Заказчик

ЛУКОЙЛ — одна из крупнейших публичных вертикально интегрированных нефтегазовых компаний в мире, на долю которой приходится около 2% мировой добычи нефти и около 1% доказанных запасов углеводородов.

Ежедневно продукцию Компании, энергию и тепло покупают миллионы людей более чем в 100 странах мира, улучшая качество своей жизни. Более 100 тысяч человек объединяют свои усилия и таланты, чтобы обеспечить эффективное развитие Компании и ее передовые позиции на рынке.

Бизнес-модель Компании основана на принципе максимальной вертикальной интеграции и приверженности принципам устойчивого развития в целях создания добавленной стоимости и обеспечения высокой устойчивости бизнеса в меняющейся макросреде путем диверсификации рисков и развития бизнес-процессов Компании.

Рис.1. Деятельность Группы ЛУКОЙЛ

Разведка и добыча нефти и газа являются центральным звеном деятельности Группы ЛУКОЙЛ. 

Значимым направлением деятельности также является развитие переработки и сбыта, которое позволяет Компании снизить зависимость от высокой ценовой волатильности и укрепить конкурентные позиции путем выпуска и реализации продукции с высокой добавленной стоимостью. 

Сегодня ЛУКОЙЛ выпускает широкий ассортимент высококачественных нефтепродуктов, продукции газопереработки и нефтехимии. 

Задействованные ресурсы

В рамках внедрения системы проводилась апробация включения сотрудников от представителей бизнес-подразделений в процесс моделирования деятельности, которая входит в компетенцию данных подразделений. 

С целью подготовки персонала Компании к промышленному использованию системы в рамках проекта проведено обучение по направлениям:

- Принципы и подходы моделирования в нотациях VAD и BPMN;

- Требования Компании при моделировании бизнес-процессов;

- Ролевая модель участников процесса регулирования деятельности Компании с использованием моделирования бизнес-процессов;

- Функционал системы и порядок работы пользователей.

- Обучение для закрепления результатов прохождения курса завершалось тестом.

Предпосылки возникновения проекта 

Оценка влияния внешнеполитического контекста, конъюнктура рынка труда и развитие технологии на деятельность российских предприятий привела к формированию следующих точек роста для Компании: 

- Оптимизация бизнес-процессов с учетом опыта ведения корпоративной бизнес-модели;

- Создание сервисных центров;

- Оптимизация процесса формирования организационно-штатных структур;

- Формирование ИТ-архитектуры в привязке к бизнес-процессам 3-уровня и ниже.

Стратегия, цели и задачи проекта

Целями внедрения КИС «Система управления бизнес-процессами» (КИС СУБП) являются:

- Обеспечение автоматизации разработки бизнес-процессов Группы «ЛУКОЙЛ», в том числе локальных нормативных актов / регулирующих документов по управлению бизнес-процессами;

- Обеспечение автоматизации процесса управления ключевыми показателями эффективности бизнес-процессов Группы «ЛУКОЙЛ»;

- Совершенствование и обеспечение результативности функционирования и управления бизнес-процессами Группы «ЛУКОЙЛ»;

- Обеспечение автоматизации процесса разработки / актуализации положений о структурных подразделениях и должностных инструкций организаций Группы «ЛУКОЙЛ»;

- Обеспечение автоматизации ведения и согласования организационно-штатной структуры;

- Централизация хранения информации по бизнес-процессам Группы «ЛУКОЙЛ» и организации Группы «ЛУКОЙЛ».

Краткое описание проекта 

В рамках проекта выполнялись работы направлены на достижение следующих задач моделирования бизнес-процессов и организационной структуры: 

- Создание общекорпоративной модели бизнес-процессов на основе единой методологии (требований, правил и принципов) моделирования;

- Непротиворечивое распределение ответственности между участниками бизнес-процессов на основе ролей по управлению бизнес-процессами;

- Отражение специфики деятельности организаций в моделях бизнес-процессов, при условии соответствия нормам и правилам, установленным Владельцем бизнес-процесса;

- Отражение специфики деятельности организаций в организационно-штатной структуре;

- Разработка совокупности моделей бизнес-процессов Группы «ЛУКОЙЛ» как базиса для проведения анализа и совершенствования бизнес-процессов;

- Создание регламентирующей документации на основе моделей бизнес-процессов;

- Реализация связи между бизнес-процессами и контрольными процедурами.

Описание проекта: подробное описание проекта 

В рамках проекта обеспечено внедрение КИС СУБП в корпоративную архитектуру: 

Рис. 2. Управление бизнес-процессами и регулирующей документацией

Используемые сокращения:

ВКП – внутрикорпоративный портал

ИСУ – интегрированная система управления

КИС – корпоративная информационная система

КССС – корпоративная система словарей и справочников

КЭД – корпоративный электронный документооборот 

СУРД – система управления регулирующими документами

КИС СУБП является мастер-системой по хранению и передаче данных по бизнес-процессам и их результатам для корпоративных систем, обеспечивая возможность построение корпоративной архитектуры, ролевой модели в системах, выстраивание процедур внутреннего контроля в привязке к бизнес-процессам. 

КИС СУБП обеспечивает данными об объектах моделирования КИС СУРД, что позволяет автоматически формировать регулирующие документы Компании и передавать их на согласование в систему согласования и подписания документов. 

Реализация передачи данных по интеграционным механизмам для пользователей происходит бесшовно и исключает двойной ввод данных по бизнес-процессам.

Основные реализованные функциональные модули в КИС СУБП: 

1. Моделирование бизнес-процессов

2. Моделирование организационно-штатной структуры

3. Согласование бизнес-процессов и организационно-штатной структуры

4. Формирование отчетов и проектов регулирующих документов

Моделирование бизнес-процессов

- Разграничение полномочий с учетом этапов согласования и ролевой модели: 

Рис. 3. Разграничение полномочий с учетом этапов согласования и ролевой модели

- Использование моделей VAD 

Рис. 4. Бизнес-процесс 1-го уровня в нотации VAD

- Использование моделей инфопотоков

Рис. 5. Модель инфопотоков

- Использование моделей BPMN

Рис. 6. Бизнес-процесс в нотации BPMN

- Передача объектов для формирования регулирующих документов.

- Передача утвержденных бизнес-процессов и значимых объектов моделирования для использования в корпоративных системах.

Моделирование организационно-штатной структуры (ОШС)

- Автоматическое формирование утвержденных ОШС на основании данных из ИСУ Персонал.

- Привязка должности к ролям в бизнес-процессе.

- Передача данных ОШС в привязке к бизнес-процессам для формирования должностных инструкция и положений о структурных подразделениях.

Согласование бизнес-процессов и организационно-штатной структуры

Модуль «Согласование» включает:

- Согласование любого типа моделей; 

- Ролевая система участников согласований;

- Оповещение участников по электронной почте;

- Система статусов моделей;

- Блокировка моделей;

- Маршруты согласований,

- Шаблоны согласований;

- Комментирование моделей.

Рис. 7. Модуль «Согласование»

Формирование отчетов и регулирующих документов

В системе реализованы более 25 скриптов для формирования отчетов и регулирующих документов: 

Рис. 8. Отчеты и документы

Задействованная функциональность ПО SILA Union: 

- Проектирование моделей бизнес-процессов в нотациях VAD и BPMN;

- Обеспечение управления жизненным циклом моделей бизнес-процессов;

- Формирование перечня ролей по бизнес-процессам, по иерархии ролей, по организационной принадлежности;

- Формирование моделей, отчетов и справочников документов и информационных систем, используемых в моделях процессов;

На принятие решения о реализации системы на платформе SILA Union повлияли:

- Требование по использованию отечественного решения;

- Гибкость платформы SILA Union и возможность модернизации решения под требования Заказчика.

В рамках проекта значительно доработана функциональность ПО SILA Union по следующим ключевым направлениям: 

- Интеграция с корпоративными системами; 

- Реализация модуля согласования;

- Формирование организационно-штатных структур на основании данных из ИСУ Персонал;

- Реализация связи с контрольными процедурами Компании. 

Стадии проекта 

Вовлечение и обучение персонала 

В целях проверки соблюдения требований к функциональности системы и подготовки персонала для моделирования бизнес-процессов в КИС СУБП проведены следующие мероприятий: 

- Поэтапное тестирование функциональности;

- Проведение опытно-промышленная эксплуатация с участием – 300 пользователей;

- Разработана методика обучения и создан курс в корпоративной системе дистанционного обучения; 

- Проведены тренинги с персоналом;

- Проведены семинары с владельцами бизнес-процессов с формированием рекомендаций по потенциальным точкам роста.

Трудности проекта 

В рамках проекта основными трудностями были: перенос исторических моделей с учетом унификации методологии и кастомизация решения SILA Union под требования Заказчика. 

Реализация процедуры согласования, изменение методологии моделирования, ведение организационно-штатной структуры потребовали доработки ядра платформы SILA Union.

Внесенные изменения и совместная работа с вендором позволили модернизировать платформу SILA Union и обеспечить при реализации проекта учет требований Группы «ЛУКОЙЛ». 

Результаты проекта 

КИС СУБП 30.09.2024 г. введена в промышленную эксплуатацию в 14 организациях Группы «ЛУКОЙЛ».

Рис. 9. Результаты проекта 

Дальнейшие планы 

На 2025 -2026 гг. запланированы работы по тиражированию и развитию системы:

- 1 квартал 2025 г. завершение тиражирования на российские организации Группы «ЛУКОЙЛ»;

- 3 квартал 2025 г. развитие внутреннего контроля в привязке к бизнес-процессам;

- 4 квартал 2025 г. интеграция с системами оценки деятельности Компании;

- 1 квартал 2026 г. автоматизированный контроль принципов моделирования, в том числе с использованием технологий искусственного интеллекта.