планируете внедрять измененный процесс. Для улучшения процесса также крайне важен контроль процесса - получение обратной связи от участников процесса, подготовка корректирующих действий, расчет показателей эффективности.

Шаг 6 – Мониторинг процесса

После того, как выполнен анализ бизнес-процесса, запущен оптимизированный процесс, следует регулярно осуществлять мониторинг состояния процесса. Необходимо систематически отслеживать показатели производительности процесса, чтобы вовремя вносить необходимые корректировки.

Инструменты анализа бизнес-процессов

Компании, которые документируют, анализируют и оптимизируют процессы, повышают производительность, улучшают качество продукции или услуг, для того чтобы быть более эффективными и конкурентоспособными, используют специальные системы управления бизнес-процессами с поддержкой инструментов анализа бизнес-процессов. 

Первым шагом в улучшении бизнес-процессов является их оцифровка и визуализация с помощью моделирования бизнес-процессов. Но после того, как процесс будет запущен, вы должны иметь возможность изучить его и определить, нуждается ли он в оптимизации.

Данные задачи не решить без использования специального ПО. Системы управления бизнес-процессами позволяют аналитикам понимать свои процессы, рабочие потоки, события и данные, используя проверенные методы моделирования. В результате пользователи системы получают более глубокое представление о том, как протекает их рабочий процесс и могут управлять им.

Важность программного обеспечения для анализа бизнес-процессов

Итак, целью анализа бизнес-процессов является повышение эффективности процессов и производительности компании в целом. Для того чтобы оптимизация была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующих изменений, и подобрать правильное решение – рассчитать эффективность каждого варианта с помощью инструментов анализа данных. Далее –  комплексно спроектировать внедрение изменений, в том числе, автоматизацию. 

Только решения BPM со встроенными инструментами анализа бизнес-процессов имеют следующие возможности:

  • Полная информация о процессе в одном месте
  • Инструменты анализа и аналитики
  • Автоматизация
  • Возможность интеграций
  • Совместная работа

Полная информация о процессе в одном месте

Использование специального программного обеспечения позволит систематизировать и формализовать информацию о процессах в едином месте, упрощая работу всех участников процесса и исключая ненужные операции.  

Например, система управления бизнес-процессами SILA Union предоставляет широкие возможности и инструменты по обработке и анализу данных, которые были спроектированы в системе. Используя встроенные инструменты анализа, вы сможете ответить на типичные вопросы:

  • Кто из сотрудников участвует и кто несет ответственность за процесс?
  • Какие данные нужны сотруднику для выполнения функции?
  • Какие информационные системы применяются для решения задачи?

SILA Union поддерживает отчеты по:

  • Ответственным за бизнес-процессы;
  • Количеству АРМ и их владельцах, а также информационным системам, используемым в деятельности;
  • Данным и документам, требующиеся в ходе исполнения бизнес-процессов;
  • Регламентам бизнес-процессов и должностным инструкциям сотрудников
  • и многим другим.

Инструменты анализа и аналитики

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения анализа и оценки бизнес-процессов: функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование процессов, SWOT-анализ, семантическая проверка, анализ дублирования и т.д.  SILA Union позволяет проводить анализ бизнес-процессов для следующих целей:

  • Расчет стоимости процесса;
  • Анализ временных простоев при исполнении бизнес-процесса;
  • Анализ оптимального графика смен для персонала;
  • Выбор более гибкой и эффективной орг. структуры;
  • Поиск узких мест в бизнес-процессе;
  • Анализ распределения ресурсов/кадров по процессу;
  • Анализ затрат на технологические ресурсы;
  • Поиск путей оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизация

Ручные процедуры с участием нескольких сотрудников могут усложнить процессы и привести к возникновению ошибок. Сложно проконтролировать и оценить эффективность процессов, выполняемых вручную. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами исключает ручные операции, систематизирует и автоматизирует рабочие процессы, что предотвращает человеческие ошибки и позволяет измерить и проанализировать результаты деятельности.

Когда компания тратит меньше времени на решение технических проблем и выполнение рутинных задач, она может сосредоточить свои силы на внедрении инноваций и развитие, повышение ценности продукта и совершенствование бизнес-процессов. Также высвобождаются ресурсы для разработки и внедрения новых продуктов и повышения удовлетворенности клиентов.

SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах: от моделирования до анализа и оценки процессов с последующей автоматизацией. Также в системе доступны отчеты по автоматизированным и «ручным» участкам деятельности.

Возможность интеграций

Функциональные системы управления бизнес-процессами имеют широкие возможности для интеграций. Например, SILA Union легко интегрируется с любой системой с помощью открытой API. Благодаря инструментам интеграции вы можете загружать информацию из любых внешних источников во всех популярных форматах, а также предоставлять данные для других систем.

Совместная работа

Когда команды работают обособленно, есть вероятность дублирования функций и повторения ошибок в важных процессах. Бизнесу необходимо решение, которое объединяет межфункциональные усилия, улучшает командную работу и сокращает количество человеческих ошибок. 

С помощью инструмента управления процессами сотрудники могут легко проектировать и визуально представлять ход процессов, чтобы все участники процесса могли видеть и отслеживать изменения. Заинтересованные стороны могут получить доступ к необходимым функциям, создавать модели и совместно участвовать в анализе и оптимизации процессов. 

В SILA Union все этапы - проектирование, анализ и оптимизация с последующей автоматизацией осуществляются в единой информационной среде  с доступом к этим данным всех сотрудников организации. Совместная работа обеспечивает коллаборацию пользователей и объединяет суммарный опыт и знания сотрудников. 

Заключение

Анализируя бизнес-процессы, вы можете обеспечить необходимую оптимизацию процессов - обнаружить узкие места и проблемы, устранить недостатки, повысить прозрачность и выявить возможности экономии бюджета.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов - это постоянная задача, которая актуализируется по мере развития вашего бизнеса. Вы должны быть уверены, что процессы соответствуют бизнес-целям, правильно отражают потребности компании и помогают достигать поставленных задач. С SILA Union - системой для моделирования и анализа бизнес-процессов, вы получите подробное представление о том, как в текущий момент работает ваша организация, и обеспечите непрерывный цикл оптимизации деятельности бизнеса. 

Напишите нам на sales@silaunion.ru и узнайте все возможности анализа бизнес-процессов на SILA Union - наши специалисты вас проконсультируют.
 

28.04.2023