С учетом изменений внешней и, как следствие, внутренней среды, для поддержания своей конкурентоспособности и повышения эффективности деятельности необходимо проводить работы по оптимизации процессов.

Оптимизация процессов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на трансформацию процессов с целью повышения их эффективности и достижения более значимых результатов. Подробнее об этом мы уже писали в статье: «Оптимизация процессов компании: основные понятия и примеры в системе SILA Union».

Ключевым этапом любой оптимизации является проведение анализа текущего состояния процесса и выбор оптимального целевого решения. Существует огромное количество способов анализа и оптимизации бизнес-процессов, но в этой статье мы расскажем вам о наиболее востребованном инструменте в настоящий момент – имитационном моделировании. 

В последние годы все чаще на проектах внедрения BPM-систем и трансформации процессной архитектуры предприятия проводятся мероприятия по имитационному моделированию. Давайте разберемся с определением и преимуществами данного метода анализа процессного состояния.

Имитационное моделирование

Под имитационным моделированием понимается деятельность, направленная на прогнозирование результатов выполнения бизнес-процесса или группы процессов на основе изучения анализа статистической и/или предлагаемой информации о состоянии бизнес-процесса или группы процессов и выработку его (их) оптимального состояния.

Зачем проводят имитационное моделирование и в чем его суть?

Имитационное моделирование позволяет нам получить информацию о результатах бизнес-процесса или группы процессов, выраженную в обработке статистическое информации (когда мы хотим получить сведения о текущем состоянии процессов) путем виртуального повторения процесса на n-количество раз,с целью нахождения «узких» или неоптимальных участков процесса.

Также имитационное моделирование позволяет подтверждать гипотезы, т.е. обработав таким образом предполагаемые параметры и различные вариации конфигурации параметров бизнес-процесса или группы процессов, мы получим подтверждение выбора оптимального состояния процесса. Иными словами, найдем баланс распределения работ, их последовательности и способов реализации, а также распределения ответственности, при котором процесс будет выполняться наиболее эффективным образом с точки зрения экономической целесообразности.

Какие параметры затрагивает оптимизация при имитационном моделировании в первую очередь?

Когда мы говорим про любую оптимизацию, в т.ч. проведенную путем имитационного моделирования, можно выделить следующие параметры и характеристики процессов, которые прежде всего подвергаются исследованию и трансформации:

- Стоимость процесса и его отдельных операций;

- Итоговое время продолжительности процесса, в т.ч. продолжительность реализации отдельных операций процесса и время ожиданий между операциями;

- Количество успешных повторений выполнения бизнес-процесса за единицу времени = количество успешно реализованных продуктов процесса (например, сформированный отчет, изготовленная продукция, направленное письмо или обслуженный клиент и многое другое)

Целью любого коммерческого предприятия является максимизация ее прибыли и минимизация издержек. В этой связи и появилась необходимость исследования вышеприведенных параметров, которые, в первую очередь, и влияют на экономическую эффективность бизнеса. Обеспечение баланса между результатами процесса и его издержками и есть главная задача любой оптимизации.

Порядок проведения имитационного моделирования

Необходимым условием для обеспечения условий проведения имитационного моделирования является наличие инструментальной среды внутри организации, позволяющей проводить такие работы. ПО SILA Union является наиболее широко применимой платформенной средой, используемой для проведения имитационного моделирования в крупнейших компаниях страны.

Для успешного выполнения работ по имитационному моделированию и трансформации процесса по результатам исследования необходимо провести следующим мероприятия в инструментальной среде:

- Проектирование бизнес-процесса или группы процессов в инструментальной среде SILA Union;

- Заполнение необходимых атрибутов значениями фактического состояния процесса (к таким атрибутам можно отнести продолжительность фактического выполнения, продолжительность обработки и ожидания, вероятность наступления тех или иных событий внутри процесса, стоимость привлечения ресурсов и использования инфраструктуры, график проведения процесса, частота его повторения и др.);

- Проведение имитации выполнения процесса или группы процессов на основе обработки фактических или статистических сведений, получение результатов имитации и их обследование;

- Разработка гипотез по изменению бизнес-процесса или группы процессов;

- Внесение изменений в процесс и/или атрибуты процесса (с помощью внесения предполагаемой целевой информации исходя из проработанных гипотез);

- Проведение имитации выполнения процесса или группы процессов на основе обработки предлагаемых изменений (на основе предложенных гипотез);

- Выбор оптимального сценария выполнения процесса на основе проведенного имитационного моделирования;

- «Перестройка» бизнес-процесса или группы процессов.

Наиболее часто встречающиеся сформированные выводы по результатам проведения имитационного моделирования

Примеры узких мест процесса, которые в первую очередь будут подвергнуты дальнейшей оптимизации:

- Продолжительное время ожидания начала одной операции после завершения предыдущей;

- Продолжительное время выполнения операции, вызванное высоким уровнем использования ручного труда;

- Отсутствие регламентирующего порядка в части согласования промежуточных результатов процесса, способных привести к большому количеству повторений внутри процесса, не создающих дополнительной ценности и не влияющих положительно на результаты процесса;

- Неоптимальный график работы сотрудников, участвующих в реализации бизнес-процесса и многое другое.

Имитационное моделирование в инструментальной среде SILA Union

ПО SILA Union содержит внутренний модуль, позволяющий проводить имитационное моделирование бизнес-процессов, представленный в формате запуска скрипта.

Подробно о том, как воспользоваться функциональностью имитационного моделирования можно ознакомиться в Руководстве пользователя к системе, которое мы направляем нашим клиентам перед каждым обновлением системы.

Рисунок 1. Пример результатов имитационного моделирования в ПО SILA Union

Заключение

В этой статье мы разобрали с вами наиболее часто применяемый инструмент анализа выполнения бизнес-процесса – имитационное моделирование. Проведение имитационного моделирования позволяет получить значения исследуемых параметров на основе известных или предполагаемых значений базовых параметров и выработать оптимальный сценарий протекания процесса с учетом его максимальной эффективности.

Результаты имитационного моделирования могут стать важной основой проведения трансформации бизнес-процесса.

ПО SILA Union поддерживает наиболее эффективные инструменты проведения анализа бизнес-процессов, в том числе имитационное моделирование, и позволяет всем пользователям системы предиктивно получать необходимые знания для оптимизации процессов.

Подробнее о том, как проводить имитационное моделирование в инструментальной среде SILA Union, можно узнать на нашем обучении. Для этого напишите нам на электронную почту sales@silaunion.ru.