Оптимизация внутренних бизнес-процессов для повышения эффективности компании

Предоставление товаров и услуг требует от любого бизнеса отлаженных процессов взаимодействия между людьми и различными информационными системами. Эти внутренние процессы должны работать исправно, чтобы быть продуктивными и в полной мере удовлетворять потребности клиентов. Чтобы избежать угроз, вызванных неэффективными внутренними процессами, компании должны постоянно отслеживать и совершенствовать их. 

В этой статье мы рассмотрим необходимость совершенствования внутренних бизнес-процессов и шаги к достижению этой цели.

Определение внутренних процессов

Внутренние процессы протекают исключительно внутри организации, без какого-либо участия внешних сторон – клиентов, поставщиков, государственных органов и т.д. Они включают в себя действия, которые сотрудники выполняют ежедневно, начиная от простых задач, таких как заполнение карточек контрагентов, и заканчивая более сложными, такими как соблюдение государственных требований и регламентов. Независимо от их сложности, совершенствование этих процессов требует от организаций разработки и внедрение стратегий оптимизации.

Преимущества оптимизации внутренних процессов

Внутренние процессы формируют основу любой компании, и их совершенствование имеет важное значение для роста. Особенно те процессы, которые связаны с обменом информацией между группами внутри организации. Такая практика позволяет сотрудникам более эффективно работать вместе и снижать затраты.

В частности, совершенствование внутренних процессов сокращает накладные расходы и устраняет выполнение ручных задач за счет автоматизации. Например, за счет сокращения объема бумажной документации и времени на копирование и печать.

Оптимизация внутренних процессов также повышает согласованность и прозрачность, поскольку руководство компании знает, что делают их сотрудники в любой момент времени. Кроме того, сотрудники могут быстрее реагировать, если что-то идет не так.

Постоянное совершенствование внутренних процессов также важно, чтобы помочь компаниям оставаться прибыльными по мере их роста. Четко установленные цели для улучшения позволяют им отслеживать свой прогресс и поддерживать улучшения на нужном уровне. 

Примеры внутренних процессов

Распространенными примерами внутренних процессов являются:

Операционные процессы – это процессы, которые организация выполняет каждый день для внутреннего потребления, то есть для самой компании в целом. Например, в контексте внутренних процессов это может быть оформление заявлений на отпуск, заполнение договоров и хранение документов и т.п.  Коммуникационные процессы – это процессы взаимодействия между сотрудниками компании. Например, обмен информаций по электронной почте, внедрение новых политик, процессов утверждения и адаптации.  Процессы принятия решений состоят из последовательности шагов, которые определяют наилучший курс действий для достижения поставленной цели. В контексте внутренних процессов это могут быть процессы сбора и анализа данных (BI), обсуждения бизнес-инициатив и планирования действий.  Инновационные процессы позволяют организации выходить на новые рынки путем создания продуктов или услуг, что необходимо для привлечения новых клиентов и сохранения конкурентоспособности. Эти процессы включают в себя выявление новых бизнес-возможностей и применение последних технологий для создания уникального продукта.  Процессы обеспечения качества создают основу для обеспечения систематического выполнения организацией других процессов. Компании используют процессы контроля качества для поддержания соответствия нормативным требованиям, повышения удовлетворенности клиентов и достижения целей по доходам. 

Как улучшить внутренние бизнес-процессы

Компании должны постоянно совершенствовать свои внутренние процессы, если они хотят оставаться конкурентоспособными. Следующие стратегии могут помочь достичь этой цели.

1. Оцените существующие процессы

Первый шаг к тому, чтобы сотрудники правильно выполняли свою работу, – анализ существующих процессов и их пересмотр при необходимости. Определите, в чем суть каждого процесса и как его выполнять. Эта практика поможет выявить проблемы и разработать способы предотвращения ошибок.

Следующий шаг – создание новых процессов и внесение изменений в бизнес-модель в соответствии с последними отраслевыми стандартами. Однако важно протестировать эти процессы, прежде чем внедрять их в действующие системы.

2. Определите области для улучшения

После анализа текущих операций следующим шагом к их улучшению является уточнение целей. Определите области для улучшения: задайте себе вопросы, какие задачи систематически вызывают сложности у сотрудников. Например, на определенном  этапе производственной линии регулярно возникают перегрузки. Решение этих вопросов до того, как они превратятся в проблемы, может быть весьма эффективным с точки зрения экономии времени и ресурсов компании.

3. Создайте документацию по процессу

С уходом из организации сотрудников, владеющих ценной и не всем доступной информацией, организация может потерять важные знания, на восстановление которых может потребоваться много времени и усилий. Стандартные операционные процедуры, которые включают надлежащее документирование знаний о процессах, могут сохранить эту информацию в компании, даже когда важные сотрудники уходят. Такая практика способствует снижению рисков и поддерживает стабильность в работе.

4. Интегрируйте автоматизацию и технологии

Предприятия могут выполнять некоторые из своих внутренних процессов автоматически, как правило, это повторяющиеся задачи, практически не требующие вмешательства человека. Автоматизация этих процессов позволяет сотрудникам тратить больше времени на выполнение задач, требующих творческого подхода. Таким образом, автоматизация способствует повышению операционной эффективности и результативности в долгосрочной перспективе.

5. Поощряйте креативное мышление сотрудников

Оптимизация рабочих процессов позволяет сотрудникам максимально использовать свой опыт, знания и навыки, что, в свою очередь, приносит максимальную пользу бизнесу. Сотрудники могут быть более креативными и инновационными, и вы должны это поощрять, мотивируя их и повышая лояльность к компании. 

6. Постоянно контролируйте и оценивайте процессы

Идеальная среда для внутреннего процесса может быстро измениться в связи с появлением новых технологий и изменениями рыночных условий. Поэтому крайне важно осуществлять регулярный мониторинг процессов для выявления дополнительных областей улучшения. Эта практика помогает гарантировать, что организация продолжает вносить необходимые коррективы в соответствии с последними данными. Организациям следует проводить аудит своих внутренних процессов не реже одного раза в год, чтобы поддерживать культуру постоянного совершенствования.

Преодоление проблем при оптимизации внутренних процессов

В динамично развивающейся бизнес-среде важно регулярно отслеживать свои внутренние бизнес-процессы и вовремя вносить необходимые изменения. Чтобы эти инициативы были успешными в рамках растущей сложности конкурентной борьбы, требуется преодолевать основные проблемы на этом пути – сопротивление изменениям и нехватка ресурсов.

Сопротивление изменениям

Чем дольше сотрудники работают в организации, тем больше они вкладываются во внутренние бизнес-процессы. Эта тенденция усиливается с ростом компании, что может создать мощное сопротивление переменам. При внедрении изменений руководство может столкнуться с инерцией, несоответствием личным интересам сотрудников, пассивностью и игнорированием. Чтобы преодолеть эти барьеры, лидерам необходимо определить факторы влияния на каждую заинтересованную сторону, проводить обучение и информирование о необходимости изменений, повышать вовлеченность и участие персонала в этих процессах.

Нехватка ресурсов

Внедрение изменений во внутренние процессы требует финансовых и кадровых ресурсов. Квалифицированные кадры и инвестиции в оптимизацию бизнес-процессов, если они необходимы, могут обеспечить успех этих инициатив. Руководители должны понимать цели изменений и обеспечить компанию необходимыми ресурсами.

Оптимизируйте внутренние бизнес-процессы с помощью SILA Union

Внутренние процессы являются важнейшим аспектом функционирования любого бизнеса: они обеспечивают безопасную рабочую среду и помогают сотрудникам выполнять свою работу более эффективно. Совершенствование этих процессов с помощью правильного решения для оптимизации бизнес-процессов повышает эффективность компании, делая ваш бизнес более конкурентоспособным.

Программное обеспечение для моделирования и оптимизации бизнес-процессов SILA Union позволяет проектировать  и совершенствовать любые процессы компании, в том числе и внутренние. Сотрудники разного уровня могут быть вовлечены в оптимизацию деятельности компании за счет единого доступа к моделям, атрибутам, библиотекам, показателям и другим данным, возможностей обсуждения моделей и комментирования, публикации предложений по улучшению. 

SILA Union обеспечивает полный цикл управления бизнес-процессами – вы можете моделировать внутренние бизнес-процессы, осуществлять регулярный мониторинг, проводить детальный анализ с помощью встроенных инструментов и вносить необходимые изменения. Также вы можете автоматизировать бизнес-процессы, устраняя ручные операции.  

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для работы с внутренними бизнес-процессами – чтобы начать, напишите нам на sales@silaunion.ru