Вся деятельность предприятия состоит из взаимосвязанных бизнес-процессов, и эти процессы должны способствовать успешному функционированию компании и ее развитию. Эффективно выстроенные бизнес-процессы способствуют достижению поставленных целей организации, максимально удовлетворяют все заинтересованные стороны – руководство, сотрудников, контрагентов, клиентов, заказчиков и повышают рентабельность. 

Как оценить эффективность бизнес-процессов и мероприятий по их совершенствованию? Для этого необходимо реализовать системный подход к управлению корпоративной архитектурой на предприятии, чтобы каждый процесс проходил через полный цикл ведения бизнес-процессов - описание, моделирование, мониторинг и анализ, внедрение улучшений в процесс. Так вы сможете контролировать процессы на всех этапах и управлять ими. 

В этой статье мы расскажем, как оценивать эффективность бизнес-процессов и разработать систему показателей KPI процессов в программном обеспечении для моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов SILA Union.

Почему для оценки эффективности бизнес-процессов необходимо использовать специальное программное обеспечение SILA Union

Цель оценки эффективности бизнес-процессов – определение нерентабельных операций, выявление узких мест, разработка способов оптимизации бизнес-процессов, рост доходов и сокращение расходов, повышение эффективности деятельности компании в целом. Для достижения оптимизированных, бесперебойно работающих процессов необходимо использовать специальное программное обеспечение, имеющее возможности осуществлять полный цикл управления бизнес-процессами в цифровом виде. 

Система SILA Union позволяет моделировать, внедрять, анализировать и совершенствовать процессы в единой для компании среде, которая доступна всем вовлеченным пользователям.  

Профессиональное программное обеспечение для моделирования SILA Union является передовым решением на российском рынке для реализации проектов по описанию и совершенствованию бизнес-процессов и их перевода в цифровой формат. В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для достижения бесперебойных и упорядоченных процессов, соответствующих целям организации: 

Идентификация и моделирование бизнес-процессов

Все модели, объекты и атрибуты бизнес-процессов хранятся в едином репозитории SILA Union. Вы можете создать объемную цифровую модель для дальнейшей оценки, оптимизации и автоматизации в любой удобной методологии. Мы уже публиковали материал с подробным описанием моделирования бизнес-процессов в SILA Union, ознакомиться с ним можно здесь.

Разработка плановых и фиксация фактических показателей (KPI)

Установление метрик для измерения эффективности производительности процессов. В SILA Union доступны разработка показателей, выделение ответственных, связь с бизнес-процессами и сбор фактических значений. KPI процессов имеют решающее значение для дальнейшего мониторинга и анализа - показатели эффективности предоставляют необходимую информацию участникам процесса на каждом этапе для принятия наилучших решений.

Как использовать и разрабатывать систему KPI бизнес-процессов, мы рассказывали в этой статье.

Мониторинг и анализ данных

SILA Union позволяет осуществлять непрерывный мониторинг и обзор того, как работают процессы для измерения производительности, поиска проблем и определения возможностей для улучшения. Изучить мониторинг бизнес-процессов, как он устроен, его преимущества и проблемы, советы при внедрении вы можете здесь.

В SILA Union доступен полный спектр встроенных инструментов анализа и аналитики данных, используя которые вы сможете ответить на вопросы “как работает процесс”, “какие данные нужны для выполнения функции”, “какие затраты несет реализация процесса” и др. 

Подробную информацию по анализу бизнес-процессов и зачем он нужен, этапам и возможностям анализа в системе SILA Union вы можете изучить в нашей статье.

Оптимизация и улучшение

На основе проведенного анализа SILA Union позволяет оптимизировать бизнес-процессы для повышения их эффективности за счет устранения узких мест или избыточности, улучшения сотрудничества и связей между процессами, рационализации деятельности и производительности труда, снижения рисков. 

Как оптимизировать процессы в системе SILA Union, мы рассказывали здесь.

Таким образом, SILA Union позволяет организации оптимально использовать рабочие процессы, правила и данные для реализации лучших результатов – это и есть конечная цель цикла управления бизнес-процессами. Решающая роль в этом цикле принадлежит разработке правильной системы оценки эффективности бизнес-процессов. 

KPI процессов раскрывают всю необходимую информацию, чтобы вы могли анализировать процессы и постоянно совершенствовать их для достижения стратегических бизнес-целей.

Разработка показателей эффективности бизнес-процесса в SILA Union

Итак, показатели эффективности (KPI) процесса участвуют в мониторинге, анализе, измерении и дальнейшей оптимизации бизнес-процессов. Чтобы правильно оценить бизнес-процесс необходимы следующие данные: 

Модель процесса со всеми необходимыми атрибутами, ресурсами, входами и выходами; Система ключевых показателей эффективности бизнес-процесса - те метрики, на основании которых вы будете измерять производительность процесса. 

SILA union позволяет решать такие ключевые задачи системы управления показателями эффективности, как:

Разработка метрик, ключевых показателей результативности процесса и цели; Моделирование и отображение ключевых систем показателей; Планирование стратегических задач компании по организации мероприятий и достижения целей; Планы по финансовым и операционным показателям, а также отображение данных в метриках; Визуальные представления результатов для мониторинга; Мониторинг возможностей, качества, долей и потерь для принятия управленческих решений.

Практическое использование системы управления показателями эффективности (KPI) может быть таким:

Отслеживание объема ежедневных отгрузок Количество просроченных отгрузок Количество холодных звонков Количество просроченных оплат Доля просроченной дебиторской задолженности Значение NPS (ежедневные) Количество заключённых контрактов Система управления эффективностью

Далее мы предложим вам вариант разработки системы показателей эффективности бизнес-процесса для их оценки в системе SILA Union.

Рассмотрим структуру показателей эффективности для торговой компании. Основные направления для оценки качества процессов станут Производительность логистики и закупок, Эффективность продаж и Продуктовый портфель. Выстраивание структуры взаимосвязей показателей позволяет отслеживать влияние отдельных блоков на общую результативность, тем самым компания имеет возможность внести корректировки в процесс, который по определенным причинам снижает эффективность. Например, для выполнения установленного план продаж необходимо достичь определенной доли контрактов по государственным закупкам, причем стабильное выполнение KPI можно добиться только с конкретным процентом долгосрочного партнерства.

Углубимся в показатели эффективности Производительности складской деятельности. Зная основные метрики деятельности склада, можно установить при каких параметрах будут достигнуты оптимальные затраты и нагрузки по персоналу, складским помещениям и товаропотоку.

В Sila Union диаграммы ключевых показателей эффективности позволяют сформировать четкую структуру показателей и указать метрики, применяемые к данным показателям. Впоследствии система KPI используется для детализации целей компании. 

Благодаря показателям результативности целей и процессов в SILA Union аналитикам становится доступна возможность сравнения ключевых показателей результативности организации и производственных показателей. А руководители различных департаментов могут максимально точно планировать и визуализировать показатели организации.