Инструкция: как построить бизнес-процессы?
Эта инструкция поможет вам разобраться с бизнес-процессами и ускорит работу по их идентификации и моделированию. Вы поймете ценность бизнес-процессов для бизнеса, как их построить, на какие вопросы ответить в ходе проектирования и почему нужно выбирать специализированное ПО для описания и оптимизации процессов. Мы покажем на практике основные преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов.
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс - это ряд задач или набор действий, выполняемых определенным образом группой заинтересованных сторон для достижения организационных целей. Эффективное выполнение бизнес-процессов напрямую способствует успеху и росту бизнеса в целом.
Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику. Это фундаментальный строительный элемент для таких связанных областей, как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. д.
Важность бизнес-процессов
Потребность выделения и описания бизнес-процессов вполне очевидна - процессы обеспечивают безопасность любого бизнеса и помогают улучшать деятельность за счет оптимального использования ресурсов.
Ключевые причины иметь четко определенные бизнес-процессы:
- Определить наиболее важные задачи для бизнеса
- Повысить эффективность процессов
- Оптимизировать взаимодействие между сотрудниками/ролями/отделами
- Обеспечить подотчетность и оптимальное использование ресурсов
- Обеспечить порядок и предотвратить хаос в рутинных операциях
- Стандартизировать процедуры для выполнения задач, которые действительно важны для вашего бизнеса
8 шагов построения бизнес-процессов
Шаг 1: Определите свои цели
Определите, чего вы хотите достичь с помощью своего процесса. Это поможет вам взглянуть на различные решения и выявить важные недостатки для устранения (и, таким образом, стать требованиями).
Ключевые вопросы здесь:
- Какие проблемы мы решим?
- Какие возможности мы будем использовать?
- Каковы наши цели?
- Являются ли выявленные цели реалистичными и достижимыми?
- Как мы будем измерять успех?
Шаг 2: Планируйте
Установив свои цели, создайте план с подробным описанием того, как вы их достигнете.
Вопросы, которые вы должны задать себе на этом этапе:
- Каковы необходимые шаги?
- Сколько времени это займет?
- Достаточно ли бюджета для проекта?
- Какие виды деятельности нужно постоянно контролировать, а какие периодически?
- Может ли план измениться во время проекта из-за новых идей или рисков, которые не были включены в первоначальный план, но уже не могут быть исключены?
- Могут ли ресурсы стать недоступными?
Шаг 3: Опишите задачи на основе целей компании
На этом этапе вы должны создать конкретные задачи, которые помогут вам достичь конечных целей вашего процесса.
Вы можете сделать это, ответив на эти вопросы:
- Какие мероприятия необходимы для достижения каждой цели?
- Какие ресурсы (например, люди, оборудование) необходимы для каждого вида деятельности?
- Нужно ли нам связывать какие-либо задачи друг с другом?
- Связаны ли какие-либо действия друг с другом?
Шаг 4. Назначьте задачи отделам или отдельным лицам
Теперь, когда у вас есть хороший обзор всех задач, связанных с вашим проектом, пришло время назначить их конкретным отделам или отдельным лицам.
Вы должны спросить себя:
- Кто будет отвечать за каждую задачу?
- Есть ли зависимости между задачами?
- Сколько работы содержится в каждой задаче?
- Все ли сотрудники в курсе поставленных перед ними задачами?
- Есть ли какие-либо риски, связанные с задачами?
Шаг 5: Протестируйте процесс
Этот этап ценен для выявления и устранения узких мест, источников задержки или ненадежности. Моделирование бизнес-процессов может быть полезным для демонстрации того, где может накапливаться рабочая нагрузка, и выявления потенциальных точек сбоя.
Вы должны спросить себя:
- Работает ли наш процесс?
- Есть ли у нас все необходимые ресурсы, чтобы начать?
- Есть ли у нас план, если что-то пойдет не так во время тестирования?
- Сколько тестов мы должны провести и какие входные данные мы будем использовать для каждого теста?
- Соответствуют ли результаты наших тестов нашим ожиданиям (например, с точки зрения сроков, используемых ресурсов)?
- Как мы можем улучшить результаты?
Шаг 6: Запускайте процесс
Начните запуск процесса в рабочем режиме. Взаимодействуйте, объясняйте, обучайте все заинтересованные стороны.
Вы должны спросить себя:
- Изменились ли наши цели?
- Есть ли какие-либо улучшения, необходимые для этого процесса сейчас, когда он был введен в действие?
- Что может пойти не так?
- Каковы риски и как мы можем их смягчить?
- Как мы узнаем, что процесс успешен?
Шаг 7: Отслеживайте результаты
Проверьте, соответствуют ли ваши бизнес-процессы заявленным требованиям, выявите закономерности в его реализации. Задокументируйте историю процесса.
Вы должны спросить себя:
- Какой процент наших целей мы достигли?
- Какие области нам нужно улучшить?
- Какие этапы процесса вызывают проблемы?
- Возникли ли какие-либо непредвиденные проблемы?
- Как мы можем еще больше улучшить наш процесс?
Шаг 8: Обновите и повторите
Если процесс способен достичь поставленные перед ним цели, воспроизведите его для будущих процессов.
Вы должны спросить себя:
- Как изменилась наша бизнес-среда?
- Как изменения в бизнес-среде влияют на наш бизнес?
- Чем отличается последний раз, когда мы отслеживали этот процесс?
- Как наши новые цели могут быть достигнуты с помощью измененного бизнес-процесса?
- Можем ли мы улучшить наш существующий процесс для достижения новых целей?
- Нужно ли добавлять новые шаги или действия, которых не существовало при составлении первоначального плана?
- Материализовались ли какие-либо новые риски? Как они были смягчены?
- Каков общий показатель успеха пересмотренного процесса?
- Как мы можем убедиться, что показатель успеха остается высоким?
4 атрибута идеального бизнес-процесса
1. Конечный. Хороший бизнес-процесс имеет четко определенную отправную и конечную точку. Он также имеет конечное количество шагов.
2. Повторяемый. Хороший бизнес-процесс может быть запущен неограниченное количество раз.
3. Создает ценность. В конечном итоге он направлен на создание ценности. Если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, он не должен существовать.
4. Гибкость. Процесс должен быть гибким и подстраиваться под определенные меняющиеся условия.
Преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов
Решения для управления бизнес-процессами (BPM) - это программные инструменты, специально разработанные для выполнения основных операций по управлению бизнес-процессами: моделирование, реализация, оценка и улучшение бизнес-процессов для обеспечения оптимальной эффективности и производительности.
Система для моделирования бизнес-процессов SILA Union позволяет описывать бизнес-процессы от верхнего до детального уровня, используя любые популярные нотации в графическом или текстовом виде. Процессы моделируются в формате «КАК ЕСТЬ», а после их анализа встроенными инструментами выполняется оптимизация процессов, создаются модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
Эффективность процессов при описании в профессиональной среде моделирования увеличивается на 56%. Внедрение системы SILA Union обеспечит компании множество бизнес-преимуществ, таких как:
- Безграничные возможности по построению бизнес-процессов: десятки готовых нотаций, а также возможность создавать свои типы моделей, объектов, связей, атрибутов - полное управление методологией в вашей компании.
- Надежность и безопасность - гибкое управление доступом к данным делает хранение информации безопасным.
- Совместный доступ к данным. Все бизнес-процессы описываются на единой для организации платформе с доступом к этим данным для всех сотрудников организации. Все данные становятся связанными, и изменение одних объектов организации влияет на другие.
- Снижение рисков. SILA Union помогает выявлять, предотвращать и устранять ошибки и узкие места в процессах, тем самым минимизируя риски.
- Оптимизация деятельности. Мониторинг процессов в SILA Union позволяет выявлять и устранять дублирующиеся задачи, грамотно распределять ресурсы - человеческие усилия инвестируются только в соответствующие задачи.
- Минимизация затрат за счет обеспечения прозрачности и наглядности процессов.
- Взаимодействие сотрудников - все знают о своих обязанностях, а также о сроках и узких местах.
- Возможность анализа процессов - рассчитываются реальная стоимость процессов, уровень загрузки персонала, узкие места и возможности для автоматизации.
- Повышение производительности - увеличивается скорость обработки операций за счет минимизации ошибок, дублирования процессов, автоматизации и сокращения ручных операций.
- Соответствие отраслевым нормам и стандартам.
Заключение
В инструкции мы рассмотрели вопросы построения бизнес-процессов: почему это важно для бизнеса, этапы проектирования процессов, атрибуты правильного процесса. Рассказали, почему важно определять процессы в профессиональной среде моделирования SILA Union. Надеемся, информация была для вас полезной, и она поможет вашей компании. Если вы хотели бы узнать больше о SILA Union и о том, как мы можем улучшить ваши процессы, пишите на почту sales@silaunion.ru - наши специалисты вас проконсультируют.
