Регулярно оценивать свои процессы и думать о том, как их улучшить  - жизненно важные задачи для каждой компании. Появляются новые технологии, которые делают бизнес-процесс "как есть" недостаточно производительным , или же процесс  начинает расходовать слишком много ресурсов. Детально взглянуть на процесс и увидеть пути для оптимизации поможет анализ бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов предоставляет информацию, необходимую для повышения гибкости, эффективности и прозрачности бизнеса. В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, этапы и почему нужно анализировать процессы в специальном программном обеспечении со встроенными инструментами анализа SILA Union.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов – это набор методов и процедур для получения информации о текущем состоянии процесса, выявления его сильных и слабых сторон, неэффективности и узких мест. Анализ процессов помогает определить, как работает бизнес-процесс, достигает ли конечной цели, что нужно улучшить и каким образом внести необходимые изменения. В конечном итоге основная цель анализа процессов - повысить эффективность и результативность процесса.

Анализ процесса включает в себя:

Оценку времени, стоимости, качества и возможностей процесса; Проектирование статических или динамических визуальных моделей процесса; Сбор данных от начала до конца процесса; Анализ цепочки создания стоимости, сквозные модели процессов и функциональную декомпозицию.

Чтобы разобраться в анализе бизнес-процессов, давайте еще раз уточним, что именно представляют собой бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс можно описать как порядок действий, связанных с предоставлением услуги или продукта клиенту. То есть процессы - это последовательность действий или задач, выполнение которых приводит к достижению бизнес-целей. Обычно выделяют 3 типа бизнес-процессов:

Основные процессы - процессы закупки материалов и производства продукции, продвижения и продажи товаров, доставка и пр.; Поддерживающие процессы - процессы учета, юридического сопровождения, ИТ-обслуживания и пр.; Процессы управления - процессы, связанные со стратегическим планированием, мониторингом, анализом и контролем, разработкой целей и пр.

Четко определенные процессы дают наилучшие результаты. Для того чтобы повысить ценность бизнес-процессов, важно понимать, как они устроены. Оптимизация и совершенствование процессов с дальнейшей автоматизацией будут возможны только после качественного моделирования и анализа бизнес-процессов.

Зачем анализировать бизнес-процессы

Анализируя текущие процессы "как есть", вы можете решить какие-либо из этих проблем и принять правильные решения: 

Регулярные задержки или увеличение числа жалоб со стороны клиентов - требуется оптимизация и автоматизация процесса; Не определены заинтересованные стороны процесса ( вы не знаете, кто именно несет ответственность за процесс) - поможет описание процесса с закреплением ролей; Неправильное распределение задач между сотрудниками:  какие-то сотрудники перегружены, в то время как другие бездействуют - требуется расчет необходимого количества персонала; Снижение производительности - требуется автоматизация,  замена или оптимизация процесса; Слабое лидерство: в компании низкая мотивация -  отслеживать эффективность процессов. 

Как мы уже обозначили выше, анализ бизнес-процессов компании даст лучшее представление о том, как выполняются процессы и как они в конечном итоге могут быть улучшены. Основные возможности анализа бизнес-процессов:

Исследование вашего бизнеса на детальном уровне; Достоверный и эффективный анализ данных о процессах; Обнаружение узких мест, которые замедляют определенные процессы; Определение помех и неэффективности со стороны пользователей; Обучение новых сотрудников управлению процессами; Расчет реальной стоимости процесса; Расчет уровня загрузки персонала; Выявление рисков и вероятности их реализации.

Этапы анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов осуществляется на основе моделей процессов – графического отображения процессов с целью лучшего представления того, как они работают и как они организованы. С помощью модели рабочего процесса вы сможете проанализировать возможности и препятствия для его наилучшего выполнения.

Анализ бизнес-процессов включает в себя подготовительные и последующие действия:

Шаг 1 – Определение процесса

Выберите процесс, который вы будете анализировать. Как правило, это критически важные процессы, которые оказывают непосредственное влияние на конечный продукт, взаимоотношение с клиентами, доходы, расходы и на бизнес в целом. Вы также можете анализировать процессы, в эффективности которых не уверены.

Доступно множество методов отображения процессов,в любом случае процесс должен содержать информацию о входных данных, действий по выполнению процесса, выходных данных. 

Шаг 2 – Сбор информации о процессе

Для анализа выберите процесс в состоянии “как есть” и определите владельцев, ответственных за процесс, влияние на конечный результат и связь с целями компании. Четко укажите границы процесса. 

Главная цель на этом этапе - изучить все источники информации о процессе, будь то обзор документации, собеседование с вовлеченными людьми или автоматический сбор данных Process Mining.

Шаг 3 – Анализ процесса и возможностей для улучшения

Обладая достаточной информацией о процессе, вы должны определить существующие проблемы, потенциальные причины проблем и риски. На основе всех полученных данных вы также должны иметь быть четкое представление о том, что можно улучшить. Для правильного анализа бизнес-процессов необходимо зафиксировать не менее нескольких десятков возможностей для улучшения. 

Итак, анализируя процессы, необходимо ответить на вопросы: 

Какие наиболее важные элементы процесса? На что они влияют? Достаточно ли улучшить только эти элементы? Существуют ли какие-либо систематические задержки или проблемы в процессе? Есть ли причина, по которой это происходит? Как можно исправить  эти проблемы? Насколько сильно они влияют на производство конечного продукта? Требует ли конкретный элемент процесса слишком много ресурсов? Есть ли способ это изменить?

Анализ также включает в себя оценку стоимости бизнес-процесса, времени выполнения задач и отходов, образующихся при выполнении технологических процессов.

Шаг 4 – Принятие эффективных мер

На основе модели процесса “как есть” проектируется модель процесса “как должно быть” с учетом всех выявленных проблем, рисков и предложений для улучшения. В бизнес-процесс необходимо внести все запланированные изменения, которые в конечном итоге должны привести к повышению эффективности процесса.

Шаг 5 – Запуск и контроль процесса

Нет смысла запускать анализ процесса, если вы не планируете внедрять измененный процесс. Для улучшения процесса также крайне важен контроль процесса - получение обратной связи от участников процесса, подготовка корректирующих действий, расчет показателей эффективности.

Шаг 6 – Мониторинг процесса

После того, как выполнен анализ бизнес-процесса, запущен оптимизированный процесс, следует регулярно осуществлять мониторинг состояния процесса. Необходимо систематически отслеживать показатели производительности процесса, чтобы вовремя вносить необходимые корректировки.

Инструменты анализа бизнес-процессов

Компании, которые документируют, анализируют и оптимизируют процессы, повышают производительность, улучшают качество продукции или услуг, для того чтобы быть более эффективными и конкурентоспособными, используют специальные системы управления бизнес-процессами с поддержкой инструментов анализа бизнес-процессов. 

Первым шагом в улучшении бизнес-процессов является их оцифровка и визуализация с помощью моделирования бизнес-процессов. Но после того, как процесс будет запущен, вы должны иметь возможность изучить его и определить, нуждается ли он в оптимизации.

Данные задачи не решить без использования специального ПО. Системы управления бизнес-процессами позволяют аналитикам понимать свои процессы, рабочие потоки, события и данные, используя проверенные методы моделирования. В результате пользователи системы получают более глубокое представление о том, как протекает их рабочий процесс и могут управлять им.

Важность программного обеспечения для анализа бизнес-процессов

Итак, целью анализа бизнес-процессов является повышение эффективности процессов и производительности компании в целом. Для того чтобы оптимизация была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующих изменений, и подобрать правильное решение – рассчитать эффективность каждого варианта с помощью инструментов анализа данных. Далее –  комплексно спроектировать внедрение изменений, в том числе, автоматизацию. 

Только решения BPM со встроенными инструментами анализа бизнес-процессов имеют следующие возможности:

Полная информация о процессе в одном месте Инструменты анализа и аналитики Автоматизация Возможность интеграций Совместная работа

Полная информация о процессе в одном месте

Использование специального программного обеспечения позволит систематизировать и формализовать информацию о процессах в едином месте, упрощая работу всех участников процесса и исключая ненужные операции.  

Например, система управления бизнес-процессами SILA Union предоставляет широкие возможности и инструменты по обработке и анализу данных, которые были спроектированы в системе. Используя встроенные инструменты анализа, вы сможете ответить на типичные вопросы:

Кто из сотрудников участвует и кто несет ответственность за процесс? Какие данные нужны сотруднику для выполнения функции? Какие информационные системы применяются для решения задачи?

SILA Union поддерживает отчеты по:

Ответственным за бизнес-процессы; Количеству АРМ и их владельцах, а также информационным системам, используемым в деятельности; Данным и документам, требующиеся в ходе исполнения бизнес-процессов; Регламентам бизнес-процессов и должностным инструкциям сотрудников и многим другим.

Инструменты анализа и аналитики

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения анализа и оценки бизнес-процессов: функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование процессов, SWOT-анализ, семантическая проверка, анализ дублирования и т.д.  SILA Union позволяет проводить анализ бизнес-процессов для следующих целей:

Расчет стоимости процесса; Анализ временных простоев при исполнении бизнес-процесса; Анализ оптимального графика смен для персонала; Выбор более гибкой и эффективной орг. структуры; Поиск узких мест в бизнес-процессе; Анализ распределения ресурсов/кадров по процессу; Анализ затрат на технологические ресурсы; Поиск путей оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизация

Ручные процедуры с участием нескольких сотрудников могут усложнить процессы и привести к возникновению ошибок. Сложно проконтролировать и оценить эффективность процессов, выполняемых вручную. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами исключает ручные операции, систематизирует и автоматизирует рабочие процессы, что предотвращает человеческие ошибки и позволяет измерить и проанализировать результаты деятельности.

Когда компания тратит меньше времени на решение технических проблем и выполнение рутинных задач, она может сосредоточить свои силы на внедрении инноваций и развитие, повышение ценности продукта и совершенствование бизнес-процессов. Также высвобождаются ресурсы для разработки и внедрения новых продуктов и повышения удовлетворенности клиентов.

SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах: от моделирования до анализа и оценки процессов с последующей автоматизацией. Также в системе доступны отчеты по автоматизированным и «ручным» участкам деятельности.

Возможность интеграций

Функциональные системы управления бизнес-процессами имеют широкие возможности для интеграций. Например, SILA Union легко интегрируется с любой системой с помощью открытой API. Благодаря инструментам интеграции вы можете загружать информацию из любых внешних источников во всех популярных форматах, а также предоставлять данные для других систем.

Совместная работа

Когда команды работают обособленно, есть вероятность дублирования функций и повторения ошибок в важных процессах. Бизнесу необходимо решение, которое объединяет межфункциональные усилия, улучшает командную работу и сокращает количество человеческих ошибок. 

С помощью инструмента управления процессами сотрудники могут легко проектировать и визуально представлять ход процессов, чтобы все участники процесса могли видеть и отслеживать изменения. Заинтересованные стороны могут получить доступ к необходимым функциям, создавать модели и совместно участвовать в анализе и оптимизации процессов. 

В SILA Union все этапы - проектирование, анализ и оптимизация с последующей автоматизацией осуществляются в единой информационной среде  с доступом к этим данным всех сотрудников организации. Совместная работа обеспечивает коллаборацию пользователей и объединяет суммарный опыт и знания сотрудников. 

Заключение

Анализируя бизнес-процессы, вы можете обеспечить необходимую оптимизацию процессов - обнаружить узкие места и проблемы, устранить недостатки, повысить прозрачность и выявить возможности экономии бюджета.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов - это постоянная задача, которая актуализируется по мере развития вашего бизнеса. Вы должны быть уверены, что процессы соответствуют бизнес-целям, правильно отражают потребности компании и помогают достигать поставленных задач. С SILA Union - системой для моделирования и анализа бизнес-процессов, вы получите подробное представление о том, как в текущий момент работает ваша организация, и обеспечите непрерывный цикл оптимизации деятельности бизнеса. 

Напишите нам на sales@silaunion.ru и узнайте все возможности анализа бизнес-процессов на SILA Union - наши специалисты вас проконсультируют.