Оптимизация процессов компании: основные понятия и примеры в системе SILA Union

Каждая организация стремится к бизнес-процессам, функционирующим с максимальной отдачей в любое время и при любых обстоятельствах.

Эффективность процессов оказывает непосредственное влияние на производительность труда сотрудников и организации в целом. Самый простой и быстрый способ добиться операционного совершенства - оптимизация бизнес-процессов. 

В этой статье мы разберем понятие и важность оптимизации бизнес-процессов, определим этапы. Также рассмотрим практические примеры оптимизации процессов в системе управления бизнес-процессами SILA Union. 

Оптимизация бизнес-процессов: разбираемся с понятием

Оптимизация бизнес-процессов – это практика непрерывного улучшения существующих операций с целью повышения их эффективности, которая, в свою очередь, приводит к более продуктивному использованию существующих ресурсов. Для оптимизации бизнес-процессов применяются определенные инструменты, направленные на увеличение прибыли предприятия, устранения рисков и сокращения расходов путем улучшения всей деятельности компании. 

Оптимизация бизнеса должна охватывать все процессы в организации, а не отдельные его части. Когда предприятия оптимизируют основные процессы в рамках всей организации, они могут получить значительное конкурентное преимущество, улучшить обслуживание клиентов и повысить эффективность операций.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Давайте рассмотрим оптимизацию бизнес-процессах на двух простых примерах.

Клиенты: Процесс оформления заказа

В процессе переговоров с текущим клиентом менеджер отдела продаж консультирует по продуктам, высылает актуальный прайс, презентации и прочие материалы. Затем формирует счет, отправляет клиенту по почте, бухгалтерия контролирует оплату, отдел логистики осуществляет отгрузку продукции.   

Оптимизация: Создание личного кабинета, в котором будут представлены все продукты компании с актуальными условиями и ценами, материалами, текущими скидками, позволит клиенту самостоятельно оформлять заказ, создавать и оплачивать счета в личном кабинете, отслеживать продвижение заказа. 

Отдел кадров: оборудование рабочих мест новых сотрудников

При трудоустройстве нового сотрудника HR-отдел отправляет запрос на новое оборудование в ИТ-отдел. Так как HR работает с большим количеством новых сотрудников и создает запросы вручную – запросы накапливаются и исполняются с задержками. 

Оптимизация: Чтобы автоматизировать процесс, добавлена специальная форма в task-менеджер компании с уведомлением о новых сотрудниках всех заинтересованных служб. В результате в ИТ-отдел автоматически падает заявка с данными о сотруднике, дате выхода, требуемом оборудовании. ИТ-отдел обрабатывает заявку, берет в работу и закрывает ее.

Когда необходима оптимизация бизнес-процессов

Все ли процессы нуждаются в оптимизации? Как понять, какие процессы являются первостепенными для оптимизации? Вот несколько способов распознать процессы, требующие оптимизации:

Плохие или неработающие каналы обмена информацией – отсутствие бесперебойной связи между сотрудниками при выполнении процесса приводит к хаосу и лишним вопросам. Команда должна оперативно обмениваться информацией друг с другом по четким каналам коммуникации для эффективной реализации процесса. Например, отдел разработок внедрил новую фичу в продукт, но отдел маркетинга и продажи об этом не осведомлены.

Избыточные шаги в процессе – эффективные бизнес-процессы должны быть простыми, без лишних или дублирующихся шагов. 

Повторяющиеся проблемы – ваши сотрудники и клиенты жалуются на конкретную проблему, и эта проблема повторяется. В этом случае процесс явно содержит ошибки, которые необходимо немедленно исправить.

Отсутствие контроля за процессом - у процесса нет владельца, не описаны ключевые точки контроля и показатели эффективности. Также в реальности процесс может исполняться совсем не так, как он задокументирован. Например, у отдела продаж прописаны скрипты продаж, однако менеджеры по ним не работают.

Увеличение штаба - компания и численность сотрудников растет, однако это никак не влияет на результаты бизнеса, и прибыль снижается. 

Трудности с наймом персонала – подбор персонала может быть утомительным без оптимизации процессов найма и адаптации. Оптимизированные процессы управления персоналом позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, документооборот и беспрепятственную совместную работу.

Почему важно оптимизировать процессы

Оптимизация бизнес-процессов важна, поскольку повышает их эффективность за счет:

• Устранения узких мест или избыточности, влияющих на выходные данные процесса.

• Улучшения сотрудничества и связей между основными, стратегическими и управленческими процессами.

• Рационализации деятельности с целью повышения эффективности процессов и производительности труда, а также увеличения экономии времени, ресурсов и финансовых средств.

• Снижения рисков за счет избежания ошибок и переделок.

Оптимизация помогает компании определить, как наилучшим образом использовать существующие ресурсы, снизить затраты, стандартизировать рабочие процессы, добиваться стабильных результатов, не отставать от конкурентов и повышать производительность и качество выпускаемой продукции. Все это в конечном итоге приводит к повышению эффективности бизнес-операций.

Инструкция по оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов требует системного подхода. Ниже описаны основные действия, которые необходимо последовательно выполнить, для того чтобы исправить ошибки в процессах.

Шаг 1: Определите и проанализируйте процесс, который необходимо оптимизировать

Начните с определения того, какой процесс необходимо оптимизировать и почему. Обычно такие процессы имеют определенные проблемы, например:

• Низкое качество услуг

• Проблемы с передачей полномочий

• Увеличение времени завершения процесса

• Необходимость вносить корректировки

• Ошибки, вызванные ручной обработкой данных или вводом данных вручную

• Любые проблемы с сотрудничеством или коммуникацией

После того как вы определили существующие процессы, которые необходимо оптимизировать, - опишите ожидаемые результаты.

Важно: Целью оптимизации бизнес-процессов является повышение эффективности существующих процессов. Вы должны понимать, чего не хватает в вашем процессе и какие изменения позволят ему работать лучше, вместо того, чтобы кардинально перепроектировать процесс.

Шаг 2: Установите ключевые показатели эффективности

Чтобы понять, приводят ли выявленные вами оптимизации к желаемым результатам, важно установить ключевые показатели эффективности. Это помогает отслеживать оптимизацию, оценивать, повысили ли они эффективность вашего процесса, и создавать основанные на этих данных рекомендации для любых дополнительных улучшений.

Шаг 3: Переработка процессов и существующих ресурсов

На этом этапе начинается настоящая работа. Теперь, когда проблемы / пробелы и оптимизации выявлены, пришло время их внедрять. Например:

Производительность: 

– Упрощение процедур утверждения или запросов для ускорения получения результатов;

– Оцифровывать ручные задачи или действия;

– Извлекать данные о процессах для обоснования стратегических решений, влияющих на производительность.

Коммуникация и совместная работа:

– Автоматизировать обновления и уведомления между заинтересованными сторонами и владельцами процессов;

– Стандартизировать задачи, которым не хватает структуры и наглядности.

Узкие места: 

– Устранить избыточность, которая засоряет рабочие процессы.

Перепроектируйте процессы, чтобы включить улучшения. Измените последовательность шагов, автоматизируйте задачи или устраните избыточность.

Шаг 4: Мониторинг и измерение оптимизированных процессов

После того, как оптимизация произведена, пришло время отслеживать и измерять ее на основе ключевых показателей эффективности, установленных на шаге 2. Если коммуникация и совместная работа улучшаются, узкие места уменьшаются, а производительность увеличивается, значит, оптимизация сработала. Но если проблемы не решены, необходимо снова провести работу над оптимизацией.

Шаг 5: Повторите по мере необходимости

По мере развития бизнес-процессов некоторые шаги могут стать неэффективными или перестать нести смысл. Оптимизация - это постоянные меры по улучшению процесса, поэтому процессы нужно пересматривать регулярно и удалять неэффективные / устаревшие шаги.

Советы для оптимизации 

Вот несколько советов по планированию оптимизации процесса:

• Документируйте текущее состояние процессов, чтобы понять, достигаются ли цели процесса;

• Согласуйте понимание командой стратегий оптимизации и основных бизнес-целей;

• Заставьте команду понять ограничения процесса;

• Проектные команды должны понимать сильные и слабые стороны выполняемого в настоящее время процесса;

• Приемлемые стратегии оптимизации для каждого процесса должны быть доведены до сведения команды;

• Оптимизация бизнес-процессов должна осуществляться хорошо спланированным образом, чтобы были достигнуты ожидаемые результаты;

• Оптимизация процессов должна улучшать существующие процессы в пределах ваших возможностей.

Оптимизация бизнес-процессов с SILA Union 

Программное обеспечение SILA Union поддерживает управление бизнес-процессами на всех шагах: после моделирования бизнес-процессов компании переходят к оптимизации, разработке и реализации мероприятий по их совершенствованию.

На базе SILA Union компании могут оцифровывать свои ручные процессы, автоматизировать задачи и стандартизировать свои процессы для повышения эффективности и снижения затрат. Интуитивно понятный интерфейс SILA Union и простое моделирование процессов позволяют пользователям легко создавать рабочие процессы без специальных знаний кодирования.

Давайте разберем варианты оптимизации на примере реального процесса в системе SILA Union.

Дано: процесс «Комплектация отгрузок (процессно-событийная цепочка)» (рис. 1). Требуется провести анализ на узкие места: проверяем на перегруженность функций в рассматриваемом процессе, то есть ищем операции, которые тормозят выполнение процесса.

В ПО SILA Union встроен модуль имитационного моделирования. Проведем запуск имитационного моделирования для анализа.

Результаты, выведенные в таблице (рис. 2), показывают, что функция «04. Произвести резервирование МТР для комплектации и отгрузки» долго простаивает перед следующим проходом, среднее время ожидания составляет свыше 1600 секунд. Повысим лимит параллельного выполнения, чтобы одновременно функция могла выполняться 3 раза.

Переходим в свойства функции, которая является узким местом, и увеличим лимит параллельного выполнения с 1 до 3 (рис. 3).

Повторно запустим имитационное моделирование, но теперь с измененным лимитом параллельного выполнения функции.

Как видно по результатам (рис. 4), среднее время ожидания функции «04. Произвести резервирование МТР для комплектации и отгрузки» снизилось с более чем 1600 секунд до 27. Что является показателем того, что мы произвести оптимизацию процесса, устранив узкое место.

Вывод

Оптимизация процессов является обязательным условием для компаний, планирующих успешно конкурировать на рынке и развивать свой бизнес. Неспособность улучшать бизнес-процессы приводит к стагнации роста бизнеса. Наиболее эффективный способ повысить производительность бизнес-процессов - оптимизировать их и автоматизировать для улучшения бизнес-результатов.

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения успешной оптимизации бизнес-процессов. Чтобы начать управлять своими процессами - просто напишите нам на sales@silaunion.ru.