Управление жизненным циклом бизнес-процесса на платформе SILA Union

В условиях динамичного и конкурентного окружения в сфере бизнеса, где скорость принятия решений и адаптации к изменениям являются решающим фактором, процессное управление играет ключевую роль в развитии организации. Под бизнес-процессом понимается последовательность взаимосвязанных действий или задач, которые выполняются для достижения конкретной цели или создания ценности для клиента. 

По аналогии с живым организмом бизнес-процесс имеет собственный жизненный цикл, который включает в себя несколько ключевых этапов:

1. Инициирование – определение потребности в создании нового бизнес-процесса, обозначение цели бизнес-процесса;

2. Проектирование – разработка структуры бизнес-процесса, определение исполнителей, ответственных, владельцев;

3. Внедрение – запуск бизнес-процесса в работу;

4. Исполнение – практическое выполнение бизнес-процесса на протяжении определенного промежутка времени;

5. Мониторинг – оценка эффективности бизнес-процесса;

6. Оптимизация – внесение изменений в бизнес-процесс на основании полученных данных;

7. Архивирование – полный вывод бизнес-процесса из практической эксплуатации. 

На каждом из этих этапов организация может корректировать и адаптировать процессы под собственные нужды. Ведущим инструментом для эффективного управления жизненным циклом бизнес-процессов в организации является платформа SILA Union – отечественное программное обеспечение, внесенное в реестр российского ПО на основании приказа Министерства цифрового развития от 09.06.2020. В этой статье мы рассмотрим тематический бизнес-кейс проекта по внедрению ПО SILA Union для реализации процессного управления на примере реального клиента. 

Описание кейса

Первоначальной целью проекта было получить инструмент для выстраивания архитектуры бизнес-процессов, предусматривающий мультиканальную интеграцию, что позволило бы платформе SILA Union самостоятельно обогащаться данными для моделирования БП и автономно обновлять информацию по процессам в смежных системах. Основным приоритетом стало сведение к минимуму времени на наполнение системы данными и исключение человеческого фактора при моделировании БП.

Рассмотрим пример решения данного кейса относительно каждого этапа жизненного цикла БП. 

1.1. Инициирование создания бизнес-процесса

Потребность в оформлении нового процесса может появиться вследствие создания в компании новой организационной единицы, введения в эксплуатацию ПО, оборудования и т. д. В случае, если компания только становится на путь зрелого проектного управления и не ведет учет бизнес-процессов, вендор помогает заказчику определить стратегию по выявлению бизнес-процессов и завести их на платформу. В данном кейсе рассмотрим ситуацию с уже сформулированными бизнес-процессами, характеристиками и структурой. 

Для заведения “существующих на бумаге” бизнес-процессов возможно реализовать скриптовую функциональность по созданию реестра процессов в системе. В соответствии с пожеланиями клиентов в систему может быть добавлено неограниченное количество объектов бизнес-процессов, создана структура для их систематизированного хранения, заполнена вся необходимая информация по каждому процессу. 

Рисунок 1. Пример репозитория для хранения БП в SILA Union

1.2. Проектирование бизнес-процесса

Перед непосредственным моделированием бизнес-процессов необходимо осуществить обогащение системы данными. В практической эксплуатации у клиента находится большое количество различных систем, в том числе система электронного документооборота (СЭД), система управления и планирования ресурсами (ERP), система учета рабочего времени (УРВ), система управления рисками (RMIS) и др. В результате выполнения проекта SILA Union была интегрирована в общее информационное пространство компании заказчика, благодаря чему система постоянно обогащается данными по организационно-штатной структуре, операционным рискам, документам, информационным системам, целям, KPI и др. 

Благодаря этому, проект смог быстро перейти в фазу опытной эксплуатации – не было необходимости вручную создавать объекты в процессе моделирования для использования их на моделях и заполнять нужную информацию по каждому объекту, рискуя ошибиться.

На стадии моделирования клиенту было предложено работать как с набором стандартных общепринятых нотаций (BPMN, EPC, VAD, IDEF, суммарно более 50 доступных нотаций в коробочном решении),так и с разработанными кастомными нотациями специально под заказчика. На платформе SILA Union был разработан ряд скриптов для упрощения процесса моделирования, например:

- Проверка моделей – скрипт оценивает модель и выводит отчет с информацией о возможных семантических ошибках при моделировании;

- Нумерация процесса – скрипт присваивает процессу уникальный номер, а его составляющим – порядковый номер;

- Дерево процесса – скрипт отражает структуру процесса в рамках одной модели для наглядности пользователя;

- Формирование модели – скрипт формирует иерархическую модель на основании выбранного справочника (для быстрого формирования ОШС, моделей рисков, KPI и т.д.);

- Синхронизация папок - скрипт на основании одного выбранного репозитория приводит в соответствие другой выбранный репозиторий.

Рисунок 2. Результат выполнения скрипта «Проверка моделей»

Рисунок 3. Результат выполнения скрипта «Дерево процесса»

1.3. Внедрение бизнес-процесса в эксплуатацию

После завершения стадии моделирования, процессы необходимо утвердить. Функционал платформы SILA Union позволяет согласовать сформированные процессы в рамках системы с помощью одноименного функционала “Согласования”, выпущенного в релизе 1.12.1. Раздел «Согласование», расположенный на главной странице системы, представляет собой список всех доступных пользователю согласований с возможностью фильтрации по временному отрезку, создателю, статусу и роли. 

Рисунок 4. Система согласований в SILA Union

Однако, в данном кейсе согласование процессов проводится в смежной системе. SILA Union отправляет данные по процессам в СЭД, где происходит согласование. Результат согласования направляется обратно в SILA Union, обновляя при этом статусы всех согласованных процессов. Если процесс не согласован – его отправляют на дальнейший пересмотр. В обратном случае система утверждает процесс автоматически. По желанию утвержденный процесс может блокироваться на изменения, переноситься в другую директорию и т.д. Утвержденный процесс считается введенным в эксплуатацию.

1.4. Исполнение бизнес-процесса

На этапе практической эксплуатации бизнес-процесса пользователи могут генерировать различные документы и инструкции по процессу  внутри системы. Автоматическое формирование документации (по шаблонам заказчика) по процессу реализовано скриптами:

- Паспорт процесса

- Регламент процесса

- Должностная инструкция

Документация может стать методической опорой для владельцев процесса, исполнителей процесса и других заинтересованных лиц. 

Рисунок 6. Результат выполнения скрипта «Паспорт процесса»

Рисунок 7. Результат выполнения скрипта «Регламент процесса»

Рисунок 8. Результат выполнения скрипта «Должностная инструкция»

1.5. Мониторинг эффективности и оптимизация бизнес-процесса 

В рамках проекта пользователи платформы могут оценивать эффективность текущего процесса, анализировать узкие места и инициировать изменения в процессе. Для анализа процессов в системе разработаны скрипты:

Сравнение моделей – скрипт выводит таблицу-сравнение моделей между собой;

Расчет стоимости процесса – скрипт выводит табличный отчет о составе процесса с расчетом стоимости каждой составляющей и итоговой стоимости процесса;

Состав процесса – скрипт выводит отчет с информацией о содержимом процесса с детализацией до самого нижнего уровня.

Рисунок 9. Сравнение моделей в системе

Помимо скриптового функционала возможна настройка функционала имитационного моделирования – инструмента, позволяющего получить значения исследуемых параметров на основе известных или предполагаемых значений базовых параметров. Допуская, что модель системы (деятельности, процесса) достаточно точно описывает реальность, предполагается, что полученные в ходе имитации значения параметров будут с той или иной степенью точности совпадать с реальными значениями.

На основании оценки эффективности процесса, пользователи могут инициировать его оптимизацию – анализ, моделирование, согласование, и повторное утверждение.

1.5. Архивирование бизнес-процесса

Реализация финального этапа жизненного цикла в рамках проекта по внедрению платформы обеспечивается функционалом архивирования. После согласования вывода процесса из эксплуатации, пользователи могут перенести его в архив – область, которая недоступна рядовым пользователям для просмотра и изменения. В таком случае, администратор системы может найти, проанализировать и восстановить архивированный процесс без потери данных.

Рисунок 10. Архивирование БП в системе

Заключение

Таким образом, в рамках проекта по внедрению SILA Union удалось реализовать все требования заказчика и учесть все пожелания и предложения.

В этой статье мы рассмотрели один из бизнес-кейсов по внедрению программного продукта SILA Union реальному заказчику. На примере этого проекта  вы сможете сделать вывод о функциональности и гибкости проектного решения, оценить возможности системы.