На протяжении нескольких десятилетий многие компании активно внедряют процессный подход, используют инструменты управления бизнес-процессами и стремятся к цифровой трансформации своей деятельности и оптимизации. 

Однако что на самом деле стоит за этими терминами? Какие конкретные действия необходимо предпринять для успешного внедрения процессного подхода? В чем заключается суть оптимизации? И может ли деятельность по виртуальному проектированию и моделированию бизнес-процессов положительно сказаться на экономических показателях организации?

Некоторые компании, внедряя процессный подход, доходят до стадии, когда вся документация представляется в виде вручную отрисованных схем. В результате — значительные затраты времени, усилий и ресурсов, а также стойкое ощущение у сотрудников, что внедрение процессного подхода является неэффективным мероприятием.

Более зрелые организации, о которых мы упоминали ранее в нашей статье, продвигаются дальше. Они начинают связывать отрисованные процессы между собой и понимать взаимосвязи внутри организации. Некоторые из них ищут узкие места экспертным или инструментальным путем, в то время как другие обеспечивают регламентацию процессов автоматически.

Однако не существует универсального подхода к внедрению процессного управления в организации. Каждый сценарий уникален и зависит от целей организации, ее культуры, менталитета и среды,  в которой она существует. Тем не менее, существуют несколько общепринятых шагов, которые могут способствовать продвижению в этом направлении. 

В этой статье мы расскажем о том, как с помощью проектирования, анализа и трансформации процессов в инструментальной среде SILA Union можно повысить эффективность деятельности предприятия в реальности. Мы укажем, на что нужно обратить внимание при внедрении процессного подхода на основе опыта использования ПО SILA Union в проектах наших заказчиков. 

Начнем с разбора ключевых понятий: «Проектирование», «Анализ» и «Трансформация» бизнес-процессов.

Проектирование бизнес-процессов

Под проектированием бизнес-процессов понимается комплекс мероприятий по описанию взаимосвязанной последовательности действий, повторяющихся и направленных на получение определенного результата. 

Для проектирования бизнес-процессов было разработано огромное количество различных нотаций моделирования (систем правил описания бизнес-процессов) – VAD, eEPC, FAD, BPMN, IDEF и многие другие. Ни одна из этих нотаций не может считаться «правильной» или «неправильной» — каждая из них находит свое применение в зависимости от специфики организации. Более того, правила моделирования могут отличаться в зависимости от уровней процессов – об этом мы расскажем в следующей статье.

С какой целью проводятся работы по проектированию бизнес-процессов?

- Структурировать знания о выполнении бизнес-процесса;

- Сделать прозрачным распределение ответственности за конкретные участки бизнес-процесса между сотрудниками организации;

- И, на наш взгляд, самое важное – заложить фундамент в будущие работы по анализу и трансформации.

Давайте приведем несколько примеров, как может быть спроектирован бизнес-процесс в инструментальной среде SILA Union посредством описания в какой-либо нотации.

Рисунок 1. Пример представления процессов верхнего уровня в ПО SILA Union

Так, например, могут быть представлены бизнес-процессы верхнего уровня компании в нотации VAD (value added chain diagram).

А вот так детальный бизнес-процесс может быть спроектирован посредством нотации EPC (Event-driven Process Chain). 

Рисунок 2. Пример моделирования бизнес-процесса в нотации EPC в ПО SILA Union

Что важно предусмотреть на этапе проектирования бизнес-процессов?

- Обеспечить взаимосвязь бизнес-процессов между собой;

- Определить целевой результат каждого бизнес-процесса;

- Установить ответственность за выполнение всего бизнес-процесса и его конкретных операций;

- Определить окружение бизнес-процесса, т.е. использование каких ресурсов позволит нам выполнить каждый конкретный шаг бизнес-процесса.

- После проектирования бизнес-процесса переходим к его анализу. 

Анализ бизнес-процессов

Следующим неотъемлемым этапом на пути к цифровому «совершенству» является анализ бизнес-процессов.

Под анализом выполнения бизнес-процессов понимается комплекс мероприятий, направленный на получение информации о текущем состоянии выполнения бизнес-процесса с целью определения зон для улучшения и возможностей повышения его эффективности.

Зачем это нужно?

Внешняя среда подвержена изменениям и предприятиям необходимо перестраиваться, если они планируют поддерживать свою конкурентоспособность в отрасли и оставаться эффективными (или стать, если таковыми они не являлись).

То есть анализ позволяет выявить участки внутри процесса, которые можно оптимизировать. Например:

- Излишнее согласование;

- Дублирование операций;

- Длительное время ожидания выполнения операций;

- Высокая стоимость привлечения сотрудника к выполнению операций;

- Отсутствие автоматизаций, большое количество ручных действий и многое другое.

Этапы проведения анализа бизнес-процессов

Ранее мы писали подробно о том, как проводить анализ бизнес-процессов в статье «Анализ бизнес-процессов: этапы и инструменты». В этом материале представлены ключевые этапы по проведению работ в части анализа выполнения бизнес-процессов, их последовательность и описание действий.

Методы проведения анализа бизнес-процессов

Существует огромное количество способов проведения анализа бизнес-процессов. Можно выделить как экспертные, так и инструментальные способы.

Например, анализ выполнения бизнес-процессов можно проводить следующим образом:

- Проведение хронометража или фотографии рабочего дня сотрудников, обеспечивающих реализацию бизнес-процесса и участвующих в выполнении отдельных его операций;

- Проведение интервью с экспертами и сотрудниками, участвующими в процессе;

- Проведение функционально-стоимостного анализа выполнения бизнес-процесса;

- Проведения имитационного моделирования с помощью детального разбора статистической информации по выполнению бизнес-процесса и многие другие. Об этом мы подробно расскажем в следующей статье.

Платформа по созданию цифровой бизнес-архитектуры ПО SILA Union поддерживает возможность проведения всех наиболее популярных методов анализа в своем решении с помощью коробочной функциональности или путем реализации дополнительных скриптов.

По итогам проведения работ по анализу выполнения бизнес-процесса на выходе у нас формируется заключение, в котором должны быть указаны зоны для последующей оптимизации. Т.е. те участки процесса, которые на текущий момент организованы или выполняются не так эффективно, как могли бы быть.

Выводы по результатам анализа процесса необходимо внедрить в жизнь. Для этого мы переходим к следующему этапу – «Трансформация бизнес-процессов».

Здесь важно отметить, что для освоения теоретических аспектов проведения анализа выполнения бизнес-процессов рекомендуем ознакомиться с руководством к своду знаний по бизнес-анализу – BABOK (Business Analysis Body of Knowledge).

Трансформация бизнес-процессов

После того, как вы спроектировали бизнес-процесс в ПО SILA Union, провели анализ эффективности выполнения и нашли зоны для улучшения, необходимо перейти к проектированию целевого процесса и его реальной трансформации.

Что понимается под трансформацией бизнес-процессов?

Под трансформацией бизнес-процессов понимается комплекс мероприятий, направленных на изменение бизнес-процессов на основе проведенного анализа путем проведения работ по внедрению этих изменений.

Основные этапы трансформации бизнес-процессов:

- Проектирование бизнес-процессов в состоянии “to be” на основе результатов анализа;

- Согласование целевых бизнес-процессов со всеми заинтересованными сторонами. Хотели бы отметить, что ПО SILA Union поддерживает функциональность согласования моделей бизнес-процессов в своем коробочном решении – вы можете утвердить свои целевые бизнес-процессы прямо в системе;

- Формирование регламентирующей документации по целевому бизнес-процессу. С помощью ПО SILA Union вы можете обеспечить автоматическую выгрузку регламентирующего документа и передать его во внутреннюю используемую систему управления регулирующими документами;

- Выпуск организационно-распорядительных документов по целевому бизнес-процессу – приказы, распоряжения и др.;

- Проведение обучающих мероприятий по целевому бизнес-процессу.

Как отслеживать результаты изменений?

Для обеспечения качественного и оперативного мониторинга состояния выполнения бизнес-процессов наиболее популярным инструментом в последнее время является BI-аналитика.

В ПО SILA Union встроена базовая функциональность, позволяющая строить аналитическую отчетность (дашборды) на основе фактических данных о состоянии выполнения процесса. Такие данные могут быть внесены в систему как ручным методом, так и автоматически, путем интеграции с учетными системами компании.

Рисунок 3. Пример возможной аналитической отчетности в ПО SILA Union

На основе мониторинга показателей вы всегда будете держать «руку на пульсе» и увидите зоны для улучшений, в том числе в реальном времени.

Заключение

Внедрение процессного подхода позволяет систематизировать информацию о деятельности компании, найти ее сбалансированное состояние и обеспечить жизнеспособность путем проведения мероприятий по имплементации.

Также важно отметить, что внедрение процессного подхода и реализация мероприятий по проектированию, анализу и трансформации бизнес-процессов позволяет бороться с организованной неопределенностью внутри компании и предиктивно реагировать на любые возможные изменения.

Очень важно поддерживать бизнес-процессы в актуальном состоянии, в этой связи необходимо проводить работы по анализу и трансформации бизнес-процессов на непрерывной основе.

Более подробно о всех этапах внедрения процессного подхода и использовании инструментария ПО SILA Union вы можете узнать на нашем обучении. Для получения информации просто напишите нам на электронную почту sales@silaunion.ru