Управление организационными изменениями и проектами

Управление изменениями можно разделить на 3 категории:

1. Есть множество малых и больших изменений, которые приходят из проектов. Многие из этих изменений сами по себе незначительны и часто игнорируются. Однако, эти изменения имеют волновой эффект, и должны быть управляемы.
2. Изменения также могут быть вызваны внешними событиями, вызванными “окружающей средой”. Это изменения, которые организация практически не контролирует (например, законодательство, социальные и политические потрясения, действия конкурентов, смещение экономических потоков и т. д.). Исследователи и практики, как правило, различают рефлекс или реактивную реакцию и упреждающую или проактивную реакцию. Тем не менее, эти изменения так же должны быть управляемы.
3. Под управлением изменениями понимаются изменения, осуществляемые планомерно и систематически в целях более эффективного внедрения новых методов и систем в рамках текущей организации. Внутренние изменения происходят в организации и контролируются ею. Это те крупные изменения, такие как ”сокращение“ и ”реструктуризация", которые являются наиболее распространенными.

Управление изменениями - это совокупность знаний

Совокупность знаний относится к моделям, методам и техникам, инструментам, навыкам и другим формам знаний, которые входят в состав любой практики.

Управление изменениями - область профессиональной практики.

Существуют сотни независимых консультантов и многочисленные малые и крупные консалтинговые фирмы, занимающиеся планируемыми изменениями. Кроме того, большинство крупных консалтинговых фирм по вопросам управления имеют область практики управления изменениями.

Эксперты по управлению изменениями помогают клиентам управлять изменениями, с которыми они сталкиваются. Другие помогают клиентам вносить изменения.

Практически во всех случаях процесс трактуется отдельно от специфики ситуации. Именно задача управления этим общим процессом изменений является сутью профессиональных агентов.

Управление изменениями и проекты

Управление изменениями является последовательной частью усилий по внедрению, поскольку оно объединяет все службы в единое комплексное решение.

Управления изменениями можно рассматривать с двух точек зрения:

• От тех, кто осуществляет изменения, и,
• От получателей изменений.

Ваш взгляд на управление изменениями резко меняется, если вы являетесь руководителем, требующим изменений, по сравнению с сотрудником первой линии, который может быть не уверен и не понимать зачем вообще нужны такие действия.

Во многих случаях в начале перемен ни руководитель, ни рядовой сотрудник не осведомлены об управлении изменениями. Руководители хотят, чтобы изменения произошли сейчас; сотрудники просто делают свою работу.

Именно руководители проектов, консультанты или члены проектной команды первыми узнают о необходимости управления изменениями. Они первыми осознают два аспекта управления изменениями: точку зрения менеджеров сверху-вниз и точку зрения сотрудников снизу-вверх.

Перспектива менеджеров

Что отличает успешных менеджеров?

• ориентированность на результаты,
• отличная осведомленность в деловых вопросах, стоящих перед организацией,
• ответственность за финансовые показатели компании,
• когда требуется изменение, они требуют быстрых действий.

Во многих случаях руководители или бизнес-лидеры должны взвесить отдачу от инвестиций этого изменения по сравнению с другими стратегическими инициативами в компании:

• Когда можно завершить изменение?
• Сколько улучшений будет реализовано?
• Как это изменение повлияет на наши финансовые показатели?
• Каковы необходимые инвестиции?
• Как это изменение повлияет на наших клиентов?

Преимущества в управления изменениями

•  снижение риска
•  повышение эффективности
•  более высокий показатель успеха

Недостатки проекта

Из 256 компаний, которые были опрошены, только 14 процентов всех неудач можно списать на неспособность компании справиться с технологией. Остальные 86 процентов составили общие проблемы управления:

•  неправильно определенные цели (17 процентов),
•  незнакомый объем (17 процентов),
•  отсутствие эффективной коммуникации (20%) и,
•  плохие навыки управления проектами (32%).

Главные 10 причин, по которым проекты терпят неудачу, обусловлены следующим:

1.    Недостаточно подготовленные и/или неопытные руководители проектов

2.    Неспособность устанавливать и управлять ожиданиями

3.    Плохое руководство на всех уровнях

4.    Неспособность адекватно идентифицировать, документировать и отслеживать требования

5.    Плохие планы и процессы планирования

6.    Плохая оценка усилий

7.    Культурные и этические перекосы

8.    Несогласованность между проектной группой и бизнесом или другой организацией, которую она обслуживает

9.    Неадекватные или неправильно используемые методы

10.  Неадекватная коммуникация, включая отслеживание прогресса и отчетность.

Из них есть пункты, непосредственно связанные с плохой практикой управления изменениями, то есть более чем наполовину.

Чтобы уменьшить количество неудач проекта и снизить риски, управление изменениями должно включать в себя следующее:

•  Четкое понимание ролей и обязанностей,
•  Необходимость лидерства, изменения чемпионов и изменения агентов,
•  Включение стратегий управления изменениями в планы проектов,
•  Управление всеми заинтересованными сторонами, включая членов проектной группы,
•  Понимание корпоративной культуры, движущих сил и стратегий, а также
•  Надлежащая и своевременная коммуникация на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Провал можно предотвратить, применяя хорошие внутренние практики:

• руководства проектами
• управления изменениями
• коммуникационными практиками

План управления изменениями предполагает:

• Определение тактики управления факторами риска управления изменениями
• Создание временной инфраструктуры управления изменениями, включая роли командного и линейного управления
• Интеграция с техническим планом

Имейте в виду, что ваш проект сам по себе может не иметь большого влияния, но все проекты, собранные вместе, имеют непрерывные и волновые эффекты и влияют на организацию.

То, что нам действительно нужно включить в наши стратегии и планы проектов, - это прежде всего управление страхом людей перед неизвестным.