От управления бизнес-процессами к цифровой трансформации

Цифровой мир все глубже проникает во все отрасли и сферы деятельности: энергетика, промышленность, финансовый сектор, образование, производство, продажи, логистика - цифровизация повсюду. Компании, которые сталкиваются с новыми вызовами цифровой трансформации и воспринимают перемены как возможность, будут держать руку на пульсе и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе. Чтобы выделиться на фоне конкурентов и успешно внедрять новые бизнес-модели, необходимо оптимизировать существующие бизнес-процессы и автоматизировать их там, где это необходимо. Элементарная основа для этого: Управление бизнес-процессами (сокращенно BPM). В данной статье мы расскажем, как вы можете использовать управление бизнес-процессами, чтобы вывести компанию из аналогового рабочего мира к полной цифровизации.

BPM включает проектирование, выполнение, управление и оптимизацию бизнес-процессов, которые формируют ядро вашей компании. Процессы должны быть выстроены оптимально, чтобы вы могли достичь поставленных корпоративных целей. Цифровой взгляд на операции позволяет постоянно пересматривать и совершенствовать структуры и процессы, выявлять новые потенциальные возможности бизнеса и наилучшим образом удовлетворять потребности клиентов. Таким образом, бизнес-процессы формируют основу цифровой трансформации и вносят значительный вклад в достижение корпоративных целей и успешное внедрение технологий.

Мы определили следующие 7 шагов, которые помогут осуществить переход к цифровизации:

1. Определите уровень цифровой зрелости
2. Зафиксируйте статус процессного ландшафта “как есть”
3. Оцифруйте процессы и документы
4. Интегрируйте цифровую бизнес-модель в существующую ИТ-среду
5. Проведите специальное обучение для сотрудников
6. Автоматизируйте рабочие процессы
7. Усовершенствуйте реальные бизнес-процессы с помощью Process Mining

7 шагов к цели

ШАГ 1: ОПРЕДЕЛИТЕ УРОВЕНЬ ЦИФРОВОЙ ЗРЕЛОСТИ

Многие организации имеют лишь ограниченное понимание сквозных бизнес-процессов, а если и имеют, то этими знаниями внутри организации обладают лишь отдельные сотрудники. Однако это важно для компаний, которые хотят успешно конкурировать на рынке. Определить преимущество можно с помощью моделей оценки существующих возможностей и выявления потенциальных точек для улучшения.

Модели зрелости помогают организациям структурировано оценивать свои текущие возможности для внедрения изменений и улучшений. Такие прототипы  используются для определения технологического уровня целых компаний или отдельных подразделений. Более высокая цифровая зрелость сопровождается широким применением автоматизации и определяет корреляцию между уровнем цифровизации и гибкостью. 

Чтобы иметь возможность принимать качественные решения в контексте цифровой трансформации, все текущие бизнес-процессы должны быть определены и описаны. В рамках оценки цифровой зрелости следует, в частности, изучить аспекты стратегии, клиентов, продуктов/услуг, организации, технологии процессов. Поскольку BPM формирует основу для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, основное внимание необходимо уделить анализу процессов. Рекомендуется использовать модель зрелости BPM, с помощью которой можно определить уровень зрелости процессов и сформировать рекомендации для дальнейших действий. 

Зрелый процесс полностью описан и определен, измерим, контролируем и имеет возможности для постоянного совершенствования. Чтобы оценить уровень зрелости процесса и понять, как его можно оптимизировать с помощью качественных показателей и обратной связи, эксперты используют подробные анкеты. Это  персональные вопросы, которые уточняются во время интервью с высшим руководством, владельцами процессов или разработчиками моделей процессов.

При анализе процессов вопросы следует задавать по основным областям реализации: технологии, данные, качество и организация. Ниже представлены критерии, которые необходимо уточнить по каждому процессу, чтобы сделать обоснованные выводы об уровне зрелости.

Критерии анализа процессов

Технологии 

• Вся входящая информация для процесса полностью оцифрована.
• Вся исходящая информация для процесса полностью оцифрована.
• Программное решение используется для полного моделирования и анализа бизнес-процесса.
• Бизнес-процесс полностью автоматизирован с помощью программного решения.

Качество:

• Процесс полностью документирован с использованием стандартов (например, BPMN, EPC или UML).
• Процесс полностью описан с использованием стандартов.
• Статус рабочего процесса в режиме реального времени могут отследить все участники. 
• Стабильность технологических потоков обеспечивается даже при пиковых нагрузках.
• В процесс включены обязательный этап контроля и регулярный аудит для обеспечения соответствия нормативным требованиям (внутренним).
• Процесс полностью удовлетворяет нормативным требованиям (внешним) по защите данных и информационной безопасности.

Данные:

• Данные о процессе собираются полностью автоматически.
• Данные процесса полностью архивируются в цифровом виде.
• Предоставление данных для внутренних целей является полностью цифровым.
• Визуальное представление данных структурировано и удобно для пользователя.
• Данные могут быть полностью доступны через интерфейс для внешнего использования другими приложениями.
• Данные всегда являются основой для улучшения бизнес-процесса.

Организация:

• В компании существует четко определенная стратегия цифровизации.
• Стратегия цифровизации полностью реализована в процессах.
• Для успешной разработки процесса в компании развиваются цифровые компетенции (внутренние или внешние).
• Сотрудники, вовлеченные в процесс, обладают квалификацией, необходимой для успешного выполнения процесса.
• В организации приняты эффективные меры для содействия принятию цифровых процессов.
• Те, кто вовлечен в процесс, полностью приветствуют цифровизацию рассматриваемого процесса.

ШАГ 2: ЗАФИКСИРУЙТЕ ПРОЦЕССЫ “КАК ЕСТЬ” (“AS IS”)

После того как исходная ситуация и статусы бизнес-процессов “как есть” были оценены с помощью модели зрелости BPM, следующим шагом является более тщательное изучение процессов. Триггеров для цифровизации может быть много: конкретная проблема внутри организации, улучшение клиентского опыта, повышение производительности или увеличение прибыли. В любом случае, внедрение цифровых технологий в организации всегда начинается с карты процессов - процессного ландшафта.

Карта процессов наглядно показывает весь процесс от начала до конца в виде понятных графических символов: подробно демонстрирует связи и следствия, отображает события, ведущие к конечному результату. 

В отличие от функционального подхода процессный ландшафт позволяет визуализировать устройство и течение процесса, регистрировать отделы, а также вовлеченных сотрудников и легче выявлять возможные узкие места или неисправности. Есть и другие преимущества для всех заинтересованных сторон:

1. Управление

• Повышение прозрачности и улучшение коммуникации между всеми заинтересованными сторонами.
• Реализация целенаправленного внедрения улучшений процессов для адаптации процессов к изменениям рынка, новым целям и т.д.
• Отказ от „изолированного мышления“ в пользу общего обзора процесса.

2. Руководители

• Четкое определение и разграничение обязанностей.
• Совершенствование оперативного управления по всей компании.

3. Сотрудники

• Четкое определение обязанностей и подотчетности.
• Лучшее понимание технологических потоков.
• Активное участие в проектировании и оптимизации процессов, что повышает качество процессов и, следовательно, соответствие требованиям.

4. Внешние заинтересованные стороны

• Более высокая удовлетворенность клиентов за счет повышения клиентоориентированности.
• Улучшенное качество обслуживания.
• Ускоренная оперативность реагирования на непредвиденные события.

ШАГ 3: ОЦИФРОВКА ПРОЦЕССОВ И ДОКУМЕНТОВ

Чтобы процессы стали основой для будущей цифровой трансформации в компании, они должны соответствовать ряду требований:

1. Цифровой формат

Ваши процессы должны быть отображены в цифровом виде, а не только на бумаге. Таким образом, вы избежите потери информации.

2. Популярные нотации

В последние годы были разработаны различные нотации моделирования, которые следуют международно признанным правилам. Наиболее часто используемыми обозначениями являются BPMN 2.0, VAD, Archimate и EPC. Их использование облегчает общее понимание объектов, представленных в процессе, для всех участников процесса.

3. Программное обеспечение с возможностью работы с документацией

Современные решения BPM могут не только моделировать процессы, но и позволяют связать их с документацией. 

Каждая компания сталкивается с большим количеством документов и знает, как трудно управлять их количеством и разнообразием. Поэтому многие организации используют системы управления документооборотом. Однако следствием этого является то, что документы централизованы, но отделены от связанных бизнес-процессов. Правильное программное обеспечение, например, как SILA Union, позволяет системно и структурно описать всю документацию компании, создать иерархические справочники по утвержденным документам, а сами документы связать в системе с бизнес-процессами.

ШАГ 4: ИНТЕГРАЦИЯ ЦИФРОВОЙ БИЗНЕС-МОДЕЛИ В СУЩЕСТВУЮЩУЮ ИТ-СРЕДУ

Большинство компаний не внедряет цифровизацию с нуля. Обычно организации уже используются инструменты, такие как ERP, CRM или системы управления документами (СЭД) на ежедневной основе. Эти системы были реализованы для решения конкретных проблем определенных отделов, и их внедрение обычно не распространяется на всю организацию. 

Поэтому желательно выбрать инструмент, который учитывает потребности каждого и тем самым отказаться от непрактичных изолированных решений. Внедрение правильного программного обеспечения BPM позволяет интегрировать существующие ИТ-системы и совместить их в едином инструменте. Это снижает сложность программных решений, затраты на техническое обслуживание и повышает гибкость всей компании. Комплексное решение для управления процессами позволяет удовлетворить интересы всех отделов и объединить ИТ-среду в долгосрочной перспективе.

ШАГ 5: ПРОВЕДИТЕ ОБУЧЕНИЕ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

Конечно, внедрение правильного программного обеспечения имеет решающее значение для цифровой трансформации. Как только инструмент выбран, следующая задача состоит в том, чтобы вовлечь всех сотрудников и добиться базового понимания того, как работать с этим программным обеспечением. Желательно провести специальные тренинги для сотрудников, чтобы ознакомить их с этим инструментом. 

Идеально выбрать решение BPM, которое не только предоставляет программное обеспечение, но и предлагает консультационные услуги. Целенаправленное обучение будет способствовать цифровой трансформации компании в целом и в то же время создаст оптимальную основу для успешной реализации проектов в среде BPM.

ШАГ 6: ИНТЕГРАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА И АВТОМАТИЗАЦИЯ

Как только процесс моделирования завершен, переходим к следующему шагу: автоматизация процессов. Обратите внимание на следующие рекомендации:

1. Оптимизация процесса перед автоматизацией

Чаще всего автоматизация процессов преподносится как решение всех проблем. Предполагается, что это позволит достичь краткосрочной рентабельности инвестиций, снижения затрат, перераспределения ресурсов и повышения удовлетворенности клиентов. И это происходит при определенном условии: процессы должны быть заранее оптимизированы. Решение BPM должно включать в себя возможность моделирования и оптимизации процессов. Эффективность процесса и узкие места должны быть определены до того, как он будет автоматизирован.

На базе оценки процессов при оптимизации вы можете создавать полезные чек-листы, которые можно использовать в долгосрочной перспективе для контроля качества.

2. Не все процессы должны или могут быть автоматизированы

Не все процессы могут быть автоматизированы - понимание этого определяет успех или неудачу цифровизации.

Необходимо различать сложные процессы, которые могут быть полностью автоматизированы с помощью программирования, и простые технологические потоки, которые могут быть оцифрованы без кода. Здесь используются так называемые приложения no-code, которые позволяют сотрудникам создавать свои собственные цифровые рабочие процессы без привлечения программистов.

Типичные сценарии для применения автоматизации:

• Планирование мероприятий
• Процесс непрерывного совершенствования
• Процессы утверждения и выпуска
• Процесс закупок 
• Выставление счетов
• Обработка заказов
• Управление логистикой

ШАГ 7: ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ С ПОМОЩЬЮ PROCESS MINING

Еще одна ключевая передовая технология, оказавшая сильное влияние на рынок BPM в последние годы, – Process Mining. 

Process Mining зарекомендовал себя как метод оптимизации процессов, основанный на реальных данных, а не на предположениях, как это было раньше. Он выполняет анализ процессов в компании в режиме реального времени, показывает текущие процессы и сравнивает их с моделируемыми идеальными процессами. Это позволяет легко обнаруживать узкие места, избыточность, и немедленно вносить изменения и улучшения. Оптимизация, на определение и внедрение которой раньше уходили месяцы, теперь может быть реализована в кратчайшие сроки.

Также технология Process Mining обладает следующими преимуществами: проверка соответствия требованиям и мониторинг мер по их соблюдению, внедрение средств контроля и создание симуляций. Полностью интегрированный инструмент анализа процессов должен охватывать все это, чтобы успешно управлять оптимизацией процессов в компании.

Process Mining наиболее часто используется в областях:

• Управление изменениями
• Управление ИТ-сервисами 
• Управление аудитом
• Человеческие ресурсы
• Управление логистикой
• Управление данными 
• Сервис и техническое обслуживание
• Бухгалтерский учет
• Управление продуктом 
• Обслуживание клиентов
• Закупки

Заключение

Цифровое управление бизнес-процессами и внедрение непрерывного совершенствования создает важную основу для организационного развития компании. В долгосрочной перспективе использование процессного управления означает, что вы сможете эффективнее управлять растущей сложностью процессов в компании и при необходимости оптимальнее вносить корректировки. Комплексное программное обеспечение для управления бизнес-процессами, используемое в компании, станет идеальным инструментом для централизованного внедрения цифровой трансформации с помощью процессно-ориентированных методов управления. 

Платформа для цифровизации бизнеса SILA Union не только включает в себя возможность моделирования процессов, но и анализ и совершенствование бизнес-процессов. SILA Union - это комплекс решений для поддержки проектов по цифровизации, оптимизации бизнеса, управления изменениями в компании. Благодаря широкому функционалу SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах.

Для того,  чтобы цифровая трансформация процессов была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующие изменений, и подобрать правильное решение, рассчитать эффективность каждого варианта. В SILA Union для целей проведения анализа моделей и данных доступны различные инструменты: имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, построение графов и другое. С помощью генерации документов есть возможность автоматизировать генерацию всех ключевых документов компании – регламенты, положения, должностные инструкции и любых других отчётов и документов. 

Каждая компания обладает своими уникальными процессами. SILA Union поможет вам начать цифровизацию бизнеса с учетом ваших потребностей - отправьте запрос на почту sales@silaunion.ru и получите бесплатную консультацию.