В современном деловом мире сотрудничество имеет ключевое значение не только для людей, но и для систем. Ни одна организация не может работать только с одной системой программного обеспечения, и ни одно программное обеспечение не обладает полным набором необходимых инструментов, чтобы удовлетворить все потребности бизнеса. Полная и доступная интеграция системы BPM с различными информационными системами ИТ-архитектуры компании обязательно должна быть важной частью любой BPM-системы, которую вы оцениваете.

Система управления бизнес-процессами должна связывать воедино различные информационные системы, которые уже используются в компании. Интеграция является наиболее частым вопросом при проектировании и реализации бизнес-процессов и может стать препятствием на пути к достижению целей.

В этой статье мы рассмотрим важность системной интеграции платформы для управления бизнес-процессами. Также мы подробно расскажем, как реализована интеграция в ПО SILA Union - механизмы и форматы интеграции SILA Union со смежными информационными системами.

Немногие бизнес-процессы живут своей жизнью в рамках единой системы. Рассмотрим пример привлечения нового клиента, его адаптации, предоставления услуги и получения оплаты. Эти процессы поддерживают следующие системы:

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для получения данных о лидах и клиентах; Система электронного документооборота (СЭД) для проведения договорной работы; Системы поддержки бизнеса, такие как бухгалтерские системы; Облачные сервисы; Системы, размещенные у поставщика или партнера – веб-инструменты, e-mail, call-tracking и пр.

Стимул для внедрения технологии управления бизнес-процессами – координация и стандартизация выполнения процессов в ряде функций и систем таким образом, чтобы повысить эффективность, сервис и качество обслуживания клиентов, одновременно снижая затраты. Чтобы достичь этих целей система BPM должна быть способна управлять потоком данных и реагировать на события, инициируемые в рамках существующих бизнес-систем.

Возможности интеграции 

Современные системы BPM, например, SILA Union, обладают возможностями интеграции, которые позволяют различным информационным системам компании беспрепятственно обмениваться информацией. Решение BPM обязательно поддерживает следующие типы интеграции данных:

События, происходящие в другой системе, которые запускают новый процесс. Например, заявка с корпоративного сайта запускает процесс продажи в системе BPM. Отправка информации в другую ИТ-систему, когда данные в системе BPM достигают определенного этапа для запуска процесса (например, утверждение менеджером). Возможность извлечения и передачи данных из сторонней ИТ-системы в систему управления бизнес-процессами. Пользователи BPM могут включать эти данные в бизнес-процесс и использовать их. Например, организационная структура компании уже описана в SILA Union, и эти данные можно связать с бизнес-процессом, не описывая их с нуля в системе BPM.

Беспрепятственный импорт и экспорт данных является неотъемлемой частью интеграции BPM-решения в ИТ-архитектуру компании на системном уровне, и именно на это следует обратить внимание при выборе системы управления бизнес-процессами.

Интеграция с СЭД, CRM, MS Office и другими программными продуктами позволит оптимизировать бизнес-функции, легко настраивать рабочие процессы и повышать их эффективность, взаимодействовать с другими продуктами или системами без каких-либо ограничений доступа и реализации. 

Может ли система BPM поддерживать всеобъемлющую интеграцию?

Каждая система управления бизнес-процессами поставляется с тем или иным типом интеграции. Однако из-за быстрого внедрения новых программных продуктов в ИТ-архитектуру компаний поставщики BPM-решений не могут предусмотреть интеграцию со всеми недавно включенными системами по умолчанию. Любое программное обеспечение может поддерживать только n-возможностей интеграции.

Если требуется интеграция с другими продуктами без дополнительных утилит, BPM-система может использовать API (интерфейсы прикладного программирования) -  механизмы, с помощью которых две системы взаимодействуют друг с другом.

API позволяют двум платформам совместно использовать данные, функции или функциональные возможности и получать к ним доступ. Это также полезно для интеграции современных BPM-систем с устаревшими ИТ-системами предприятия, которые не поставляются с готовыми возможностями интеграции.

Интеграция BPM-системы в существующую ИТ-архитектуру предприятия будет зависеть от сферы деятельности компании, характера бизнес-процессов и портфеля программных продуктов. Следует выбирать программное обеспечение BPM, предлагающее наиболее полный спектр интеграции и наилучшим образом соответствующее конечным целям вашей организации.

Возможности интеграции “из коробки” SILA Union

Практически невозможно найти BPM-решение, которое не предлагало бы интеграцию хотя бы с одной крупной системой, причем наиболее распространены коннекторы к 1C, CRM и системам электронной почты.

Главное - понять, какая именно функциональность предоставляется через коннектор. Позволяет ли это обновлять данные в удаленной системе или просто считывать данные? Может ли он автоматически реагировать на события и запускать процессы, например, когда кто-то проверяет документ в СЭД, запуская процесс утверждения? Также важно понимать, может ли удаленная система легко инициировать рабочий процесс в рамках BPM-системы.

Готовые интеграции редко раскрывают все возможности базовой системы. Задача состоит в том, чтобы выяснить, каковы пределы интеграции. Понимание требований вашего бизнеса позволяет проанализировать возможности интеграции и проверить наличие жизненно важной для вас функциональности.

Также важно учитывать будущее. Многие поставщики BPM-систем имеют четко определенную стратегию в отношении типов программных продуктов, с которыми они планируют интегрироваться.

Давайте рассмотрим, как готовые интеграции реализованы в программном обеспечении SILA Union.

Встроенный механизм интеграции LDAPS

Интеграция с Active Directory на основе протокола LDAP (LDAPS) может использоваться для бесшовной авторизации и аутентификации пользователей.

Встроенный механизм интеграции kerberos

Kerberos - это протокол аутентификации, который обеспечивает безопасную идентификацию пользователей и контроль доступа в распределенных средах сети. Интеграция с Kerberos позволяет приложениям и сервисам использовать этот протокол для аутентификации пользователей и получения доступа к ресурсам. При интеграции с Kerberos приложение может запросить у службы аутентификации Kerberos токен, который будет использован для проверки подлинности пользователя и его прав на доступ к определенным ресурсам. Это обеспечивает более безопасную и удобную аутентификацию в сетевой среде.

Независимо от того, на какой ОС (Linux, Windows) установлена система SILA Union, начальные шаги настройки Kerberos не отличаются. 

Интеграция с почтовым сервисом

Для того, чтобы настроить параметры интеграции с почтовым сервисом, необходимо указать протокол, адрес сервера, его порт и учетные данные пользователя для подключения к нему.

Интеграция SILA Union с различными информационными системами

Система для проектирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов SILA Union имеет богатые возможности для интеграций. С помощью встроенных инструментов интеграции вы сможете загружать информацию из внешних источников, а также предоставлять данные для других систем с помощью полнофункциональной API.

Интеграции SILA Union со смежными системами возможна в следующих форматах:

Встроенные механизмы интеграции (LDAP(S), SMTP, Kerberos); Прямая интеграция с помощью API систем (взаимодействие систем при помощи файлов или напрямую на уровне баз данных); Интеграция через посредника (в случае наличия шины данных); Ручной экспорт и импорт данных в виде файлов (скрипт SILA Union формирует файл для смежной системы, или внешняя ИС предоставляет файл, который скриптом загружается в SILA Union).

Для любой интеграции на этапе проектирования необходимо установить:

какая система будет являться потребителем, а какая поставщиком; перечень данных, которые будут передаваться, а также их формат; частоту и периодичность интеграции; тип взаимодействия (прямая интеграция, интеграция через посредника).

В зависимости от принятых решений по пунктам, указанным выше, производится доработка внутри SILA Union или предоставляется доступ к другой ИС. 

Пример интеграции:

Заказчику необходимо выгружать информацию из 1С ЗУП по организационной структуре. На регулярной основе выгружаются списки подразделений и сотрудников в определенном формате.

Схема данных имела следующий вид:

Каждый атрибут Базы данных был подробно расписан, все данные однозначно определены, системой-поставщиком оставалась 1С ЗУП, а системой-потребителем – SILA Union. По итогу определили, что интеграция будет происходить через механизм выполнения скриптов. Каждый день в определенное время 1С ЗУП будет выгружать файл со всеми необходимыми данными. Исполнитель со стороны Заказчика запускает скрипт, который обрабатывает файл и разносит все данные в соответствующие сущности репозитория.

Заключение

Таким образом, система управления бизнес-процессами редко работает изолированно от других информационных систем. BPM-решение с лучшими возможностями интеграции обеспечивает быструю реализацию проектов компании за счет автоматизации процессов, прозрачности и снижения затрат. 

Хорошо интегрированная информационная среда имеет решающее значение для работы компании, поэтому BPM-система должна обеспечить бесперебойный обмен данными между программными продуктами и быть совместимой с платформами, позволяющими использовать различные методы обработки и хранения данных. 

Напишите нам на sales@silaunion.ru, и наши специалисты расскажут вам, как связать воедино различные информационные системы, которые уже используются в вашей компании.