В современных реалиях бизнес-среда непрерывно меняется с возрастающей скоростью. Компании, чтобы быть успешными и оставаться конкурентоспособными, должны адаптироваться к изменениям рыночных тенденций, предпочтениям клиентов, появлению новых технологий, совершенствовать свои процессы и управлять ими. В каких случаях достаточно внести небольшие улучшения, а в каких необходимы радикальные изменения? На эти вопросы мы ответим в данной статье: разберем две преобразующие концепции - реинжиниринг процессов и непрерывное совершенствование процессов, и рассмотрим, как оптимизация бизнес-операций может помочь вам достичь ваших бизнес-целей. 

Подробнее про реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов (далее РБП) - это радикальная переработка основных бизнес-процессов для достижения значительного повышения производительности, времени цикла и качества.

Ключевое слово здесь - “радикальный”. РБП нацелен на крупномасштабные изменения. Вместо того, чтобы переделывать операции шаг за шагом, мы разрушим лестницу и установим лифт.

С точки зрения концепции реинжиниринга, каждое действие должно быть направлено на обеспечение ценности для клиентов. Деятельность должна снижать затраты, сроки выполнения работ, повышать качество, делать клиентов максимально удовлетворенными. Каждый шаг должен быть направлен на быстрое и высококачественное удовлетворение потребностей клиентов, и любые барьеры являются основой для инициативы по реинжинирингу. Например:

Реорганизация команд (перераспределение обязанностей, реструктуризация, сокращение, увеличение). Устранение непродуктивных, избыточных или неэффективных видов деятельности. Сокращение организационных уровней за счет повышения внутрикорпоративной прозрачности.

Цель реинжиниринга процессов

Целью проведения реинжиниринга процессов является повышение общей эффективности бизнеса. Это достигается за счет улучшения клиентского опыта, снижения затрат и превосходства над конкурентами.

Этапы реинжиниринга процессов

Реинжиниринг процессов (в некоторых источниках “редизайн процессов”) - это метод структурного изменения рабочих процессов компании, состоящий из шести этапов: 

Идея  Гипотеза  Анализ процесса Моделирование Воплощение в жизнь Мониторинг

Подробнее про улучшение бизнес-процессов

Совершенствование бизнес-процесса (далее СБП) - это непрерывный процесс, направленный на достижение эффективности за счет постепенного улучшения процесса. СБП - это способ улучшить текущее состояние как есть, найти проблемные места и устранить их без привлечения дополнительных ресурсов, чтобы достичь желаемого результата.

Эта бизнес-стратегия оценивает и пересматривает практику, методы и процессы компании. Непрерывное совершенствование периодически применяется для повышения эффективности, точности и результативности бизнес-процессов.

Улучшение бизнес-процессов может быть реализовано с помощью:

Выявления проблемы Планирования возможных решений Тестирования идей Внедрения конкретного решения Мониторинга результатов таких изменений.

Пример непрерывного совершенствования

Команда по работе с клиентами придерживается структурированного процесса при общении с новым клиентом. Одна из задач команды - задать различные вопросы клиенту,  чтобы понять его потребности.

Обычно  клиенты дают расплывчатые ответы или же им требуется некоторое время, чтобы ответить на вопросы. Для решения этой задачи менеджер подготовил рассылку с опросом, который можно легко заполнить и оставить подробную обратную связь. Благодаря этому улучшению процесса общения с клиентами команда увеличила число откликов и легко собрала содержательные отзывы.

Цель постоянного совершенствования

Непрерывное совершенствование преследует две основные цели. Первая заключается в сокращении затрат, вторая - в улучшении рабочего процесса в рамках своего процесса без участия смежных процессов. Эти две цели работают вместе, чтобы в конечном итоге оптимизировать выпуск продукции и снизить затраты.

Четыре этапа непрерывного совершенствования

Непрерывное совершенствование проходит через четыре этапа:

Идентификация Планирование Реализация Проверка

В чем разница между реинжинирингом процессов и непрерывным совершенствованием?

Непрерывное совершенствование и реинжиниринг процессов направлены на изменение существующих процессов компании. Однако реинжиниринг процессов оказывает фундаментальное влияние на существующие процессы. Вместо отдельных задач реинжиниринг процессов фокусируется на результатах.

Непрерывное совершенствование - это небольшие изменения, вносимые в корпоративный процесс, которые повышают его производительность, но без необходимости кардинальных изменений в том, как выполняется рабочий процесс. Устранение или изменение порядка выполнения задач попадает под постоянное совершенствование.

Преимущества реинжиниринга процессов

При хорошем реинжиниринге процессов ваша компания может рассчитывать на некоторые из этих преимуществ:

Снижение рисков

Реинжиниринг означает радикальную замену процесса. Полная реконструкция процесса помогает устранить проблемы, возникающие в результате внедрения существующих процедур.

Во время реинжиниринга процесса вы вносите изменения на основе предыдущего процесса, который был неэффективным. Это значительно снижает риск неэффективности процесса.

Экономическая эффективность

Реинжиниринг процессов привносит новые функции в существующую систему. Затраты на внедрение этой существующей системы и ее совершенствование меньше, чем на разработку нового процесса.

Более быстрое время обработки

Процесс подвергается реинжинирингу тогда, когда он неэффективен. Когда процесс улучшается с помощью реинжиниринга правильно, сотрудники работают с системой эффективнее.

Исследования показывают повышение эффективности процессов на 500% у двух третей компаний, инвестирующих в реинжиниринг. Это доказывает, что при правильной реализации реинжиниринг процессов помогает повысить общую производительность системы.

Повышение вовлеченности сотрудников

Когда система хорошо спроектирована, сотрудники более склонны ей следовать. Хороший процесс привлечет сотрудников и даст им лучшее представление о том, какую работу необходимо выполнить.

Реинжиниринг процессов позволяет менеджерам взглянуть на то, как их процесс влияет на сотрудников, и реструктурировать его таким образом, чтобы менеджеры могли лучше организовать работу своей команды.

Например, процесс может быть хорошо разработан, но задачи могут оказаться невыполнимыми. Сотрудники могут пропустить задание, которое они считают неважным. Если в процессе будет доступно больше информации о том, как выполнить эту задачу, сотрудники с большей вероятностью выполнят ее.

Преимущества постоянного совершенствования

Однако, если требуется более постепенное изменение, непрерывное совершенствование обладает следующими преимуществами:

Легко вносить изменения

Постоянное совершенствование позволяет вам легко вносить изменения в процесс. Вам не нужно полностью перестраивать процесс, что экономит много времени и ресурсов.

В процесс могут быть внесены незначительные изменения, которые не могут привести к сбоям, но могут повысить общую производительность. Затем вы можете легко отслеживать этот результат и определять, была ли достигнута цель.

Примером может служить процесс, требующий двух согласований. Одно согласование может быть удалено, так как оно скорее работает как узкое место и не добавляет ценности процессу. Одноэтапное согласование ускорит выполнение процесса.

Доступность

Во многих случаях малые предприятия не могут позволить себе перепроектировать свои процессы, несмотря на то, что знают, что они работают неэффективно.

Постоянное совершенствование позволяет командам легко и без дорогостоящих вложений вносить менее радикальные изменения в свои процессы. Это может помочь им улучшить свои процессы, не увеличивая при этом свой бюджет.

Для больших команд постоянное совершенствование также является более разумным подходом. Даже если у них есть бюджет на интенсивный реинжиниринг процессов, их существующим процессам может потребоваться всего несколько настроек, чтобы работать более эффективно. Это также может сэкономить им время и деньги, при этом получая те же результаты.

Повышение производительности

Постоянное совершенствование может быть достигнуто путем внесения небольших изменений, которые оказывают большое влияние на общую производительность процесса. Производительность повышается, потому что с этими улучшениями процесс становится легче проработать, оптимизируя работу. Это повышает эффективность и продуктивность процесса.

Реинжиниринг процессов против непрерывного совершенствования: что вам следует выбрать?

Реинжиниринг процессов и непрерывное совершенствование имеют одну цель – сделать процесс лучше. Итак, когда же приходит время применять реинжиниринг процессов и когда непрерывное совершенствование будет лучшим вариантом?

Важно рассмотреть ваши цели, прежде чем вы решите, является ли непрерывное совершенствование или реинжиниринг процессов правильным выбором для вас.

Какая ваша главная цель?

Поймите свои цели, чтобы определить, являются они долгосрочными или краткосрочными. Отсюда вы можете наметить, какие изменения можно внести для достижения этой желаемой цели, и посмотреть, как вы можете реализовать эти изменения.

Например, у вас может быть процесс, завершение которого занимает слишком много времени. Ваша цель состоит в том, чтобы сократить время его обработки.

В этом случае вы можете решить, как вы хотите оптимизировать свой рабочий процесс. Будет ли это сделано с помощью автоматизации? Нужно ли вам перепроектировать весь процесс или, возможно, удалить несколько уже неактуальных задач?

Отсюда вы можете посмотреть на:

Скольких людей затронут эти изменения Сколько усилий потребуется для внесения этих изменений Сколько времени потребуется для внедрения этих изменений.

Больше людей, времени и усилий означают, что реинжиниринг процессов был бы вашим лучшим подходом.

Меньшее количество людей, времени и усилий показывает, что постоянное совершенствование было бы наилучшим вариантом.

Как вы можете решить, что подходит именно вам?

Реинжиниринг бизнес-процессов включает в себя отказ от некоторых устаревших убеждений, распространенных в вашей организации, и замену их совершенно новыми способами мышления. Давайте рассмотрим эти сценарии:

Нужно ли нам сокращать бумажную форму до одной страницы, или вам следует создать платформу самообслуживания, которой клиенты смогут пользоваться самостоятельно и заполнять все формы электронно? Должны ли мы нанять больше людей для обработки запросов о статусе доставки или выпустить систему отслеживания номеров, чтобы клиенты могли проверять сами? Нужно ли нам автоматизировать наши ежемесячные отчеты, чтобы мы могли создавать их быстрее, или сначала выяснить, потрудился ли кто—нибудь их прочитать?

Вот еще несколько рекомендаций для принятия решения о применении РБП или СБП:

Улучшение бизнес-процессов

Процесс “как есть” уже составлен/задокументирован. Процесс “как есть” фундаментально работает, но недостаточно хорошо в некоторых областях и нуждается в доработке. Ваше внимание сосредоточено на процессе, а не на реализации всеобъемлющей бизнес-стратегии.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Процесс “как есть” избыточен или нуждается в переосмыслении и перепроектировании. Процесс “как есть” в основном больше не работает и требуется капитальный ремонт. Компания фокусируется на общей стратегии, которая должна быть достигнута, а не на задачах или оптимизации процессов.

Роль программного обеспечения для управления процессами

Общим знаменателем между реинжинирингом процессов и непрерывным совершенствованием является внесение изменений. Наличие хорошо документированного процесса и использование программного обеспечения для управления процессами поможет вам легко вносить эти изменения.

SILA Union, программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов и корпоративной архитектуры, позволяет вам создавать новые процессы с нуля или дополнять существующие, ничего не нарушая. Новые версии процессов отображаются в режиме реального времени в единой информационной среде.

В SILA Union вы можете проектировать, анализировать и совершенствовать бизнес-процессы: идентифицировать места в процессах, требующие изменений, и затем подобрать правильное решение, рассчитать эффективность каждого варианта. Данные из этих процессов можно отслеживать и сравнивать с различными версиями одного и того же процесса. Эта возможность позволяет вам точно определить, обеспечивают ли эти изменения желаемые результаты или могут быть сделаны другие улучшения.

К каждому процессу нужно подходить по-разному. Ваше понимание реинжиниринга процессов и постоянного совершенствования будет решающим фактором. Поэтому крайне важно хорошо усвоить эти концепции, чтобы убедиться, что вы вносите правильные изменения (с использованием лучшего программного обеспечения) в свои процессы. Какую концепцию вы бы не выбрали, платформа для моделирования бизнес-процессов SILA Union со встроенными инструментами анализа станет вашей верной опорой в совершенствовании деятельности вашей компании.

Если у вас остались вопросы, когда следует использовать реинжиниринг процессов и когда лучше всего проводить непрерывное совершенствование, пишите на sales@silaunion.ru - специалисты SILA Union вам помогут.