Управление бизнес-процессами в здравоохранении

Успех сферы здравоохранения во многом зависит не только от наличия ресурсов - достаточного финансирования и квалифицированных кадров, но и от использования передовых практик управления и оптимизации имеющихся активов. В настоящее время в данной сфере все больше внимания уделяется процессно-ориентированному подходу для повышения эффективности деятельности и качества управления медицинских учреждений.

Процессный подход в здравоохранении включает в себя набор методов и технологий, направленных на анализ, оптимизацию, координацию и, в конечном счете, автоматизацию рабочих процессов для достижения целей и миссии медицинских организаций.

В этой статье мы рассмотрим влияние процессного подхода и эффекты от внедрения решений по управлению бизнес-процессами на сферу здравоохранения.

Почему в здравоохранении необходимо управлять бизнес-процессами

В последнее время в России активно реализуются проекты цифровизации медицины и здравоохранения, внедряются ИТ-решения как в практическую деятельность специалистов на местах, так и в область управления отраслью. Сфера здравоохранения нашей страны столкнулась с серьезными вызовами во времена пандемии, и сейчас возрастающая нагрузка на систему в целом и проникновение высоких технологий в обычную жизнь требуют современных цифровых решений.

Главная задача цифровизации - качественная трансформация отрасли, оптимизация и автоматизация системы с помощью внедрения ИТ-решений. Однако расширение технологического стека не приведет к гарантированному результату, если не будут радикально переосмыслены бизнес-процессы и то, как правильно внедрять новые технологии в рабочий процесс. 

Роль управления бизнес-процессами в здравоохранении

Управление бизнес-процессами в здравоохранении нацелено на установление взаимосвязей между различными процессами и технологическими инструментами для лучшего взаимодействия. Например, в медицинских учреждениях могут быть развернуты системы анализа данных, IoT, искусственного интеллекта, автоматизации и роботизации процессов, SaaS-технологии и пр. Именно система управления бизнес-процессами связывает воедино различные информационные системы, которые уже используются в учреждении. Внедрение технологии управления бизнес-процессами необходимо для координации и стандартизации выполнения процессов в ряде функций и систем таким образом, чтобы повысить эффективность, сервис и качество обслуживания пациентов, одновременно снижая затраты.

Например, функциональные возможности системы управления бизнес-процессами SILA Union могут помочь:

• Визуализировать бизнес-функции и процессы, представляя их в виде простых для понимания блок-схем;
• Перепроектировать неэффективные и проблемные бизнес-процессы;
• Проанализировать и измерить результаты процессов в соответствии с ранее заданными ключевыми показателями эффективности (KPI);
• Оптимизировать процессы на основе данных, собранных на предыдущих этапах;
• Автоматизировать повторяющиеся и ручные процессы;
• Управлять назначениями задач, статусами, ролями с помощью интуитивно понятных панелей мониторинга.

Спектр возможностей, предоставляемых системой управления бизнес-процессами SILA Union, довольно широк и может быть расширен за счет интеграции BPM-системы с дополнительными технологиями. Эта гибкость делает систему SILA Union особенно ценной для поддержки таких отраслей, как здравоохранение. Давайте рассмотрим влияние программного обеспечения управления бизнес-процессами на данную отрасль и его основное применение.

1. Оптимизация и совершенствование клинических процессов

Сотрудники медицинских организаций сталкиваются с полным отсутствием стандартизации клинических процессов и координации между различными отделениями. Это приводит к неэффективности и узким местам в бизнес-процессах, задержкам, и что немаловажно, увеличению расходов системы здравоохранения.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами является ценным инструментом в решении данных проблем и помогает медицинским работникам в организации и выполнении различных клинических мероприятий: информировании, сопровождении пациентов, профилактике, диагностике и наблюдении, лечении, реабилитации и пр. Например, система BPM может:

• Помочь медицинскому персоналу понять процессы, в которых они участвуют, их роль в общем рабочем контексте и различные взаимоотношения между сотрудниками на всех уровнях с помощью моделей процессов.
• Оптимизировать скорость получения услуг пациентами, например, посредством внедрения сервиса онлайн-записи на прием к врачу.
• Ускорить работу медицинского работника за счет внедрения электронных карт с быстрым заполнением.
• Централизовать и, следовательно, сделать процессы более управляемыми с помощью единого командного центра. Этот командный центр распределяет конкретные клинические задачи в определенных условиях (например, необходимость экстренного вмешательства, если пациент находится в опасной для жизни ситуации) между наиболее подходящими сотрудниками. Учитывается текущая рабочая нагрузка сотрудника, медицинская специальность и квалификация, а также основные параметры сортировки.
• Улучшить мониторинг цикла лечения с помощью автоматического извлечения информации о пациентах и сохранения их в медицинских базах данных для дальнейшего использования. Эта процедура может значительно ускорить и рационализировать работу врачей при диагностике, выборе надлежащих методов лечения и оказании помощи пациентам на этапе после выписки.

2. Упрощение административных бизнес-процессов 

В здравоохранении управление бизнес-процессами не ограничивается процессами, в которых пациент принимает непосредственное участие. Важную роль играют организационные процессы, обеспечивающие бесперебойную административную работу – обучение персонала, бухгалтерский учет, техническое обслуживание, финансирование и т.д.

Использование программного обеспечения для управления бизнес-процессами приводит к снижению числа человеческих ошибок, количества задержек, меньшему стрессу персонала и улучшению качества обслуживания пациентов. Например, такие решения могут:

• Улучшить управление рабочим графиком с помощью централизованной системы, объединяющей персонал и специалистов по управлению персоналом.
• Эффективно управлять электронными медицинскими картами и интегрировать их с другими больничными системами в здравоохранении, чтобы обеспечить совместимость и избежать потерь клинических данных.
• Помогать сотрудникам в обработке платежей и выставлении счетов, автоматически извлекая информацию о пациентах из баз данных больниц и повторно вводя ее в стандартизированные формы для формирования счетов-фактур.
• Ускорить процессы технического обслуживания, автономно инициируя запрос на вызов специалиста в случае сбоев в системах медучреждений.
• Улучшить закупки медицинского оборудования, оптимизировав управление запасами в медучреждениях с помощью инструментов отслеживания активов RFID или устройств IoT и автоматизировав процедуры пополнения запасов, если запасы снижаются ниже определенного значения.
• Упростить планирование приема пациентов с помощью интегрированной системы онлайн-записи, которая также может отправлять напоминания о предварительной записи на прием и уведомления в случае отмены.

3. Обеспечение соответствия требованиям законодательства

Мы рассмотрели влияние процессного управления как на клинические, так и на административные процессы, и отдельно стоит осветить важный аспект системы здравоохранения – соблюдение требований законодательства. 

Эта отрасль подвергается строгому регулированию со стороны государства в силу непосредственного влияния на социальное и психофизическое благополучие граждан. Поэтому все законодательные инициативы должны урегулировать финансовые, правовые вопросы и вопросы защиты данных, а не только обслуживания пациентов и повышения качества услуг. 

Системы управления бизнес-процессами решают такие задачи, помогая организациям здравоохранения обеспечивать соблюдение законодательства путем:

• Автоматизации обработки данных о расходах и пособиях сотрудников, процедур выплат заработной платы и отчетности отдела кадров в соответствии с трудовым законодательством.
• Составления налоговой документации и решения других бухгалтерских задач с большей точностью и скоростью, чем при ручном выполнении.
• Обеспечения своевременной оплаты поставщикам (т.е. процессов расчетов с кредиторами) благодаря автоматизированному управлению и маршрутизации входящих счетов-фактур и извлечению соответствующих данных из этих документов.
• Быстрого реагирования и разрешения непредвиденных событий, которые могут иметь юридические последствия.

Готовы ли организации здравоохранения к управлению бизнес-процессами?

Цифровизация здравоохранения в России набирает обороты, и процесс оптимизации системы становится центральным за последние несколько лет. Правительство Российской Федерации обозначило стратегию развития сферы здравоохранения, в результате которой должны существенно снизиться затраты на работу системы, повыситься качество предоставляемых услуг и доступность медицинской помощи.

Для решения данных задач в отрасли внедряются инновационные цифровые инструменты, например, телемедицина, медицинские информационные системы, облачные решения и пр. Однако данные ресурсы не решают проблемы с активами отрасли, которые не поддаются масштабированию – нехватка высококвалифицированного персонала и времени. Управление бизнес-процессами представляет собой действенный инструмент для восполнения этих пробелов, обеспечивая значительное повышение производительности труда персонала и ускоряя клинические и административные процессы. 

Сфера здравоохранения страдает от определенного дисбаланса в пользу чисто медицинских инноваций в сравнении с набором технических и управленческих решений, необходимых для создания максимально эффективной архитектуры медицинских организаций. Для понимания важности и реализации поставленных задач необходимы определенные навыки и знания.Поэтому внедрение программного обеспечения для управления бизнес-процессами всегда должно сопровождаться технологической переподготовкой задействованного персонала. 

Объединяя процессы и отделения в единую цифровую модель, становятся понятны пути снижения затрат и повышения качества предоставления медицинских услуг. Таким образом, управление бизнес-процессами может дать возможность оптимизировать медицинские рабочие процессы, тратя меньше времени на рутинные и ручные задачи, и позволит сосредоточится на более важном: обеспечении комфорта и высококвалифицированной помощи пациентам.