Эта инструкция поможет вам разобраться с бизнес-процессами и ускорит работу по их идентификации и моделированию. Вы поймете ценность бизнес-процессов для бизнеса, как их построить, на какие вопросы ответить в ходе проектирования и почему нужно выбирать специализированное ПО для описания и оптимизации процессов. Мы покажем на практике основные преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс - это ряд задач или набор действий, выполняемых определенным образом группой заинтересованных сторон для достижения организационных целей. Эффективное выполнение бизнес-процессов напрямую способствует успеху и росту бизнеса в целом.

Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику. Это фундаментальный строительный элемент для таких связанных областей, как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. д.

Важность бизнес-процессов

Потребность выделения и описания бизнес-процессов вполне очевидна - процессы обеспечивают безопасность любого бизнеса и помогают улучшать деятельность за счет оптимального использования ресурсов.

Ключевые причины иметь четко определенные бизнес-процессы:

Определить наиболее важные задачи для бизнеса Повысить эффективность процессов Оптимизировать взаимодействие между сотрудниками/ролями/отделами Обеспечить подотчетность и оптимальное использование ресурсов Обеспечить порядок и предотвратить хаос в рутинных операциях Стандартизировать процедуры для выполнения задач, которые действительно важны для вашего бизнеса

8 шагов построения бизнес-процессов

Шаг 1: Определите свои цели

Определите, чего вы хотите достичь с помощью своего процесса. Это поможет вам взглянуть на различные решения и выявить важные недостатки для устранения (и, таким образом, стать требованиями).

Ключевые вопросы здесь:

Какие проблемы мы решим? Какие возможности мы будем использовать? Каковы наши цели? Являются ли выявленные цели реалистичными и достижимыми? Как мы будем измерять успех?

Шаг 2: Планируйте

Установив свои цели, создайте план с подробным описанием того, как вы их достигнете.

Вопросы, которые вы должны задать себе на этом этапе:

Каковы необходимые шаги? Сколько времени это займет? Достаточно ли бюджета для проекта? Какие виды деятельности нужно постоянно контролировать, а какие периодически? Может ли план измениться во время проекта из-за новых идей или рисков, которые не были включены в первоначальный план, но уже не могут быть исключены? Могут ли ресурсы стать недоступными?

Шаг 3: Опишите задачи на основе целей компании

На этом этапе вы должны создать конкретные задачи, которые помогут вам достичь конечных целей вашего процесса.

Вы можете сделать это, ответив на эти вопросы:

Какие мероприятия необходимы для достижения каждой цели? Какие ресурсы (например, люди, оборудование) необходимы для каждого вида деятельности? Нужно ли нам связывать какие-либо задачи друг с другом? Связаны ли какие-либо действия друг с другом? 

Шаг 4. Назначьте задачи отделам или отдельным лицам

Теперь, когда у вас есть хороший обзор всех задач, связанных с вашим проектом, пришло время назначить их конкретным отделам или отдельным лицам.

Вы должны спросить себя:

Кто будет отвечать за каждую задачу? Есть ли зависимости между задачами? Сколько работы содержится в каждой задаче? Все ли сотрудники в курсе поставленных перед ними задачами? Есть ли какие-либо риски, связанные с задачами?

Шаг 5: Протестируйте процесс

Этот этап ценен для выявления и устранения узких мест, источников задержки или ненадежности. Моделирование бизнес-процессов может быть полезным для демонстрации того, где может накапливаться рабочая нагрузка, и выявления потенциальных точек сбоя.

Вы должны спросить себя:

Работает ли наш процесс? Есть ли у нас все необходимые ресурсы, чтобы начать? Есть ли у нас план, если что-то пойдет не так во время тестирования? Сколько тестов мы должны провести и какие входные данные мы будем использовать для каждого теста? Соответствуют ли результаты наших тестов нашим ожиданиям (например, с точки зрения сроков, используемых ресурсов)? Как мы можем улучшить результаты?

Шаг 6: Запускайте процесс

Начните запуск процесса в рабочем режиме. Взаимодействуйте, объясняйте, обучайте все заинтересованные стороны. 

Вы должны спросить себя:

Изменились ли наши цели? Есть ли какие-либо улучшения, необходимые для этого процесса сейчас, когда он был введен в действие? Что может пойти не так? Каковы риски и как мы можем их смягчить? Как мы узнаем, что процесс успешен?

Шаг 7: Отслеживайте результаты

Проверьте, соответствуют ли ваши бизнес-процессы заявленным требованиям, выявите закономерности в его реализации. Задокументируйте историю процесса.

Вы должны спросить себя:

Какой процент наших целей мы достигли? Какие области нам нужно улучшить? Какие этапы процесса вызывают проблемы? Возникли ли какие-либо непредвиденные проблемы? Как мы можем еще больше улучшить наш процесс?

Шаг 8: Обновите и повторите

Если процесс способен достичь поставленные перед ним цели, воспроизведите его для будущих процессов.

Вы должны спросить себя:

Как изменилась наша бизнес-среда? Как изменения в бизнес-среде влияют на наш бизнес? Чем отличается последний раз, когда мы отслеживали этот процесс? Как наши новые цели могут быть достигнуты с помощью измененного бизнес-процесса? Можем ли мы улучшить наш существующий процесс для достижения новых целей? Нужно ли добавлять новые шаги или действия, которых не существовало при составлении первоначального плана? Материализовались ли какие-либо новые риски? Как они были смягчены? Каков общий показатель успеха пересмотренного процесса? Как мы можем убедиться, что показатель успеха остается высоким?

4 атрибута идеального бизнес-процесса

1. Конечный. Хороший бизнес-процесс имеет четко определенную отправную и конечную точку. Он также имеет конечное количество шагов.

2. Повторяемый. Хороший бизнес-процесс может быть запущен неограниченное количество раз.

3. Создает ценность. В конечном итоге он направлен на создание ценности. Если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, он не должен существовать.

4. Гибкость. Процесс должен быть гибким и подстраиваться под определенные меняющиеся условия. 

Преимущества использования специального программного обеспечения SILA Union для моделирования бизнес-процессов

Решения для управления бизнес-процессами (BPM) - это программные инструменты, специально разработанные для выполнения основных операций по управлению бизнес-процессами: моделирование, реализация, оценка и улучшение бизнес-процессов для обеспечения оптимальной эффективности и производительности.

Система для моделирования бизнес-процессов SILA Union позволяет описывать бизнес-процессы от верхнего до детального уровня, используя любые популярные нотации в графическом или текстовом виде. Процессы моделируются в формате «КАК ЕСТЬ», а после их анализа встроенными инструментами выполняется оптимизация процессов, создаются модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».

Эффективность процессов при описании в профессиональной среде моделирования увеличивается на 56%. Внедрение системы SILA Union обеспечит компании множество бизнес-преимуществ, таких как: 

Безграничные возможности по построению бизнес-процессов: десятки готовых нотаций, а также возможность создавать свои типы моделей, объектов, связей, атрибутов - полное управление методологией в вашей компании. Надежность и безопасность - гибкое управление доступом к данным делает хранение информации безопасным. Совместный доступ к данным. Все бизнес-процессы описываются на единой для организации платформе с доступом к этим данным для всех сотрудников организации. Все данные становятся связанными, и изменение одних объектов организации влияет на другие.
  Снижение рисков. SILA Union помогает выявлять,  предотвращать и устранять ошибки и узкие места в процессах, тем самым минимизируя риски. Оптимизация деятельности. Мониторинг процессов в SILA Union позволяет выявлять и устранять дублирующиеся задачи, грамотно распределять ресурсы -  человеческие усилия инвестируются только в соответствующие задачи. Минимизация затрат за счет обеспечения прозрачности и наглядности процессов. Взаимодействие сотрудников - все знают о своих обязанностях, а также о сроках и узких местах. Возможность анализа процессов - рассчитываются реальная стоимость процессов, уровень загрузки персонала, узкие места и возможности для автоматизации. Повышение производительности - увеличивается скорость обработки операций за счет минимизации ошибок, дублирования процессов, автоматизации и сокращения ручных операций.  Соответствие отраслевым нормам и стандартам.

Заключение

В инструкции мы рассмотрели вопросы построения бизнес-процессов: почему это важно для бизнеса, этапы проектирования процессов, атрибуты правильного процесса. Рассказали, почему важно определять процессы в профессиональной среде моделирования SILA Union. Надеемся, информация была для вас полезной, и она поможет вашей компании. Если вы хотели бы узнать больше о SILA Union и о том, как мы можем улучшить ваши процессы, пишите на почту sales@silaunion.ru - наши специалисты вас проконсультируют.