Управление организационной структурой предприятия с помощью ПО SILA Union

Эффективное управление организацией является сложной задачей, требующей системности, высоких управленческих навыков, стратегического мышления, а также наличия в распоряжении качественных инструментов, позволяющих обдуманно подходить к принятию важных решений. Для систематизации знаний и понятий об организации применяется корпоративная архитектура – комплексный подход к управлению, охватывающий как бизнес-составляющую деятельности компании, так и технологическую и сервисную инфраструктуру. Бизнес-архитектура, как составляющая корпоративной архитектуры, подразумевает наличие структурированной информации о ключевых аспектах – бизнес-процессах, организационной структуре и информационных потоках в рамках деятельности.

Фактически в любой организации вне зависимости от её размеров и направлений деятельности наравне с бизнес-процессами существует и организационная структура – всегда имеется хотя бы концептуальное понимание наличия тех или иных подразделений, взаимосвязей между ними, их обязанностей и особенностей. 

Структурируя и описывая данные об организационных единицах, компания предоставляет руководству отличный инструмент для управления. А качественно построенная организационная структура естественным образом находит взаимосвязи со структурой процессов –- либо напрямую, либо, что рекомендуется, через ролевую модель.

В этой статье мы рассмотрим, какие возможности для проектирования организационной структуры в рамках бизнес-архитектуры компании предоставляет программное обеспечение SILA Union. Какие задачи решает система в этом направлении, как реализована интеграция с информационными системами управления персонала, как работают скрипты для расширения функциональности – читайте ниже. 

Проектирование оргструктуры в ПО SILA Union

Как следует из названия, организационная структура описывает:

- Организационные единицы – от топ-менеджмента до конечных исполнителей операций в рамках бизнес-процессов;

- Иерархию организационных единиц – управления, департаменты, отделы, группы, сотрудники, даже контрагенты – участники могут быть связаны между собой как вертикально, так и горизонтально;

- Опосредованно – ответственность (в случае наличия структуры процессов) – кто и за что отвечает.

Для построения полноценной корпоративной архитектуры в BPM-системах необходимо оперировать организационными единицами как элементами репозитория, поскольку с точки зрения бизнеса важны:

- Атрибутный состав элементов оргструктуры;

- Взаимосвязи с другими элементами оргструктуры;

- Связи со стратегическим слоем архитектуры;

- Связи с бизнес-процессами.

Имея на руках актуальные данные об организационной структуре, можно приступать к моделированию. В системе SILA Union формируется справочник объектов, папки подразделений и отделов, в них распределяются должности, группы и сотрудники, далее формируются модели – как верхнеуровневая модель организационной структуры для понимания общей картины, так и более детализированные модели подразделений, групп, отделов. В случае необходимости также декомпозируются и должности для привязки их к бизнес-ролям. Практика показывает, что наиболее удобным представлением таких данных являются различные модели структур, где отчетливо видны зависимости “родитель – дочерний элемент”:

Рисунок 1. Модель организационной структуры в ПО SILA Union

Программное обеспечение SILA Union является востребованным инструментом проектирования и управления организационной структурой, решая множество задач:

- Создание единого каталога моделей орг. структуры, широкий выбор типов моделей для описания различных сущностей и уровней данных.

- Совместная разработка моделей орг. структуры и общий доступ к актуальным данным для всех сотрудников.

- Комплексное проектирование данных, организационная структура связывается с другими сущностями бизнес-архитектуры (бизнес-процессы, сбалансированная система показателей, ИТ-архитектура, риски, документы, цели и др.). Построение любых возможных цепочек взаимосвязей, например, «сотрудник – должность – роль – процесс», «сотрудник – должность – подразделение – KPI», «должность – компетенции – функции» и др.

- Проектирование организационных изменений, моделирование целевой орг. структуры на основе текущей.

- Планирование оптимизации численности исходя из изменения внешних параметров или стратегических задач развития компании.

- Возможности интеграции с другими информационными системами. Импорт / экспорт моделей и данных, автоматизированное формирование моделей орг. структуры в SILA Union.

- Возможность аналитической работы по заданным правилам и параметрам: «Расчет реального участия и стоимости кадровых ресурсов на 1 единицу продукции», «Расчет общей загруженности персонала», «Расчёт оптимального числа сотрудников», «Оценка трансформационных изменений» и другие анализы.

- Автоматическое формирование нормативных документов (например, «Должностная инструкция», «Положение о подразделении», «Регламент» и др.) на основе данных в SILA Union.

Интеграции

Обычно данные об организационной структуре хранятся в специализированных системах для управления персоналом, и зачастую – в виде справочников. Оптимальным решением, направленным на полноценное встраивание организационной структуры в корпоративную архитектуру, является интеграция SILA Union c подобными системами – можно как получать все необходимые данные об организационной структуре, так и передавать данные о процессах в иные системы, в том числе, в системы по управлению персоналом. 

Интеграции могут строиться как напрямую через API, так и через корпоративные сервисные шины. Конкретные решения по реализации интеграций остаются за техническим персоналом, и в конечном итоге для бизнеса интеграционное взаимодействие кажется бесшовным – к примеру, ночью данные обновляются, утром у сотрудников на руках уже актуальная информация, которую можно использовать для решения разного рода задач.

Рисунок 2. Пример схемы интеграции ПО SILA Union с другими информационными системами 

Скрипты

Недостаточно смоделировать, либо получить организационную структуру – важно использовать эти данные максимально эффективно. Благодаря основополагающему принципу “определение-экземпляр” элементы организационной структуры могут использоваться на моделях бизнес-процессов, связываться с ключевыми элементами на моделях, и данные взаимосвязи могут анализироваться скриптовым движком.

Самым простым отчетом, демонстрирующим данные возможности, является Ролевая инструкция. Допустим, база данных заполнена:

а) Данными об организационной структуре;

б) Данными о бизнес-процессах;

в) Ролевой моделью, связанной с оргструктурой (должность выступает как роль).

В данном случае на модели бизнес-процессов выносятся не конкретные организационные единицы, а роли, с ними связанные. Это помогает в случае изменений в организационной структуре не вносить изменения в модели бизнес-процессов. Допустим, должность была упразднена, и роль, которую она выполняла в рамках бизнес-процессов, просто перепривязывается к другой должности, которая теперь будет выступать в этой роли.

Благодаря связям в системе можно получать подробные выгрузки: выбираем Роль, запускаем на ней скрипт и получаем список Функций, выполняемых данной ролью:

Рисунок 3. Пример должностной инструкции

SILA Union позволяет выполнять более сложные выгрузки данных – например, организационная структура довольно подробно описана, охватывает не только перечень орг. единиц и их взаимосвязи, но и их атрибутный состав (грейды, занятость), требования к компетенциям, делегирование, должностные обязанности, права сотрудника, вознаграждение и прочее. В таком случае документ будет максимально подробным и может не требовать ручного дозаполнения после формирования. 

Таким образом пользователи системы формируют и выгрузки по занятости, и матрицы RACI, и полноценные документы – Должностные инструкции и Положения о структурных подразделениях.

Заключение

Система SILA Union представляет собой мощный инструмент для проектирования и управления организационной структурой. Построение оргструктуры в виде древовидных многоуровневых графических моделей – удобный для разработки и актуализации способ отображения функций и обязанностей участников оргсхемы в соответствии с целями компании. SILA Union интегрируется с другими информационными системами управления персоналом организации для полноценного встраивания оргструктуры в корпоративную архитектуру. Благодаря поддержке скриптового движка система позволяет проводить аналитическую работу с данными. 

Если у вас остались вопросы, пишите на sales@silaunion.ru, и наши специалисты на них ответят. Мы готовы провести демонстрацию системы и обсудить, как SILA Union может помочь вашей компании построить организационную структуру во взаимосвязи с бизнес-процессами.