Процессы и проекты: в чем разница?
Проекты и процессы часто сравниваются в контексте выбора лучшего способа выполнения задач и достижения поставленных целей. Как проекты, так и процессы важны для ведения и совершенствования бизнеса. Однако, в зависимости от конечного результата, которого вы пытаетесь достичь, один из данных способов управления может подойти больше, чем другой.
В этой статье мы объясним разницу между процессным и проектным подходом и покажем некоторые из доступных решений для улучшения управления бизнесом.
Например, компания хочет внедрить новое кросс-функциональное программное обеспечение, которое будет более безопасным и повысит общую производительность. Цель - добиться стопроцентного внедрения менее чем за четыре месяца. В этом случае логичнее использовать проектный подход, ведь результатом будет являться уникальный продукт, а сами работы по разработке и внедрению будут единовременными и ограничены временем и бюджетом.
В другом случае супервайзер отмечает, что торговые представители не успевают заниматься привлечением новых клиентов. Однако до этого момента у супервайзера было мало данных, чтобы определить, вызвано ли это нехваткой персонала или отсутствием правильного подхода к планированию рабочего графика. В этом случае улучшение процесса, с помощью которого торговые представители распределят свое время и будут планировать задачи, дало бы лучшие результаты, чем реализация проекта.
Что такое проект?
Проект - это набор задач, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели.
Проект обычно имеет три ключевых аспекта:
- Фиксированное время;
- Определенная область применения;
- Ограниченные ресурсы.
При реализации проекта цель состоит в том, чтобы внести изменения, обычно радикальные, и внедрить указанные изменения в повседневные процессы компании.
Проект должен быть реализован в определенные сроки и в рамках определенного бюджета. Проект - это совместная работа по разработке уникального продукта, услуги или цели. Это попытка создать что-то нестандартное, чего нельзя достичь в рамках операционной деятельности.
Управление проектами - это область планирования и организации деятельности, которая имеет ограниченные сроки завершения и конкретные цели. Руководитель проекта отвечает за вовлечение команды и распределение задач, мониторинг ресурсов и координацию их использования для достижения определенных целей.
Что такое процесс?
Процесс - это ранее установленная процедура, которая разделена на этапы и повторяется для достижения заданных целей. Процесс определяется циклами. Подобно проекту, процесс также имеет начало, середину и конец, однако этот цикл повторяется, и длительность процесса определяется длительностью его операций.
Процессы присутствуют во многих коммерческих операциях, выполняемых каждый день. Примером может служить найм нового сотрудника, оплата счетов-фактур, закупка материалов и пр. Эти действия повторяющиеся и не приводят к созданию какого-то уникального продукта или услуги для компании.
Управление процессами – это деятельность, направленная на улучшение деятельности организации и повышение эффективности за счет оптимизации рабочих процессов. Системный подход к управлению процессами позволяет стандартизировать процессы, сделать их более гибкими, а также находить возможности для автоматизации.
Проект или процессы: преимущества каждого подхода
Чтобы понять ценность каждого типа управления, давайте рассмотрим преимущества проектного подхода.
Преимущества проекта
- Определение точного бюджета;
- Улучшение командной работы и сотрудничества;
- Определение ожидаемых результатов;
- Определение точной даты запуска;
- Разработка четкого план-графика реализации проекта;
- Результат в виде уникального продукта или услуги для развития компании.
Преимущества процесса
- Структурированная модель деятельности компании;
- Контроль результатов и оптимизация времени исполнения;
- Прозрачность деятельности сотрудников и компании;
- Лучшая управляемость;
- Определение узких мест и проблемных операций.
Как улучшить управление проектами
Существует несколько методов для улучшения управление проектами в компании:
1. Используйте программное обеспечение для управления проектами
Использование программного обеспечения для управления проектами позволит улучшить координацию и отслеживать ход выполнения проекта в режиме реального времени. А также улучшить обмен информацией между командами, что, в свою очередь, облегчит командную работу и обеспечит большую организованность и производительность.
2. Проводите периодические встречи
Проведение регулярных встреч способствует обмену идеями, которые могут внести существенный вклад в проект, а также позволит всем членам команды сосредоточиться на своих сферах ответственности.
3. Используйте эффективные коммуникативные навыки
Развитие коммуникативных навыков необходимо любому руководителю и менеджеру проектов. Грамотная коммуникация может помочь избежать различных проблем в общении и недопонимания, а также помочь с делегированием задач.
4. Консолидация и стандартизация отчетности
Регулярные отчеты помогут координировать ход реализации проекта и позволят предотвратить незапланированное увеличение бюджета, срывы сроков и ошибки.
Как улучшить управление процессами
Когда бизнес растет, его процессы усложняются, и между подразделениями происходит интенсивный обмен данными. Ожидания клиентов становятся более разнообразными, а взаимодействие с компанией - более частым. В результате необходимо принять определенные меры, чтобы улучшать и совершенствовать процессы в компании.
В первую очередь, администрировать и оптимизировать рабочие процессы, чтобы повысить общую эффективность и производительность организации, необходимо в специальном программном обеспечении для управления бизнес-процессами (BPMS).
Функционал BPMS, например, в SILA Union, позволит реализовать практику процессного управления в компании, а также автоматизировать и улучшить процессы:
1. Разработка карт процессов
Визуальное документирование процесса облегчает его понимание и дает полную картину того, как работает процесс.
Как разработать карты процессов и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций в SILA Union, мы рассказали в этой статье.
2. Анализ
Чтобы выявить проблемы в процессе, поговорите с вовлеченными сотрудниками о любых ограничениях и сложностях, с которыми они сталкиваются, и предложениях по их устранению. Точно так же важно установить первопричину проблемы и должным образом устранить ее.
В SILA Union доступны различные инструменты анализа бизнес-процессов, о которых мы рассказали здесь.
3. Редизайн
Как только проблемы будут выявлены, необходимо найти соответствующие решения. Здесь решающее значение имеет качество обслуживания клиентов и удовлетворение их ожиданий, поэтому никакие изменения не должны влиять на них негативно. Также важно учитывать любые дополнительные ресурсы, которые могут понадобиться для реализации изменений.
Все про оптимизацию бизнес-процессов с практическими примерами в SILA Union вы можете узнать в этой статье.
4. Внедрение
Первым шагом в реализации является обеспечение того, чтобы команда была осведомлена о проблемах, решениях и изменениях, которые необходимо внести в процесс. Таким образом, корректировки могут быть внесены успешно и с участием каждого участника процесса.
5. Мониторинг
При внедрении изменений в процесс могут возникнуть непредвиденные ошибки. В результате вы должны отслеживать изменения, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. В случае непредсказуемого результата следует повторить предыдущие шаги.
Как правильно осуществлять мониторинг процессов, чтобы измерять их производительность и вовремя обнаруживать проблемные места и возможности для оптимизации, мы рассказали в этом руководстве.
Заключение
Управление как проектами, так и процессами может помочь вам повысить эффективность управления. Кроме того, любой проект может превратиться в процесс. Например, если проект интеграции сотрудников, который проводился только один раз, становится ежемесячным мероприятием - запускается процесс. Теперь вы сможете разработать автоматизированный процесс с помощью опыта, полученного в ходе проекта.
Таким образом, любой уникальный проект может стать повторяющимся процессом. И любой проект состоит из процессов, так как реализация проекта будет осуществляться по одному и тому же циклу, состоящему из определенных процессов – планирования, исполнения, контроля и пр.
Итого, процессный и проектный подход не исключают друг друга, а дополняют, однако их эффективность зависит от грамотного использования в тех или иных ситуациях и целей компании.
