
От управления бизнес-процессами к цифровой трансформации
Цифровой мир все глубже проникает во все отрасли и сферы деятельности: энергетика, промышленность, финансовый сектор, образование, производство, продажи, логистика - цифровизация повсюду. Компании, которые сталкиваются с новыми вызовами цифровой трансформации и воспринимают перемены как возможность, будут держать руку на пульсе и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе. Чтобы выделиться на фоне конкурентов и успешно внедрять новые бизнес-модели, необходимо оптимизировать существующие бизнес-процессы и автоматизировать их там, где это необходимо. Элементарная основа для этого: Управление бизнес-процессами (сокращенно BPM). В данной статье мы расскажем, как вы можете использовать управление бизнес-процессами, чтобы вывести компанию из аналогового рабочего мира к полной цифровизации.
BPM включает проектирование, выполнение, управление и оптимизацию бизнес-процессов, которые формируют ядро вашей компании. Процессы должны быть выстроены оптимально, чтобы вы могли достичь поставленных корпоративных целей. Цифровой взгляд на операции позволяет постоянно пересматривать и совершенствовать структуры и процессы, выявлять новые потенциальные возможности бизнеса и наилучшим образом удовлетворять потребности клиентов. Таким образом, бизнес-процессы формируют основу цифровой трансформации и вносят значительный вклад в достижение корпоративных целей и успешное внедрение технологий.
Мы определили следующие 7 шагов, которые помогут осуществить переход к цифровизации:
- Определите уровень цифровой зрелости
- Зафиксируйте статус процессного ландшафта “как есть”
- Оцифруйте процессы и документы
- Интегрируйте цифровую бизнес-модель в существующую ИТ-среду
- Проведите специальное обучение для сотрудников
- Автоматизируйте рабочие процессы
- Усовершенствуйте реальные бизнес-процессы с помощью Process Mining
7 шагов к цели
ШАГ 1: ОПРЕДЕЛИТЕ УРОВЕНЬ ЦИФРОВОЙ ЗРЕЛОСТИ
Многие организации имеют лишь ограниченное понимание сквозных бизнес-процессов, а если и имеют, то этими знаниями внутри организации обладают лишь отдельные сотрудники. Однако это важно для компаний, которые хотят успешно конкурировать на рынке. Определить преимущество можно с помощью моделей оценки существующих возможностей и выявления потенциальных точек для улучшения.
Модели зрелости помогают организациям структурировано оценивать свои текущие возможности для внедрения изменений и улучшений. Такие прототипы используются для определения технологического уровня целых компаний или отдельных подразделений. Более высокая цифровая зрелость сопровождается широким применением автоматизации и определяет корреляцию между уровнем цифровизации и гибкостью.
Чтобы иметь возможность принимать качественные решения в контексте цифровой трансформации, все текущие бизнес-процессы должны быть определены и описаны. В рамках оценки цифровой зрелости следует, в частности, изучить аспекты стратегии, клиентов, продуктов/услуг, организации, технологии процессов. Поскольку BPM формирует основу для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, основное внимание необходимо уделить анализу процессов. Рекомендуется использовать модель зрелости BPM, с помощью которой можно определить уровень зрелости процессов и сформировать рекомендации для дальнейших действий.
Зрелый процесс полностью описан и определен, измерим, контролируем и имеет возможности для постоянного совершенствования. Чтобы оценить уровень зрелости процесса и понять, как его можно оптимизировать с помощью качественных показателей и обратной связи, эксперты используют подробные анкеты. Это персональные вопросы, которые уточняются во время интервью с высшим руководством, владельцами процессов или разработчиками моделей процессов.
При анализе процессов вопросы следует задавать по основным областям реализации: технологии, данные, качество и организация. Ниже представлены критерии, которые необходимо уточнить по каждому процессу, чтобы сделать обоснованные выводы об уровне зрелости.
Критерии анализа процессов
Технологии
- Вся входящая информация для процесса полностью оцифрована.
- Вся исходящая информация для процесса полностью оцифрована.
- Программное решение используется для полного моделирования и анализа бизнес-процесса.
- Бизнес-процесс полностью автоматизирован с помощью программного решения.
Качество:
- Процесс полностью документирован с использованием стандартов (например, BPMN, EPC или UML).
- Процесс полностью описан с использованием стандартов.
- Статус рабочего процесса в режиме реального времени могут отследить все участники.
- Стабильность технологических потоков обеспечивается даже при пиковых нагрузках.
- В процесс включены обязательный этап контроля и регулярный аудит для обеспечения соответствия нормативным требованиям (внутренним).
- Процесс полностью удовлетворяет нормативным требованиям (внешним) по защите данных и информационной безопасности.
Данные:
- Данные о процессе собираются полностью автоматически.
- Данные процесса полностью архивируются в цифровом виде.
- Предоставление данных для внутренних целей является полностью цифровым.
- Визуальное представление данных структурировано и удобно для пользователя.
- Данные могут быть полностью доступны через интерфейс для внешнего использования другими приложениями.
- Данные всегда являются основой для улучшения бизнес-процесса.
Организация:
- В компании существует четко определенная стратегия цифровизации.
- Стратегия цифровизации полностью реализована в процессах.
- Для успешной разработки процесса в компании развиваются цифровые компетенции (внутренние или внешние).
- Сотрудники, вовлеченные в процесс, обладают квалификацией, необходимой для успешного выполнения процесса.
- В организации приняты эффективные меры для содействия принятию цифровых процессов.
- Те, кто вовлечен в процесс, полностью приветствуют цифровизацию рассматриваемого процесса.
ШАГ 2: ЗАФИКСИРУЙТЕ ПРОЦЕССЫ “КАК ЕСТЬ” (“AS IS”)
После того как исходная ситуация и статусы бизнес-процессов “как есть” были оценены с помощью модели зрелости BPM, следующим шагом является более тщательное изучение процессов. Триггеров для цифровизации может быть много: конкретная проблема внутри организации, улучшение клиентского опыта, повышение производительности или увеличение прибыли. В любом случае, внедрение цифровых технологий в организации всегда начинается с карты процессов - процессного ландшафта.
Карта процессов наглядно показывает весь процесс от начала до конца в виде понятных графических символов: подробно демонстрирует связи и следствия, отображает события, ведущие к конечному результату.
В отличие от функционального подхода процессный ландшафт позволяет визуализировать устройство и течение процесса, регистрировать отделы, а также вовлеченных сотрудников и легче выявлять возможные узкие места или неисправности. Есть и другие преимущества для всех заинтересованных сторон:
1. Управление
- Повышение прозрачности и улучшение коммуникации между всеми заинтересованными сторонами.
- Реализация целенаправленного внедрения улучшений процессов для адаптации процессов к изменениям рынка, новым целям и т.д.
- Отказ от „изолированного мышления“ в пользу общего обзора процесса.
2. Руководители
- Четкое определение и разграничение обязанностей.
- Совершенствование оперативного управления по всей компании.
3. Сотрудники
- Четкое определение обязанностей и подотчетности.
- Лучшее понимание технологических потоков.
- Активное участие в проектировании и оптимизации процессов, что повышает качество процессов и, следовательно, соответствие требованиям.
4. Внешние заинтересованные стороны
- Более высокая удовлетворенность клиентов за счет повышения клиентоориентированности.
- Улучшенное качество обслуживания.
- Ускоренная оперативность реагирования на непредвиденные события.
ШАГ 3: ОЦИФРОВКА ПРОЦЕССОВ И ДОКУМЕНТОВ
Чтобы процессы стали основой для будущей цифровой трансформации в компании, они должны соответствовать ряду требований:
1. Цифровой формат
Ваши процессы должны быть отображены в цифровом виде, а не только на бумаге. Таким образом, вы избежите потери информации.
2. Популярные нотации
В последние годы были разработаны различные нотации моделирования, которые следуют международно признанным правилам. Наиболее часто используемыми обозначениями являются BPMN 2.0, VAD, Archimate и EPC. Их использование облегчает общее понимание объектов, представленных в процессе, для всех участников процесса.
3. Программное обеспечение с возможностью работы с документацией
Современные решения BPM могут не только моделировать процессы, но и позволяют связать их с документацией.
Каждая компания сталкивается с большим количеством документов и знает, как трудно управлять их количеством и разнообразием. Поэтому многие организации используют системы управления документооборотом. Однако следствием этого является то, что документы централизованы, но отделены от связанных бизнес-процессов. Правильное программное обеспечение, например, как SILA Union, позволяет системно и структурно описать всю документацию компании, создать иерархические справочники по утвержденным документам, а сами документы связать в системе с бизнес-процессами.
ШАГ 4: ИНТЕГРАЦИЯ ЦИФРОВОЙ БИЗНЕС-МОДЕЛИ В СУЩЕСТВУЮЩУЮ ИТ-СРЕДУ
Большинство компаний не внедряет цифровизацию с нуля. Обычно организации уже используются инструменты, такие как ERP, CRM или системы управления документами (СЭД) на ежедневной основе. Эти системы были реализованы для решения конкретных проблем определенных отделов, и их внедрение обычно не распространяется на всю организацию.
Поэтому желательно выбрать инструмент, который учитывает потребности каждого и тем самым отказаться от непрактичных изолированных решений. Внедрение правильного программного обеспечения BPM позволяет интегрировать существующие ИТ-системы и совместить их в едином инструменте. Это снижает сложность программных решений, затраты на техническое обслуживание и повышает гибкость всей компании. Комплексное решение для управления процессами позволяет удовлетворить интересы всех отделов и объединить ИТ-среду в долгосрочной перспективе.
ШАГ 5: ПРОВЕДИТЕ ОБУЧЕНИЕ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ
Конечно, внедрение правильного программного обеспечения имеет решающее значение для цифровой трансформации. Как только инструмент выбран, следующая задача состоит в том, чтобы вовлечь всех сотрудников и добиться базового понимания того, как работать с этим программным обеспечением. Желательно провести специальные тренинги для сотрудников, чтобы ознакомить их с этим инструментом.
Идеально выбрать решение BPM, которое не только предоставляет программное обеспечение, но и предлагает консультационные услуги. Целенаправленное обучение будет способствовать цифровой трансформации компании в целом и в то же время создаст оптимальную основу для успешной реализации проектов в среде BPM.
ШАГ 6: ИНТЕГРАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА И АВТОМАТИЗАЦИЯ
Как только процесс моделирования завершен, переходим к следующему шагу: автоматизация процессов. Обратите внимание на следующие рекомендации:
1. Оптимизация процесса перед автоматизацией
Чаще всего автоматизация процессов преподносится как решение всех проблем. Предполагается, что это позволит достичь краткосрочной рентабельности инвестиций, снижения затрат, перераспределения ресурсов и повышения удовлетворенности клиентов. И это происходит при определенном условии: процессы должны быть заранее оптимизированы. Решение BPM должно включать в себя возможность моделирования и оптимизации процессов. Эффективность процесса и узкие места должны быть определены до того, как он будет автоматизирован.
На базе оценки процессов при оптимизации вы можете создавать полезные чек-листы, которые можно использовать в долгосрочной перспективе для контроля качества.
2. Не все процессы должны или могут быть автоматизированы
Не все процессы могут быть автоматизированы - понимание этого определяет успех или неудачу цифровизации.
Необходимо различать сложные процессы, которые могут быть полностью автоматизированы с помощью программирования, и простые технологические потоки, которые могут быть оцифрованы без кода. Здесь используются так называемые приложения no-code, которые позволяют сотрудникам создавать свои собственные цифровые рабочие процессы без привлечения программистов.
Типичные сценарии для применения автоматизации:
- Планирование мероприятий
- Процесс непрерывного совершенствования
- Процессы утверждения и выпуска
- Процесс закупок
- Выставление счетов
- Обработка заказов
- Управление логистикой
ШАГ 7: ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ С ПОМОЩЬЮ PROCESS MINING
Еще одна ключевая передовая технология, оказавшая сильное влияние на рынок BPM в последние годы, – Process Mining.
Process Mining зарекомендовал себя как метод оптимизации процессов, основанный на реальных данных, а не на предположениях, как это было раньше. Он выполняет анализ процессов в компании в режиме реального времени, показывает текущие процессы и сравнивает их с моделируемыми идеальными процессами. Это позволяет легко обнаруживать узкие места, избыточность, и немедленно вносить изменения и улучшения. Оптимизация, на определение и внедрение которой раньше уходили месяцы, теперь может быть реализована в кратчайшие сроки.
Также технология Process Mining обладает следующими преимуществами: проверка соответствия требованиям и мониторинг мер по их соблюдению, внедрение средств контроля и создание симуляций. Полностью интегрированный инструмент анализа процессов должен охватывать все это, чтобы успешно управлять оптимизацией процессов в компании.
Process Mining наиболее часто используется в областях:
- Управление изменениями
- Управление ИТ-сервисами
- Управление аудитом
- Человеческие ресурсы
- Управление логистикой
- Управление данными
- Сервис и техническое обслуживание
- Бухгалтерский учет
- Управление продуктом
- Обслуживание клиентов
- Закупки
Заключение
Цифровое управление бизнес-процессами и внедрение непрерывного совершенствования создает важную основу для организационного развития компании. В долгосрочной перспективе использование процессного управления означает, что вы сможете эффективнее управлять растущей сложностью процессов в компании и при необходимости оптимальнее вносить корректировки. Комплексное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, используемое в компании, станет идеальным инструментом для централизованного внедрения цифровой трансформации с помощью процессно-ориентированных методов управления.
Платформа для цифровизации бизнеса SILA Union не только включает в себя возможность моделирования процессов, но и анализ и совершенствование бизнес-процессов. SILA Union - это комплекс решений для поддержки проектов по цифровизации, оптимизации бизнеса, управления изменениями в компании. Благодаря широкому функционалу SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах.
Для того, чтобы цифровая трансформация процессов была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующие изменений, и подобрать правильное решение, рассчитать эффективность каждого варианта. В SILA Union для целей проведения анализа моделей и данных доступны различные инструменты: имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, построение графов и другое. С помощью генерации документов есть возможность автоматизировать генерацию всех ключевых документов компании – регламенты, положения, должностные инструкции и любых других отчётов и документов.
Каждая компания обладает своими уникальными процессами. SILA Union поможет вам начать цифровизацию бизнеса с учетом ваших потребностей - отправьте запрос на почту sales@silaunion.ru и получите бесплатную консультацию.